Från och med den 1 juli 2018 respektive 1 januari 2019 ska arbetsgivare lämna uppgifter på individnivå i arbetsgivardeklarationerna varje månad för personer som får ersättning för arbete. PE Accounting är förberett och kommer sköta detta på automatik. Ingen mer administration med andra ord för den som använder PE Accounting. Det kan däremot ställa till det för den som inte har system som är redo för den stora omställningen.

Individuella uppgifter ska också lämnas om skatteavdrag på ersättningar för arbete, ersättningar för utgifter i arbetet och avdrag från sådana ersättningar.

De företag som ska föra personalliggare, det vill säga arbetsgivare som bedriver restaurang-, frisör-, tvätteri- och byggverksamhet, och som har minst 15 anställda den 1 juli 2018 ska lämna arbetsgivardeklarationen på individnivå fr o m då. För övriga företag gäller den 1 januari 2019.

Dagens regler som innebär att redovisningen görs på företagsnivå, det vill säga företagets sammanlagda underlag för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter redovisas i arbetsgivardeklarationen, slopas alltså. Skatteverkets beslut om ett företags skatteavdrag och arbetsgivaravgifter ska dock även i fortsättningen fastställas på sammanlagd nivå.

Vissa uppgifter som idag lämnas i kontrolluppgiften ska också tas upp i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Det gäller t ex förmån av fria ROT- eller RUT-tjänster som ligger till grund för skattereduktion samt ersättning för upplåtelse av privatbostad.

Försäkringskassan, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen ska få direkt åtkomst i vissa fall till de uppgifter som har lämnats på individnivå i en arbetsgivardeklaration. Samma gäller Kronofogden och Tullverket. Skatteverket ska i vissa fall – enligt de nya reglerna – även kunna lämna ut uppgifter till arbetslöshetskassorna.

De uppgifter som ska redovisas i en arbetsgivardeklaration behöver inte redovisas i en kontrolluppgift. Det innebär att kravet på att lämna de årliga kontrolluppgifterna (KU10) för de allra flesta arbetsgivare slopas per 2019. Kontrolluppgifter ska lämnas som vanligt för 2018.

En arbetsgivardeklaration ska lämnas av den som har betalat ut ersättning som ligger till grund för skatteavdrag och/eller arbetsgivaravgifter. Ersättningar som ligger till grund för statlig ålderspensionsavgift ska redovisas även om något skatteavdrag inte ska göras.

Samma tidpunkt för redovisning i en arbetsgivardeklaration gäller även i fortsättningen. Det innebär den 12:e i månaden efter utbetalningsmånaden, utom för januari och augusti då den 17:e gäller istället.

Kleer har sedan starten utvecklats för att alltid ligga i teknikens absoluta framkant och är redan nu förberett för att kunna hantera månatlig AGI. Några få saker kan våra kunder göra för att underlätta.

Förbereda och registrera löneförmåner i tid. Här är några exempel på förmåner:

• Leasingbil.
• Privat sjukvårdsförsäkring.
• Privat städning.

En minuslön uppstår oftast i de fall en anställd har tagit ut för mycket semester eller varit frånvarande en längre period och kommer tillbaka på en lägre sysselsättningsgrad. Ett tips är att ha bra framförhållning och informera PE så tidigt som möjligt för att undvika minuslön.

Minuslöner får inte rapporteras till Skatteverket. I de fall en bruttolön understiger 0 kr måste gamla deklarationer för den specifika individen rättas upp. Kleer har byggt in lösningar för att detta ska vara möjligt att göra, dvs rätta deklarationer och lämna in dem till Skatteverket på nytt.

All lön som är ligger till grund för Skatteavdrag och/eller arbetsgivaravgifter ska redovisas per individ. Det betyder att en lön som innehåller lönehändelser men där bruttolönen är 0 kr måste redovisas. Kleer har byggt in en regel att lönerapporter som innehåller lönehändelser ej får tas bort. Om man försöker ta bort en lönerapport som innehåller lönehändelser får man en popup som meddelar om att rapporten måste bokföras för att kunna redovisas till Skatteverket.