En smidig och smärtfri årsredovisning — så går det till

Finns det en smidig och smärtfri årsredovisning? Ja, absolut! Det handlar om att ta kontroll och hjälp där du inte är bäst. Gör det DU är bäst på och låt vassa ekonomer hålla reda på regelverket åt dig, sätta smidiga processer för bokslutet och göra det DE är bäst på.

Enligt aktiebolagslagen måste samtliga aktiebolag lämna in en årsredovisning som därmed är det officiella dokumentet för hur året gått. Det är en sammanställning av organisationens räkenskaper och förvaltning för ett räkenskapsår. Denna skickas in till Bolagsverket varje år.

Årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. För dig som har räkenskapsår januari till december ska årsredovisningen alltså vara inne senast den sista juli. Det är däremot bra om du lämnar in årsredovisningen i god tid. Då är du säker på att hinna rätta till eventuella brister innan sista dagen och därmed slippa betala en förseningsavgift.

För att det ska vara möjligt att sammanställa året i en årsredovisning så pågår ett avstämnings-arbete kring bolagets löpande bokföring under hela året och i slutet av året stängs året. Denna process är det som kallas för årsbokslut. Ett årsbokslut är därmed inget dokument som lämnas in utan det är det övergripande avstämningsarbetet som leder fram till själva årsredovisningen.

Aktiebolag och ekonomiska föreningar måste som sagt alltid upprätta en årsredovisning. För andra företagsformer är det bland annat storleken på företaget som är avgörande för om en årsredovisning behöver upprättas eller inte.

Ett månadsbokslut är på sätt och vis en ”miniversion” av ett årsbokslut. Du stämmer helt enkelt av månaden och stänger månaden innan du ger dig in i nästa månad och period. Du säkerställer att samtliga fakturor är periodiserade korrekt, att alla kvitton och underlag för månaden finns och ser över eventuella frågetecken för att reda ut dessa direkt.

Gör du tolv effektiva månadsbokslut under året så kommer du givetvis att underlätta årsbokslutet senare. Om varje månad är avstämt och stängd på ett korrekt sätt så minskar risken för att stora frågetecken dyker upp i slutet av året.

Det innebär i sin tur att du har bästa möjliga förutsättningar för att på ett effektivt sätt ta fram din årsredovisning utan att det blir en stökig och tidskrävande process.

Förutom att underlätta arbetet med årsredovisningen så skapar ett gediget månadsbokslut även kontroll för dig som företagare. Du har kontroll på din löpande redovisning och även på kommande årsredovisning. Du vet hur det har gått varje månad och kan på ett tryggare sätt jobba med prognoser framåt. Därför är det viktigt att lägga tid och kraft på att göra ett omfattande månadsbokslut varje månad – det kommer att hjälpa dig under hela året och dessutom slipper du otrevliga överraskningar i slutet av året.

Notera att det inte är ett lagstadgat krav att göra månadsbokslut, men vill du ha en smidig och smärtfri process för att sammanställa din årsredovisning och vill du att det ska gå snabbt att stänga året så är detta vägen framåt.

Aktiebolag och ekonomiska föreningar måste som sagt alltid upprätta en årsredovisning. För andra företagsformer är det bland annat storleken på företaget som är avgörande för om en årsredovisning behöver upprättas eller inte.

Många sitter och hackar i Excel i slutet av året. De letar efter kvitton och underlag för årsredovisningen och de har inte tid eller kompetensen till att ligga i framkant och vara uppdaterade och pålästa kring alla nya regler som kan påverka deras verksamhet. Många har dessutom inte lagt tillräckligt med tid på månadsboksluten under året vilket gör årsbokslutet till en tidskrävande process. Det är inte ovanligt att årsredovisningen inte är klar förrän under våren. Det kommer att påverka dina beslut negativt. Om du inte stängt föregående år förrän i maj exempelvis – hur ska du då kunna fatta proaktiva och välgrundade beslut för nästa år? Du sitter med gamla siffror helt enkelt.

Genom att automatisera den löpande redovisningen och bokföringen så mycket som möjligt under året och genom att ha en ekonomilösning som även omfattar stöd från kompetenta ekonomer och experter så kan du:

• Få trygghet och kontroll under hela året
• Minimera överraskningar och obehag i slutet av året
• Öka proaktiviteten och jobba med prognoser framåt
• Få bättre beslutsunderlag som bygger på realtidsuppdaterade siffror

Vi tror på att automatisera så mycket som möjligt för att spara tid och minimera felkällor. Själva arbetet med att stänga året och ta fram en årsredovisning kommer dock alltid att vara en manuell process. Det är en människa som sammanställer året i ett dokument. Men om över 90% av den löpande bokföringen och redovisningen under året är automatiserat så kommer denna process att vara så friktionsfri som möjligt.

Du behöver inte som CFO sitta och hålla dig uppdaterad på regelverket hela tiden eller stressa med att få in alla underlag i slutet av året. Du har det stödet i form av automatiserade processer i grunden och en duktig ekonom som kan din verksamhet och vet alla speciallösningar när det väl är dags att stänga året. Det gör att ni kan stänga året på bara några dagar istället för månader.

Det finns många saker att jobba på under året för att skapa en smidig process för ditt årsbokslut. Att automatisera det som går i bokföringen och därmed minimera manuella mellansteg är ett sätt. Det sparar dig tid, men det gör också att risken för fel minskar. Om du automatiserar din bokföring och redovisning via en lösning som PE Accounting kan din bokslutsprocess se ut så här i 7 enkla steg:

Årsboksluts-mail. 1-2 månader innan räkenskapsåret är slut, skickar vi ett ”årsboksluts-mail” för att enas om tidsplanen tillsammans med dig. Dina dedikerade konsulter anpassar givetvis tidsplanen utifrån ditt behov.

Åtgärdsplan. Vi skickar en lista till dig på åtgärder som behöver vara klart för att kunna fullborda årsbokslutet i tid. Åtgärdslistan består mestadels av transaktioner som inte har gått via PE och därmed inte automatiserats under året.

Bearbetning av listan. Vi tar projektledarrollen och leder dig hela vägen. När vi får återkoppling på åtgärdslistan från dig som företagare så ser vi till att allt som är olöst blir åtgärdat i tid.

Avslutande månadsbokslut. Vi skapar ett sista månadsbokslut för att fullborda räkenskapsåret. Det sista månadsbokslutet lägger vi extra mycket kraft på för att ytterligare underlätta arbetet med årsredovisningen. Vi granskar även förvaltningsberättelsen så att årsredovisningen blir komplett.

Struktur för revision. Vi skapar en struktur med specifikationer för respektive balansräkningskonto. Revisorn får vägledning och tillgång till PE. Vi ser till att allt underlag finns med i strukturen från PE och Skatteverket för att underlätta.

Granskning och färdigställande. Våra seniora ekonomer gör en intern granskning av bokslutet för ditt företag innan det färdigställs och skickas till dig och revisorn.

Utskick. Det enda som återstår för dig är att signera och skicka in årsredovisningen och fastställelseintyget till Bolagsverket. Klart!

Identifiera målet. Vad vill du med årsredovisningen. Vad vill du påvisa som företagare? Detta måste du ha klart för dig så att det sedan framgår i dokumentationen.

Identifiera risker. I bolag med tighta deadlines finns alltid riskmoment där aktiviteter kan göra så att processen försenas. Identifiera dessa moment så att ni kan ha en plan för att minimera risken för förseningar.

Kommunicera ofta och tydligt. Se till att du har ett bra samarbete med tydlighet och effektiv kommunikation mellan dig som företagare och de som ska stötta dig i upprättandet av årsredovisningen. Det gör att ni blir klara snabbare och även får en bättre slutprodukt.

Vill du också slippa chocken i slutet av året när du får fakturan från redovisningskonsulten? Genom att automatisera din redovisning och bokföring under året kan vi erbjuda marknadens mest effektiva årsbokslut och årsredovisning – till ett fast pris. Du får trygghet och kostnadskontroll. Nyfiken?

Se vårt inspelade webinar där våra kollegor delar med sig av sina bästa tips för att årsbokslutet ska bli så effektivt och smärtfritt som möjligt.