Ekonomiavdelningens checklista inför sommaren

Men det är trots allt många saker som behöver vara på plats innan hösten drar igång. Det är dessutom många saker som måste fungera även under semestern.

Så, för att du på ekonomiavdelningen ska kunna checka ut med gott samvete och känna att du har 100% kontroll även när du är out-of-office, har vi tagit fram en checklista du kan använda dig av.

För att minska manuell handpåläggning och automatisera det som går i din ekonomiprocess krävs nämligen ett beslut och rätt systemstöd. Och beslutet är ditt – surfa vidare eller ta tag i beslutet?

1. Lönen ska ut den 25 juli också. Så säkerställ att ni har koll på sjukdagar, VAB, utlägg, traktamenten och semesterskulder även när alla på ekonomi har semester. Ni kan lösa det genom att ha bemanning hela sommaren, att hyra in lönekonsulter eller genom att ha en automatiserad lönekörning.

2. Semesterersättningen ska bli rätt. När det gäller utbetalning av semesterersättning på lönen så behöver ni se över vilka olika löneformer ni har inom verksamheten. Semesterersättning ska enligt huvudregeln även betalas ut på den provisionsbaserade lönen i de fall medarbetare har sådan lön. Varje år missar många arbetsgivare detta och betalar därmed ut för lite semesterersättning till sina medarbetare.

3. Stäm av semesterdagar och semesterskulden. Säkerställ att alla anställda tagit ut minst 20 dagar semester under året. Se till att de sparade semesterdagarna inte blir orimligt många. Du som arbetsgivare behöver flagga om någon sparar på sig alldeles för många semesterdagar. Kom också ihåg att stämma av bolagets semesterskuld och här behöver du även ta höjd för de sparade semesterdagarna.

4. Gå igenom huvudboken. Använd tiden innan semestern till att gå igenom huvudboken och städa undan det som inte behövs. Ta exempelvis bort konton som inte används så att det enda som finns i huvudboken är det som är relevant för verksamheten.

5. Säkerställ att det finns underlag på samtliga transaktioner. Enligt bokföringslagen behöver ni ha korrekta underlag, så se till att det finns och begär i annat fall in där ni saknar. I en automatiserad ekonomilösning kommer du kunna se avsaknaden på underlag snabbare. I annat fall får ni gå igenom transaktionerna manuellt för att stämma av underlagen.

6. Säkerställ att alla delar av förvaltningsrevisionen är tillgänglig. Det kan också vara bra att redan nu frigöra tid för de medarbetare som revisorerna vill ha tillgång till. Under hösten kan revisorerna göra så kallade stickprovsgranskningar som en förberedelse inför vårens finansiella granskning.

7. Förbereda er inför det näst sista kvartalsbokslutet (Q3). Säkerställ att alla balansavstämningar och underlag finns på plats inför årsbokslutet för att se till att den processen blir så smidig som möjligt längre fram. Har ni en automatiserad ekonomilösning är detta betydligt enklare eftersom alla avstämningar sker med minimal handpåläggning.

8. Se till att alla utlägg är utbetalda. Det är lätt hänt att dina medarbetare glömt att skicka in utläggen eller att utläggen inte betalats ut i tid. Just inför semestern kan det därför vara en idé att säkerställa att alla utlägg faktiskt är utbetalda. I en automatiserad helhetslösning för ekonomin sköts detta i samband med attest. Det är däremot extra viktigt att stämma av utläggen om ni har ett separat system för just kvittoredovisning.

Det är otroligt många saker som ligger på ekonomifunktionen. Lön, semestrar, utlägg, fakturering, skatt och arbetsgivaravgifter och så vidare.

Inför semestrar blir detta extra tydligt. Även du som ekonomichef eller controller vill kunna ta ledigt utan att stressa ihjäl dig innan eller under ledigheten. Här är en automatiserad ekonomilösning räddningen.

Du får oslagbar kontroll och insyn i allt som rör ekonomin. Du blir mindre beroende av andra, behöver inte jobba på semestern och kan följa upp verksamheten ner på verifikatnivå. Du kan fokusera mer på analys, strategi och utveckling än repetitiv administration av till exempel lön eller semesterdagar.

Vill du se hur en automatiserad ekonomilösning kan hjälpa dig att få både kontroll och en lugn semester? Kontakta oss så visar vi dig hur du kan vara igång på bara 30 dagar.