– Jag insåg snabbt att vi skulle klara det här riktigt bra, men att det hade varit en annan situation om vi inte precis innan krisen lyckats stänga en för oss otroligt viktig affär. Två veckor innan hade vi nämligen tagit det sista klivet och blivit ett bolag som säljer våra egna mjukvaror och inte bara konsulttimmarna. Den första riktigt stora affären var på plats, signerad och allt, berättar Fredrik.
– Det innebar att vi istället för att jaga nästa konsultuppdrag eller se stora projekt pausas hade en mer hållbar affärsmodell där vi inte måste slåss för varje timme när företag ser över sina konsultkostnader, säger Fredrik.
– Vi har alltid varit väldigt specialiserade på beräkningstekniska uppdrag inom bland annat risk och arbetat nära våra kunder. Det har lett till att vi ofta har haft långa uppdrag som till slut legat väldigt nära de större strategiska besluten hos våra kunder, vilket ibland varit en styrka men som också gjort affärerna långa och det har varit svårt att ha ett jämnt flöde av uppdrag, berättar Fredrik.
– 2018 kunde vi se lite av en sättning i vår bransch, den växte inte på samma sätt som tidigare. Efterfrågan på konsultstödet körde fast men något annat började växa fram i dess ställe. Den första indikationen var att konsultuppdragen allt oftare resulterade i att vi utvecklade någon form av algoritmer eller mjukvara tillsammans med våra kunder. Kunderna behövde sedan hjälp löpande med uppdateringar och support. De blev på sätt och vis beroende av oss utan att det blev en riktigt optimal lösning för någon, säger Fredrik.
– Vi fick till slut frågan rakt ut från flera kunder, ”kan ni inte utveckla och sälja mjukvaror som ni äger och driftar istället? Vi tänkte att det absolut kunde vara en bra idé. Det skulle göra det möjligt för oss att utveckla det vi såg var möjligt istället för att begränsas av uppdragens omfattning. Trots allt var det så att många ännu inte bad om de realtidsuppdaterade lösningar vi visste var både möjliga och nödvändiga för att anpassa tjänster för nya beteenden, förklarar Fredrik.
– Vi ville dessutom fokusera ännu mer på att simulera och förutse olika scenarios ända ner på personlig nivå, något som är användbart i alltifrån pensionssparande till likviditetsprognoser och ja, egentligen är allt möjligt. Vi påbörjade en förändringsresa som pågick från 2018 och under hela 2019. Vi omorganiserade och ställde om från ett nästan rent konsultbolag till att vara ett företag med 90% fokus på att utveckla och sälja våra egna mjukvaror och endast 10% rena konsultuppdrag, fortsätter Fredrik.
– Vår första stora affär som ren mjukvaruleverantör påbörjades långt innan den tillslut skrevs under och sen kom coronakrisen. Långt hårt förändringsarbete hade lönat sig, precis på mållinjen, avslutar Fredrik.
– Behovet av att förstå framtiden är större nu än någonsin och jag tror förståelsen för risk är i topp. Det kan gynna oss och behovet av våra mjukvaror. Digitaliseringen drivs dessutom på av att många sitter hemma. Vi kan mitt i allt detta tex hjälpa våra kunder leverera selfservice-tjänster med stöd av våra system och algoritmer. Det blir ett bra verktyg både för vår kund och deras kunder. Alla kan helt enkelt ta bättre beslut när de får hjälp med scenarios och riskbedömning på den nivå just de behöver, berättar Fredrik.
– Pensionssparande, försäkringar, investeringar och likviditet. Allt är egentligen möjligt med rätt data. Med det här är vi med och bygger en ny marknad. Tufft såklart, men också spännande och många är nyfikna, avslutar Fredrik.
– Det var såklart ingen enkel omställning att ställa om hela organisationen från konsulttimmar till att utveckla och sälja vår egen mjukvara, men har visat sig vara helt avgörande för att vi ska kunna utvecklas. Jag kan tänka mig att det finns många konsultbyråer därute som skulle kunna utveckla sitt erbjudande och ta fram mjukvara som de sedan säljer som ett komplement. Det kan ge intäkter som är mer återkommande och kan dessutom underlätta försäljningen överlag, förhoppningsvis kan vi inspirera fler till att utmana sin nuvarande affärsmodell, förklarar Fredrik.
– Vi var tidigt kunder till PE Accounting och har växt tillsammans. Innan PE Accounting satt vi och stansade hundratals verifikat manuellt, vilket var väldigt tröttsamt och tog tid från annat som vi kunde få betalt för. Är du specialist och tar bra betalt för varje timme så blir det snabbt väldigt kostsamt att bränna timmar på manuell administration, berättar Fredrik.
– PE Accounting erbjuder helt enkelt en mer automatiserad redovisning. Det har såklart varit den stora uppsidan både innan och under krisen, Säger Fredrik.
– Vi uppskattar även att det finns ett öppet API för att utveckla integrationer. Det är verkligen riktigt bra för oss som vill kunna använda våra siffror lite som vi vill och även hjälpa andra med att hantera deras. Det är dessutom skönt att det hänger ihop med banken så jag kan ha en bra överblick och sköta allt på ett och samma ställe.
– Kombinationen människa och system är en annan stor fördel. Istället för att jag ska behöva kontakta flera olika leverantörer när något behövs så finns allt på ett ställe och jag vet att det finns ett helt team som kastar sig över att lösa en utmaning om jag ser något som kan göras annorlunda. Det är tryggt helt enkelt, vilket såklart är avgörande för mig som jobbar med riskbedömning, fortsätter Fredrik.
– Jag är lite av ett kontrollfreak och har hela tiden total insyn i allt som sker. Jag har däremot vant mig vid att behöva göra så lite som möjligt själva kring redovisningen, så numera blir jag lite ställd när jag väl faktiskt måste göra något själv mer än att titta på siffrorna, förklarar Fredrik.
– Precis som alla andra förväntar jag mig mer och mer realtidsuppdaterat stöd för mina beslut och där är PE Accounting och vi själva helt rätt i tiden, avslutar Fredrik.
Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
– får en snabb indikation på vilket låneutrymme ni har baserat på er bokföring
– slipper skicka in blanketter då era uppgifter redan finns hos SEB*
– får återkoppling kring lånemöjligheter inom 48h, med vissa dröjsmål just nu på grund av rådande omständigheter.
*om finansieringsprodukten kräver 3 års historik och ni har bytt ERP under perioden kan det behövas kompletterande uppgifter.
1. Kontakta teknisk support på PE Accounting och begär att få API-nyckel som behövs för slå på integrationen. Det gör du via teknik@accounting.pe
2. Logga in på SEB:s nya internetbank för företag, Business Arena.
3. Klicka på länken i den vita rutan som handlar om finansiering.
4. Gå vidare till “Företagets låneutrymme” i den lila rutan.
5. Följ instruktionerna för PE Accounting. Det tar ca 5 minuter och du signerar i slutet.
6. Affärssystemet är nu anslutet och du kan se företagets preliminära låneutrymme direkt på skärmen.
7. Önskar du finansiering kan du gå vidare till ”Ansök om finansiering”, men det är givetvis inget som krävs för att testa tjänsten och se låneutrymmet!
Vi erbjuder en kombination av ekonomisystem och redovisningsbyrå som helt fokuserar på tjänsteföretag med 5-500 anställda. Ni kan sköta allt som rör företagets ekonomi, enkelt och effektivt i ett och samma system med stöd av automatisering och dedikerade redovisningskonsulter. PE Accounting används redan av fler än 800 företag och 20.000 användare.
SEB och PE Accounting samarbetar kring innovationer som förenklar för företag. Samarbetet har bland annat lett till snabbare integrationer och en mer effektiv process för matchning och hantering av utlandsfakturor.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Artikeln är en del av vår artikelserie om hur våra kunder hanterar coronakrisen.
– 2019 blev vi DI Gasellbolag och 2020 årets framtidsföretag i Upplands-Väsby. Sen kom Corona. Det började hagla in avbokningar, inte en eller två, utan snarare en flod. Inte för att någon var missnöjd, tvärtom så har vi kanske aldrig haft så många bra dialoger med våra kunder som nu, men frukt till jobbet var helt enkelt något som många snabbt avbeställde i stressen när alla anställda fick gå hem, berättar Mikael Engqvist, VD och medgrundare av Fruktdealen.
Efter en veckas total panik där vi snabbt fick lov att göra allt vi kunde för att överleva situationen insåg vi att det här kommer inte att räcka. Vi står med fasta kostnader som vi inte kan ta bort och samtidigt upprätthålla service och kvalitet till de företagskunder som fortfarande är igång. Vi kan helt enkelt inte bromsa mer. Vi måste gasa istället och frukt och logistik med allt vad det innebär är det vi är bäst på, fortsätter Mikael.
Lösningen blev att vi på nolltid både satte upp en webshop med erbjudanden riktad till privatkunder och ordnade med logistiken för att kunna köra hem frukt direkt till företags anställda. Två nya tjänster med andra ord för att hantera en för oss helt ny situation, berättar Mikael.
Vi kallar webshopen för Fruktfabriken. Där kan vem som helst beställa frukt till sig själv, en vän, en släkting eller vad vet jag, den där kontakten som du alltid brukar träffa på mässan som nu inte blev av. Det går även bra att höra av sig direkt till mig för att beställa hem till sina anställda. Ingen blir ju ledsen av frukt. Så mycket är säkert, avslutar Mikael.
– Ja, såklart. De flesta av våra kunder är ju vana vid att beställa till kontoret men har aldrig beställt hem till sig själva eller till sina anställda. För den som handlar i webshoppen är det bara att skriva in peaccounting i rabattkod så får de 15% rabatt på sin beställning, berättar Mikael.
Om de vill beställa till flera anställda är det enklast att höra av sig direkt till mig och hälsa från PE Accounting så får de rabatt och vi ordnar med leveransen. Vi är proffs på frukt men kan även skicka annat med våra leveranser, som tex. PE Accounting som skickade ut Påskägg till sina anställda genom oss, fortsätter Mikael.
– Jag och Anton var kollegor på Chiquita, vi hade en fruktkorg på jobbet som ibland var bra och ibland var mindre bra. Vi besökte en del som sysslade med tex fruktkorgar och tänkte att det här kan vi göra annorlunda och bättre. Vi hade bägge två väldigt stark säljbakgrund men lite erfarenhet av redovisning och ekonomi, berättar Mikael.
Vi träffade PE Accounting tidigt i både deras och vår egen tillväxtresa och fick från dem bra bollplank där vi snabbt kunde förstå vad vi behövde göra för att få kontroll över vår redovisning och hur vi kunde använda siffrorna för att förstå hur det går för vår verksamhet, säger Mikael.
– Något som gjort enormt stor skillnad under tillväxtåren har varit automatiserad redovisning kring lön. All administration vi sluppit i takt med att vi anställt fler varit otroligt värdefull. De har mig veterligen kommit långt längre an andra på det området, något som verkligen gynnat oss som växt snabbt, berättar Mikael.
Vi är egentligen ingen klassisk PE Accounting kund. De fokuserar mest på renodlade tjänsteföretag som säljer timmar eller klassiska digitala abonnemangstjänster, men vi har tillsammans med dem fått det att fungera riktigt bra. Vi skickar tex extremt många fakturor som kan variera varje månad och vi måste ha kontroll över, precis hela tiden. Det var en utmaning från början som idag fungerar jättebra. Där har det handlat både om förbättringar i systemet men också om stöd från PE Accounting med att hitta rätt processer även för oss som jobbar med det, fortsätter Mikael.
PE Accounting har framförallt gjort det möjligt för oss att växa som företag utan att själva vara ekonomer från början och ändå ha fullständig kontroll över alla siffror. Vi har också kunnat minimera extra kostnader för redovisning under tillväxtåren. Det är såklart automatisering genom systemet som gjort den stora skillnaden i antalet timmar vi sluppit ägna åt admin, men det som ändå betytt mest har varit den personliga supporten. Det gäller inte minst nu under Coronakrisen där vi har fått hjälp att hantera permiteringar, förstå stödpaket och ha koll på hur vi ska hantera redovisningen mitt i allt detta, avslutar han.
– Ja, det tror jag, säger Mikael. Några korta skulle kunna vara:
2011 grundades PE Accounting, Sveriges första kombination av ekonomisystem och redovisningsbyrå med stort fokus på automatisering. Idag använder fler än 800 företag och 20.000 användare systemet och tjänsten. Några spännande siffror är att 250 msek betalas ut i löner på automatik varje månad och 96% av alla verifikat genereras helt på automatik.
Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Behovet av effektivare, mer eller mindre automatiska processer ökar i takt med att konkurrensen om konsulter och uppdrag hårdnar. Mer tid och resurser behöver helt enkelt ägnas åt rekrytering, sälj och värdeskapande för både kunder, det egna företaget och konsulterna. Samtliga områden där allt som rör redovisning och bokföring bara måste fungera och bli rätt, hela tiden.
Rätt uppsättning system för redovisning påverkar i allra högsta grad hur enkelt och riskfritt det går att driva bolaget framåt. Integrationer kan innebära helt fantastiska möjligheter och är en nödvändighet för många verksamheter, men då är det viktigt att ha kontroll.
Varje integration mellan olika system som ska skjuta in data i redovisningen ställer höga krav på att någon tar ansvar för att integrationen uppdateras i takt med att andra system den integrerar med gör nya releaser och att det blir redovisningsmässigt rätt i slutändan. En integration som ligger nere och påverkar t.ex tidrapportering, fakturering och resultat kan skapa fel som påverkar utbetalning av löner, intäkter från kunder och kontroll över cashflow.
Var inte rädda för att använda system som är integrerade med varandra eller för den delen experimentera med egna integrationer som ger er den upplevelsen ni önskar. Det är ändå dit utvecklingen är på väg. Var däremot väldigt medvetna om att fler integrationer som förvaltas av externa leverantörer innebär fler aktörer med olika syn på ansvar, fler möjligheter till tekniska fel och fler syner på vad som är korrekt redovisning. Det krävs helt enkelt både rätt teknik och kompetens.
Var noggranna med vem som ansvarar för att allt blir rätt, fungerar som det ska och ha kontroll på hur ni hanterar situationen när allt inte längre hänger ihop. Trots allt är det ni som företag som tar stora risker om redovisningen blir fel och måste ta ansvar för att ni har leverantörer som levererar en hållbar helhet.
Minimera antalet pusselbitar och ha processer för att hantera API-integrationer om ni vill få så effektiv redovisning som möjligt, minska risker i alla led och fokusera på rätt saker.
En annan aspekt som påverkar hur rätt redovisningen blir och hur mycket den kostar är hur många gånger en person påverkar processen under resan från rapporterad timme till resultat. De flesta system för olika typer av redovisning har olika syn på vad som är rätt och fel och det krävs att någon med förståelse både för er bransch, företag och övriga system lägger pusslet för att det ska blir rätt. De flesta använder fortfarande någon form av mellansteg där en människa klipp och klistrar data eller exporterar och importerar filer från ett system till ett annat. Det är både dyrt och riskfyllt.
Antalet onödiga manuella steg måste minimeras och då är ett enkelt recept att helt enkelt använda färre pusselbitar.
Det är knappast någon hemlighet att de flesta leverantörer av system eller tjänster idag letar efter någon form av återkommande intäkt från varje kund. Det betyder förstås inte att alla är dyra eller att det är fel. Som litet företag kan kostnaderna för varje enskild tjänst vara relativt liten. Däremot är en stor systempark något som snabbt börjar kosta pengar när företaget blir större. Varje användare, varje transaktion, varje integration, varje supporttimme osv kan snabbt dra iväg och bli kostsamt.
Omkring fem anställda brukar digital- och automatiserad redovisning med ett eller några få system göra större skillnad.
Med så få system som möjligt för redovisning är det enklare att behålla kontrollen över kostnadskalkylen och lägga ett pussel som håller både nu och på sikt.
Tjänstebolag som säljer timmar, abonnemang eller SaaS-tjänster har ett försprång. Tekniken har kommit så långt att det mesta av den traditionella manuella och repetitiva redovisningen från tex en rapporterad timme till faktura, lön och resultat kan skötas av ett system och människan kan fokusera mer på kvalificerat arbete.
Idag kan t,ex en konsult rapporterar tid på ett projekt som genererar en faktura på automatik, som attesteras och skickas digitalt med ett klick från projektledaren som följer hur det går i realtid. Allt bokförs automatiskt och korrekt baserat på bestämda regelverk. CFO ser direkt hur det påverkar resultat- och balansräkning och kan följa vad som sker med drill-down funktionalitet ner i minsta detalj. CEO kan med ett par musklick få fram hur det går och presentera både resultat i realtid, vad som går bra och utveckla förslag på hur verksamheten ska fokusera framöver för att uppnå de satta målen. Konsulten kan närsomhelst se vilken lön som kommer betalas ut och hantera eventuell provision och utlägg.
En förutsättning för att ovanstående scenario ska vara möjligt är att det sköts i så få system som möjligt, att alla integrationer fungerar och att systemet är kopplat till bank- och myndigheter. Med andra ord ett enda perfekt redovisningspussel.
Vi effektiviserar allt som rör redovisningen genom att tillhandahålla ett ekonomisystem där allt ifrån tid- och utläggsrapportering hänger ihop med fakturor, löner, bokföring och rapporter. Mycket sköts på automatik efter uppsatta regelverk och dedikerade redovisningskonsulter ingår som löpande stöd. Du kan enkelt se en inspelad övergripande demo eller boka möte med oss när det passar dig. Om du vill läsa mer generellt kring automatiserade ekonomiprocesser finns massor av bra läsning i vår kunskapsbank.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Missa inte när vi delar viktiga händelser och event. Följ PE Accounting på Linkedin.
Vi har fått många frågor kring de olika åtgärder som tagits fram för att stötta företag under rådande situation. En del förslag är antagna av riksdagen medan andra kommer framöver. För att kunna ge så bra svar som möjligt följer vi utvecklingen löpande och försöker förtydliga vad som gäller. I den här artikeln går vi igenom några av de förslag som kommit hitintills och tipsar även om andra bra källor att ha koll på. Vi uppdaterar artikeln i takt med att vi får ny information.
För att minska risken för trängsel i kollektivtrafiken så har det införts en tillfällig skattefrihet för personer som har tillgång till fri parkering på sin arbetsplats. Förslaget innefattar alla yrkesgrupper i hela landet under perioden 1 april till och med 31 december 2020. Som arbetsgivare så kan ni nu bekosta fri parkering för era anställda vid arbetsplatsen utan att det innebär någon skattepliktig förmån för den anställde.
Utöver de skattefria gåvor som ett bolag får ge till sina anställda i dagsläget, såsom julgåvor och minnesgåvor, så kan ni som arbetsgivare nu ge ytterligare gåvor till de anställda till ett värde på maximalt 1 000 kr. På detta sätt hoppas regeringen kunna gynna det lokala näringslivet ex. genom gåvor av presentkort. Denna tillfälliga regel gäller från och med den 1 juni till och med den 31 december 2020. För att vara en godkänd gåva enligt reglerna så måste gåvan ges till alla anställda eller en stor grupp anställda. Så länge gåvan inte ges i form av pengar eller något som lätt går att omvandla till pengar så är alla olika typer av gåvor okej enligt regelverket. För dig som arbetsgivare (om bolaget är momspliktigt) så blir det mest fördelaktigt att ge en gåva som säljs med 25% moms, totalt kan gåvan då kosta 1 000 kr men kostnaden för bolaget blir bara 800 kr i och med den ingående momsen som dras av.
Den senaste åtgärden som presenterades av regeringen är ett direkt stöd baserat på hur stor omsättningstapp ett företag haft till följd av utbrottet av Covid-19 under mars och april månad. Sedan den 22 juni går omställningsstödet att ansöka om direkt på Skatteverkets e-tjänst på Mina sidor utav behörig företrädare. Till och med den 31 augusti 2020 går detta stöd att ansöka om.
De bolag som ska kunna söka detta stöd måste ha en omsättning på över 250 000 kr per år och ett omsättningstapp på minst 30% för att vara berättigade stödet. Samma krav som för korttidspermittering kommer gälla även för detta stöd, bolaget som ansöker om stödet får ej ha skatteskulder eller på annat sätt befinna sig i obestånd.
Stödet kommer baseras på vilka fasta kostnader som företaget har under mars och april 2020. Ju större omsättningstapp desto större stöd har bolagen möjlighet att få. Taket på stödet är 150 miljoner kronor per företag och avser alltså att täcka fasta kostnader såsom hyra, leasing osv. Detta gör att stödet kommer kunna variera mellan 22,5-75% utav ett företags fast kostnader, exkl. lönekostnader, under mars och april månad. Om det slutgiltiga stödet överstiger 100 000 kr så kommer det även att krävas ett intyg från en godkänd eller auktoriserad revisor (eller ett registrerat revisionsbolag) som påvisar att de uppgifter som har angivits i ansökan är korrekta.
Skatteverket hoppas att kunna betala ut stödet redan en vecka efter att ansökan inkommit, så länge ansökan är komplett och förutsättningarna för stödet i övrigt är uppfyllda. Utbetalningen av stödet sker via bolagets skattekonto. Omställningsstödet är ett rent stöd och inget som senare ska betalas tillbaka till Skatteverket, så länge inte det visar sig efter närmare granskning att ansökan innehållit felaktiga uppgifter och bedömning då görs att bolaget inte hade rätt till stödet, då kan bolaget bli återbetalningsskyldiga.
Det är Skatteverket som handlägger ansökningarna för detta stöd, på deras sidan kan du läsa mer om hur du ansöker om stödet.
Så söker du stödet hos Skatteverket.
Skatteverket har även publicerat en beräkningshjälp där du med uppgifter om omsättningsförändring, fasta kostnader och liknande kan få hjälp att räkna ut vad det högsta stödet skulle kunna bli för just ditt bolag.
Så räknar du ut stödet till ditt bolag med hjälp av Skatteverkets hjälpverktyg.
Genom att söka anstånd hos Skatteverket så kan företaget få skjuta på inbetalningarna till skattekontot, en möjlighet som har funnits även tidigare.
Nu har dock reglerna gällande anstånd blivit mer generösa, från den 30 mars erbjuds företag möjlighet att skjuta upp inbetalningar för upp till 3 månader gällande arbetsgivaravgifter, avdragen skatt på utbetalda löner (preliminärskatt) samt moms.
Möjligheten har nu utökats med att även inkludera de bolag som redovisar moms årsvis. Detta gäller årsmoms som redovisas från den 27 december 2019 till och med 17 januari 2021 vilket innebär att betalning av årsmoms som skulle gjorts nu under våren kan skjutas upp i upp till ett år.
Vad innebär det för er?
Blir anståndet beviljat (efter ansökan hos Skatteverket) omfattar det 3 månaders skatteinbetalningar vilket innebär att bolaget får skjuta på inbetalningar motsvarande tre månaders deklarationer. Det viktiga är att deklarationerna fortfarande lämnas in i tid och upprättas som vanligt (något vi på PE självklart hjälper er med om ni är kunder).
PE-kund? Skulle ni få detta anstånd beviljat så är det viktigt att ni delger era konsulter hos oss på PE den informationen så att vi kan hjälpas åt så att inbetalningarna till Skatteverket sedan blir korrekta.
Som längst får bolaget skjuta på inbetalningarna i 12 månader, vilket det nya förfallodatumet blir kommer framgå på beslutet från Skatteverket.
De nya reglerna började gälla från den 30 mars men kan tillämpas retroaktivt från 1 januari 2020. Att det gäller retroaktivt från 1 januari innebär att bolaget kan få tillbaka pengar på skattekonto som man inbetalat sedan januari gällande moms, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt. För att på så sätt förstärka sin likviditet på kort sikt. Bolaget har sen möjligheten att lämna in en begäran om att anståndet ska upphöra, helt eller delvis, om betalning möjliggörs innan den förfallodag som noterats i beslutet.
För att få anståndet beviljat så måste företag, enligt Skatteverket, kunna visa på hur betalning kommer att kunna göras när anståndstiden är slut. Detta innebär att det bara är bolag med tillfälliga betalningssvårigheter som kommer få anståndet beviljat och inte bolag med stora skatteskulder eller som i övrigt missköter sin ekonomi.
Skatteverket har nu också lämnat ett ställningstagande där det framgår att den som får anstånd beviljat enligt de nya reglerna inte riskerar att hamna i ett företrädaransvar för obetalda belopp till Skatteverket, så länge beloppen omfattas av anståndet.
Detta förtydligande gör Skatteverket efter att många företagare framfört sin oro gällande företrädaransvaret och rädslan över att bli personligt betalningsskyldig för de obetalda skatter och avgifter som anståndet gäller för. Så länge det inte är uppenbart att bolaget har utnyttjat möjligheterna till anstånd i strid med dess syfte.
Skatteverkets nyhet.
Skatteverkets ställningstagande.
Anstånd kan endas sökas för perioder som där arbetsgivar- och momsdeklarationerna redan är redovisade till Skatteverket. I praktiken innebära detta alltså att deklarationerna för mars månad måste lämnas in innan anstånd för den perioden kan ansökas om. Så först när man kan säkerställa vilket belopp som anståndet avser kan ansökan lämnas in.
Ansökt anstånd för moms behöver ej ave samma period som för ansökt anstånd för arbetsgivaravgift och avdragen skatt. Perioderna behöver inte heller vara i anslutning till varandra utan vilka perioder man ansöker anstånd för måste bara avse en period mellan januari och september 2020. Ansökan kan också lämnas flera gånger vilket innebär att man kan ansöka för en period i taget.
Håll koll efter ytterligare frågor och svar som publiceras hos Skatteverket.
Kommer det att kosta något?
Det kommer löpa en ränta på anståndet med en total kostnadseffekt på 3,1%. Kostnaden kommer utgöras av en basränta på 1,25% under de första sex månaderna som bolaget nyttjar anståndet, därefter tas en avgift ut per månad och totalt ska då kostnadseffekten bli 3,1%.
Skatteverkets information om beräkningar av ränta på skattekontot.
Om vi vill söka anståndet, hur går vi till väga?
Anståndet måste du söka hos Skatteverket, de har nu tagit fram en ny blankett anpassad för de nya föreslagna reglerna.
Skatteverket rekommenderar dock att ansökan lämnas in via den e-tjänsten som nu finns på Mina sidor, där kan ni lämna in blanketten digitalt och enligt Skatteverket så ska ansökningarna hanteras med högsta prioritet.
Länk till skatteverkets e-tjänst.
Redan dagen efter att anståndet beviljats ska anståndsbeloppet finnas på skattekontot. Får bolaget anstånd för en period som redan har inbetald till Skatteverket kan man få överskottet utbetalt, en begäran om utbetalning kan bolaget lämna in via Mina sidor.
Är du PE-kund? Fråga gärna din konsult om du behöver hjälp med någon utav de förslagna åtgärderna.
Samlad information från skatteverket beroende på bolagsform.
Vad innebär det för er?
Precis som för karensavdraget så måste all sjukfrånvaro rapporteras in för att bli korrekt på respektive persons lön, all sjukfrånvaro måste stå noterad på lönespecifikationen. Den sjuklön som utbetalas i samband med lön kommer vi lämna uppgifter om till Skatteverket i samband med arbetsgivardeklarationen så att ni sen kan få ersättning via skattekontot för de sjuklönekostnader som bolaget haft.
Arbetsgivaren ersätts för alla sjuklönekostnader, inklusive arbetsgivaravgifter. Det finns inte något tak för hur hög ersättning en arbetsgivare kan få såsom det annars finns, då kan en arbetsgivare få maximalt 250 000 i ersättning för höga sjuklönekostnader under ett år. Detta tak tas alltså bort under april till och med juli månad.
Anställda som nu är sjuka kommer kunna vara hemma upp till 14 dagar utan läkarintyg då även detta krav slopas. Så i samband med sjukdom behöver du som arbetsgivare inte kräva in något läkarintyg de första 14 dagarna, allt för att förhindra ytterligare smittspridning.
Försäkringskassan har beslutat att tills vidare inte kräva in något läkarintyg förrän efter sjukdag 21.
Vad kan bolaget spara?
Hela kostnaden för eventuella sjuklöner som uppstår i april och maj 2020.
Regeringen ser även över hur ersättning kan betalas under augusti och september för höga sjuklönekostnader till följd av utbrottet av covid-19.
Syftet med Riksbankens åtagande är att inte brist på kredit ska förvärra situationen och att se till att bankerna kan låna ut pengar till företag. Bankerna hanterar sedan möjligheten på olika sätt. Om ni upplever en ansträngd likviditet i dagsläget så rekommenderas att ni tar en dialog direkt med er bankkontakt. Det är trots allt fortfarande upp till bankerna att ta beslut om vilka bolag som kan få extra stöd och vilka villkor som gäller hos dem.
Enskilda banker såsom t.ex. Swedbank och Nordea har aviserat att de kommer se över möjligheten att erbjuda amorteringslättnader, både för bolag och privatpersoner. Det är alltså viktigt att ha en nära dialog med sin bankkontakt.
SEB ger nu företag med tjänstepensionslösningar för sina anställda utökade möjligheter till en premiefri period som ett sätt att stötta kunder som drabbats av den turbulens som skapats av det nya coronaviruset.
Vad innebär detta för er?
Förslaget bygger på att staten tar tre fjärdedelar av kostnaden för arbetstagare som går ner i arbetstid så att lönekostnaderna i bolaget kan minska samtidigt som arbetstagaren får ut ca 90% av lönen. Detta för att hårt drabbade företag ska kunna behålla sina anställda och undvika uppsägningar. Det nya regelverket började gälla den 7 april men kan tillämpas retroaktivt från 16 mars 2020. Viktigt att notera är att detta stöd betalas till arbetsgivaren så de nedsatta lönerna ska utbetalas från arbetsgivaren som vanligt, stödet betalas ej ut till arbetstagaren.
Stödet kan bolaget få i upp till 6 månader med en ytterligare möjlighet till förlängning i 3 månader. Det första stöd bolaget får är preliminärt, efter ca 3 månader måste bolaget bjuda in till en avstämning med ansvarig myndighet, Tillväxtverket. Då kontrolleras om det utbetalda preliminära stödet var för lite eller om det var för mycket i förhållande till de faktiska lönekostnaderna i bolaget. Var det första preliminära stödet för stort blir bolaget återbetalningsskyldig för överskjutande del. I samband med avstämningen kan Tillväxtverket också godkänna ytterligare stöd för bolaget.
Tillväxtverket meddelar också att bolag inte behöver vara oroliga för att detta stödpaket ska ta slut innan man hunnit ansöka om det. Stödet är ett rättighetsstöd för alla bolag som uppfyller de satta kriterierna och det ska finnas ekonomiska medel tillgängliga för alla bolag som får stödet godkänt.
Vilka kan ansöka om ersättning för korttidspermittering?
För att kunna ansöka om denna ersättning så måste bolaget kunna påvisa att de ekonomiska utmaningar som finns är orsakade av Covid-19, eller är en direkt följd av dess utbrott. De ekonomiska svårigheter bolaget ställs inför ska alltså vara utanför deras kontroll.
Ersättningen kommer att täcka löner upp till 44 000 kr/månad, för de inkomsttagare som har högre lön så kommer ersättningen från staten enbart beräknas utifrån 44 000 kr. Bolaget måste också varit registrerade för arbetsgivaravgifter under de senaste 3 månaderna utifrån den första månaden stöd ansökes om.
I och med att ersättningen beräknas på höst 44 000 kr i månadslön så bör även den procentuella minskningen av anställds lön utgå från max 44 000 kr enligt Tillväxtverket. Lagstiftningen reglerar ingenting om vad som gäller för lön därutöver och blir därför något som arbetsgivaren och arbetstagaren får avtala om sinsemellan. Skulle det vara så att arbetsgivaren skulle behöva permittera de anställda 100% så är det möjligt att göra så enligt Tillväxtverket, stödet som utbetalas utgår dock från maximalt 60% i arbetstidsförkortning.
Viktigt att notera är också att stödet inte kommer omfatta nyanställda och då dras gränsen vid 3 månader. Har en anställd inte fått lön i 3 månader (eller mer) före ansökan så kommer stöd ej ges för den arbetstagaren. Detta för att 3 månader från önskad stödmånad utgör en jämförelsemånad, den månad som Tillväxtverket meddelar att man ska använda som utgångspunkt när ansökan görs. Så ev. löneökningar som har trätt i kraft efter den här jämförelsemånaden kommer Tillväxtverket inte ta hänsyn till.
Stödet gäller i övrigt de anställda som man som arbetsgivare är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för under de månader man ansöker om stödet. Även arbetstagare som man får anställningssubventioner för från Arbetsförmedlingen inkluderas i stödet enligt Tillväxtverket. Stöd kan även ges för varslad personal och under undantagsperioden 2020 så kommer även uppsagd personal kunna vara en del utav den kortidspermitterade personalen som bolaget får stöd för.
För bolag med kollektivavtal är det viktigt att se till vad som noteras där då det kan finnas andra regler att förhålla sig till där för att göra det ex. mer fördelaktigt för varslad personal. Så viktigt att ta kontakt med den fackförening som bolaget eventuellt är anslutet till för att få rätt information.
Har bolaget inget kollektivavtal så måste det finnas skriftliga avtal med minst 70% av arbetstagarna som stödjer korttidspermittering. Upprättas avtal som stödjer kortidspermitteringen är det viktigt att det framgår vilka anställda som innefattas av avtalet och vilken fast procentnivå som arbetstiden ska reduceras med.
Hos Tillväxtverket finn en mall på hur ett sådant avtal skulle kunna se ut och vad de anser behöver finnas med i avtalet. Avtalet går att ladda ner och använda rakt av om man så önskar.
Avtalsmall från tillväxtverket.
Om avtal har slutits med 70% av de anställda kan fortfarande resterande del av anställda arbeta ordinarie arbetstid som vanligt om så skulle behövas.
Bolaget kommer även behöva påvisa att man har använt sig av andra möjliga åtgärder för att försöka minska arbetskraftskostnader, såsom uppsägning av ej verksamhetskritisk personal som inte är tillsvidareanställd. Detta skulle exempelvis kunna vara konsulter, inhyrd personal eller annat tillfälligt anställd personal.
Tillväxtverket förtydligar även att de uppfattar stora aktieutdelningar som olämpliga i de fall bolaget samtidigt vill få ta del av detta stöd. Även om stödet har beviljats så har Tillväxtverket möjlighet att återkalla delar av stödet om de anser att bolaget agerar på ett sådant sätt som visar att de egentligen inte befinner sig i en sådant svårt ekonomiskt läge som de från början har velat påvisa.
Stöd inför ansökan från Tillväxtverket
Inför bolagets ansökan så finns nu mer information hos Tillväxtverket som vi rekommenderar att ni tar del av för att få bästa möjligheterna till korrekt stöd.
Ni kan bland annat göra ett enklare webbtest med ja- och nej frågor för att se om bolaget är enligt de mest grundläggande kraven kan tänkas vara berättigade till detta stöd. Tillväxtverket har där även publicerat ett par instruktionsfilmer för hur förberedelser kan göras samt hur ansökan går till.
Tillväxtverkets test för om ni är berättigade till stöd genom korttidspermitteringsregeln.
Ni kan också ladda ner en beräkningshjälp (i Excell format) som sen ska nyttjas i ansökningsprocessen också för att räkna på vad det första preliminära stödet skulle bli för bolaget om ansökan godkänns. Blir bolaget beviljat ett första preliminärt stöd så utbetalas det till bolaget för 4 månader på en gång. Det är sen vid avstämning tillsammans med Tillväxtverket som bedömning görs om huruvida stödet var för stort eller litet.
Ladda ner beräkningshjälp för ansökningsprocessen.
Hur fördelas kostnaderna för nedgång i lön och arbetstid?
Nedanstående tabell visar uppgifter enligt Tillväxtverkets beräkningar.
Tabellen visar att bolag kan få upp till 50% minskade lönekostnader om kortidspermitteringen godkänns efter ansökan trots det att arbetstagaren bara får en minskad lön med 7,5%.
För arbetstidsminskning finns tre fasta nivåer, 20, 40 eller 60% och som redogörs i tabellen så minskar då arbetsgivarens kostnader olika mycket beroende på vilken nivå man behöver tillämpa. Viktigt att tänka på att det är bara vid arbetstidsminskning inom dessa nivåer som man kan får stöd för korttidspermittering. Sedan den 1 juli 2020 så går det inte längre att permittera till 80% vilket tidigare var möjligt sedan den 1 maj.
Såsom stödet fungerar så är tanken att 75% av arbetsgivarens kostnader för arbetstidsminskningen ska täckas. Beräkningarna görs vanligtvis utifrån ordinarie lön utan hänsyn till arbetsgivaravgifterna. Men för att ta hänsyn till även arbetsgivaravgifterna som är 31,42 % utav lönen, så kommer stödandelen bli: 75% x 1,3242 = 98,6 %. I och med att lönetaket är max 44 000 kr så innebär det att det högsta stödet ett bolag kan få för en anställd under en månad är 26 030 kr om nivå 3 av kortidspermitteringen tillämpas.
Läs gärna mer på Tillväxtverkets hemsida som de uppdaterar med frågor och svar vartefter de ser vilka frågor de får in. T.ex. så finns nu beräkningsexempel på hur man ska beräkna löneavdrag samt vilken ersättning man kan förvänta sig för anställda som har över 44 000 kr i lön.
Tillväxtverkets information om korttidsarbete.
Skulle det efter en tid visa sig att en ny nivå av kortidspermittering skulle behöva tillämpas så behöver nya avtal upprättas med minst 70 % av de anställda (om det inte finns kollektivavtal) och detta kommer då påverka ersättningsgraden utav stödet som bolaget får. Även om det skulle bli aktuellt att återgå till ordinarie arbetstid så kommer även ersättningsgraden ses över i avstämning mellan bolaget och Tillväxtverket.
Praktiska frågor
Många praktiska frågor uppkommer om man som bolag börjar kolla på detta som ett alternativ i dessa tider. Frågor och svar publiceras och uppdateras dagligen på Tillväxtverkets hemsida så det är vår starkaste rekommendation att läsa de frågor som lyfts upp där, förhoppningsvis kan de hjälpa er en bit på vägen. Det är även där vi hämtar den information vi vet än så länge, många frågor och problem uppkommer till följd av detta och tyvärr finns inte alla svar i dagsläget.
Om vi vill ansöka om ersättning för korttidspermittering, hur går vi tillväga?
Ansökan är öppen sedan den 7 april och lämnas in via tillvaxtverket.se. Tillväxtverket måste sedan godkänna ansökan innan stödet kommer utbetalas via bolagets skattekonto. Stödet kan ges i 6 månader och efter det finns det möjlighet att förlänga ytterligare 3 månader vid behov och efter avstämning med Tillväxtverket.
För att få information så fort som möjligt rekommenderar vi att ni håller koll på Tillväxtverkets sida om korttidspermittering. Frågor och svar finns även nu också gällande ansökningsprocessen hos Tillväxtverket.
Vad händer efter att ansökan om korttidspermittering är inskickad?
Nu när ansökan är möjlig att skicka till Tillväxtverket så uppstår frågan: vad händer sen?
Avstämningen ska ske efter 3 månader från det att ansökan godkändes. Senast 4 veckor efter den tredje stödmånadens utgång måste anmälan om avstämning skickas in till Tillväxtverket. Inkommer inte ansökan i tid så blir bolaget återbetalningsskyldiga av det stöd de hitintills fått. Vid avstämningen så behöver bolaget sammanställda det faktiska utfallet under stödperioden. Ex. om någon varit sjuk, vabbat eller haft annan frånvaro så behöver inte lika stor lönekostnad ges stöd för och behöver då justeras i förhållande till stödet som bolaget fått.
Avstämning kan resultera i att bolaget antingen blir återbetalningsskyldiga för att det visar sig att det utbetalda preliminära stödet var för stort eller så kan bolaget begära ytterligare utbetalning av stöd. Ytterligare instruktioner för denna avstämning kommer publiceras senare hos Tillväxtverket.
Regeringen presenterade förslag på åtgärder, riktade till att hjälpa speciellt små och medelstora företag.
3 miljarder i kapitaltillskott ges till Almi Företagspartner för att kunna öka utlåningen till små och medelstora företag. Allt för att ge Almi en högre beredskap för att möta företagens behov.
Har du lån hos Almi redan finns även möjlighet om att ansöka om uppskov med amorteringarna om man upplever likviditetsproblem.
Låneramen ökas från 125 till 200 miljarder kronor för Svensk Exportkredit, för att öka möjligheten att ge krediter till svenska exportföretag.
Exportkreditnämnden kommer också besluta om ytterligare kreditgarantier för att förbättra möjligheten till lån till exportföretag samt deras underleverantörer.
Ändra er debiterade preliminärskatt
Den debiterade preliminärskatt bolaget betalar till Skatteverket varje månad baseras på tidigare års resultat. Gör ni bedömningen att ert resultat kommer försämras under året till följd av utbrottet av Covid-19 så kan ni lämna in en preliminär inkomstdeklaration för att sänka beloppet på den debiterade preliminärskatten som ni betalar varje månad. Läs mer hos Skatteverket och kontakta din konsult på PE om du önskar hjälp med detta.
Skatteverket om ändring av debiterad preliminärskatt.
Se över era avtal
I dessa tider kan det även vara bra att se över ingångna avtal. Utbrottet och spridningen av Covid-19 kan vara skäl att åberopa force majeure. Det innebär att det kan finnas möjlighet att bli befriad från visst ansvar för avtalsbrott som kan behöva begås p.g.a. oförutsägbara och övermäktiga händelser.
När det kommer till force majeure är det viktigt att se till vad som står skrivet i respektive avtal då det inte finns någon lagreglering om detta i Sverige. Däremot så kan det se annorlunda ut i andra länder. Se över eventuella klausuler om just force majeure i de avtal som finns. Ni måste se hur klausulen är utformad och vilket lands lag som gäller om det är så att ni har avtal med part i annat land.
Huruvida det går att åberopa force majeure eller ej måste bedömas från fall till fall och utifrån varje separat avtal, därför rekommenderas att juridisk hjälp anlitas för att kunna göra en korrekt bedömning.
Utdelning
Denna kris kom också mitt i en stor bokslutsperiod då många bolag upprättar årsredovisningar, har planerat för årsstämma och då även planerat att lägga fram förslag på utdelning till bolagets ägare. Har utdelning ännu ej beslutats om så kan det vara viktigt att se över en extra gång i och med att det kan kräva en stor likvid förändring i samband med utbetalning av en utdelning. Tillväxtverket har t.ex. gått ut med att informationen om att de inte tycker att det är lämpligt att utdelning utbetalas i samband med ansökan om stöd för korttidspermittering. En utdelning i dessa tider kan även försämra bolagets långsiktiga soliditet som kan komma att bli viktig efter krisen och då avgöra bolagets finansieringsförmåga.
Årsredovisning
Är bolagets årsredovisning ej upprättad än så är det viktigt att tänka på den upplysningsplikt som bolaget har i årsredovisningen. För bolag som upprättar årsredovisning per 191231 så har detta virusutbrott antagligen påverkat bolaget i någon utsträckning nu i det nya räkenskapsåret. Därför bör information adderas i en not, ”Väsentliga händelser efter räkenskapsårets slut”, om hur detta har påverkat bolagets verksamhet, utefter vad som är känt vid upprättandet av årsredovisningen.
För bolag som byter räkenskapsår nu efter virusutbrottet ska information om dess effekt på verksamheten istället noteras i förvaltningsberättelsen, under ”Väsentliga händelser under räkenskapsåret”.
PE-kund? Kontakta din konsult så hjälper de dig att lägga in informationen på rätt ställe i årsredovisningen.
Företagsrekonstruktion
Upplever ni redan nu stora betalningssvårigheter och till och med går i tankar om att ta beslut om konkurs? Då kan företagsrekonstruktion vara ett alternativ. Som regel kan t.ex. utmätning inte ske på bolag som är under rekonstruktion. Bolaget tilldelas en rekonstruktör som hjälper till att upprätta ett offentligt ackord för att hjälpa bolaget att försöka fortsätta bedriva verksamhet.
Se vårt webinar om företagsrekonstruktion för mer information.
PE-kund? Detta är inte något vi kan hjälpa dig med men går du i dessa tankar så kontakta gärna oss på PE så ska vi försöka guida dig rätt.
Konstaterad kundförlust
Skatteverket har gjort ett ställningstagande när det kommer till kundförluster som uppstår i dessa tider då risken för att inte få betalt är större än normalt. Då en kundförlust anses vara konstaterad får bolaget minska den utgående momsen som tidigare tagits upp och i normala fall är reglerna kring detta strängt reglerade. Nu har Skatteverket på grund av det ekonomiska läget lättat på dessa regler och den utgående momsen får minskas om följande villkor är uppfyllda:
Dessa lättade regler gäller för fakturor som är utställda den mellan perioden 1 februari – 31 december 2020.
Läs mer om momsfrågor som uppkommit efter utbrottet av Corona på Skatteverkets sida.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
I likviditetsrapporten har vi sammanställt all information som finns i PE Accounting och hör till våra kunders likviditet.
Vi hämtar informationen från sådant som är attesterat och skapat i PE och i sin tur genererar information som vi faktiskt kan se påverkar framåt i tiden. Det som inte tas med automatiskt i beräkningarna är sådant som sker utanför PE Accounting men som våra kunder hanterar på annat håll.
Belopp som inte systemet kan hitta på automatik kan stansas in manuellt i rapporten eller så kan likviditetsrapporten laddas ner och användas i till exempel excel eller annat BI-berktyg.
Här är vår enkla första presentation för våra kunder. Mer detaljerade förklaringar till rapportens olika delar finns på utbildningssida för befintliga kunder.
Vi hoppas likviditetsrapporten ska bli ett verktyg som underlättar kontroll nu och även framöver. Det är en betaversion och kommer dessutom säkerligen bli ännu skarpare framöver.
Är du kund hos PE Accounting kan du ställa frågor direkt till er konsult hos oss.
Du som inte är kund är förstås lika varmt välkommen att höra av dig och reda ut om vår redovisningstjänst + ekonomisystem skulle underlätta er kontroll över ekonomin.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Idag utgör ”giggarna” cirka 20% av arbetsstyrkan i Sverige och andelen växer. De alternativ som finns för att sköta administrationen kring deras arbete är dyra, osmidiga och semi-digitala. Workamo ska fokusera på att underlätta relationen mellan gigarna och bolagen som anställer dem.
Vi tror det är där vi kan göra störst skillnad. EPTI:s så kallade venture builder modell kombinerad med tekniken från PE Accountings automatiserande ekonomisystem blir kraftfull och vi kommer tillsammans lösa en stor utmaning för gig-ekonomin. – Arli Mujkic, vd och grundare på EPTI.
PE Accounting har sedan 2011 utvecklat ett eget ekonomisystem med effektiva automatiserade ekonomiprocesser och erbjudit det i kombination med en redovisningstjänst. Samarbetet med EPTI kring Workamo är enligt dem ett sätt att låta fler än de som driver företag dra nytta av den teknik de arbetat länge med att förfina.
Det här är en satsning vi verkligen sett fram emot. Vi vill ge fler möjligheten att använda vår teknik helt enkelt. Redan idag har vi kunder med hundratals anställda som bara har en ekonomisansvarig, det är en fingervisning om vad som redan är möjligt. Med rätt processer, människor och teknik kan vi hjälpa allt fler att minimera administration och fokusera på rätt saker. – Olle Rydqvist, medgrundare och CEO på PE Accounting.
Tjänsten är helt skalbar och fungerar lika bra för företag med 5 som 500 anställda. Kunderna består till större delen av tjänsteföretag som säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster.
Sedan början av 2019 är SEB delägare och PE Accounting har blivit Di Gaseller senaste fyra åren med en tillväxt om 50% årligen mot föregående år.
EPTI är en venture builder som grundades i Stockholm 2017 och finns på åtta platser i Europa. Med en kombination av mjukvaruutvecklare, entreprenörer, designers och investerare så arbetar vi efter devisen ”we empower innovation”.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Du kan blunda och tänka att det inte gäller just din bransch eller din verksamhet. Du kan tycka att din roll är extra viktig för organisationen, eller att ditt bolag är unikt, men har du verkligen råd att inte reflektera djupare över vad som kan komma? Det kan nämligen innebära att du inte finns imorgon. Begreppet automatisera eller dö kan inte symboliseras starkare än genom att belysa den konkurs som flygjätten Thomas Cook genomgår. Resenärers köpmönster och beteenden har uppenbarligen ändrats och det har gått ganska snabbt. Att boka resan via onlinetjänster är en självklarhet för de flesta konsumenter och ändå höll bolaget fast vid många fysiska butiker och manuella processer. Det kostade dem framtiden. Är du beredd att ta den risken?
I en helt digital och automatiserad ekonomilösning sker alla moment automatiskt då systemen är integrerade med varandra och oberoende av mänsklig interaktion. Som CFO, redovisningsekonom eller annan anställd på ekonomiavdelning eller redovisningsbyrå behöver du därför fundera över vilka kompetenser du behöver imorgon och även hur era roller utvecklas i takt med att fler manuella steg sköts av datorer. Ekonomiavdelningens roll och insikter är viktiga och kommer att fortsätta vara viktiga hur mycket vi än digitaliserar. Men ni ska göra annat än de manuella arbetsmoment som många sitter med idag. Både ekonomiavdelningen och leverantörer av redovisningstjänster måste automatisera eller dö! Hur hårt det än låter…
Men det handlar inte om att robotar tar över alla jobb. Det handlar om att låta systemen göra manuella mellansteg idag så att du kan lägga tid och fokus på att se till att ni finns imorgon. Din kompetens ska nyttjas till att analysera de beslutsunderlag som systemet tar fram åt dig, mer eller mindre automatiskt. Din kompetens ska nyttjas till att dra slutsatser, ge kloka råd, anpassa regelverk efter bransch, göra prognoser och planera för tillväxt. Inte till att registrera enskilda affärshändelser eller skapa manuella bokföringsunderlag. Inte heller till att hantera Excelfiler med släpande underlag som inte alltid ger en korrekt bild ens. Sluta med det – time is money!
Så tänk igenom vad du ska lägga tiden på när automatiseringen väl frigör tid åt dig. Om du lägger tiden på rätt saker, som skapar värde, så kommer ingen robot att ersätta dig – de kommer att hjälpa dig att må och prestera bättre! Se därför systemet som din digitala assistent istället för ett hot. Vilka svåra (och ibland) tråkiga uppgifter vill du lägga på din digitala assistent och på vilka områden behöver du utvecklas?
Skulle projektuppföljning, kvittohantering, lön och fakturering vara områden som du vill ska skötas mer effektivt med hjälp av automatisering? Bra! Det skulle frigöra massa tid för dig och din organisation. En viktigt fråga innan du kan komma igång. Hur ser era interna processer ut idag? Detta är nämligen kärnan i automatisering. Varför? Jo, för att automatisering kommer från digitalisering. Och digitalisering i sin tur bygger alltid och utan några som helst undantag på välfungerande processer. Här finns inga genvägar eller undantag och din framgång beror på ditt ledarskap. Du som CFO bär ansvaret för att se till att ni har välfungerande processer som en grund för att faktiskt kunna automatisera och överleva.
Är din bokföring händelsestyrd idag? Sluta med det! Om du är ute efter att arbeta mer effektivt och säkert, med stöd av automatisering, så måste din bokföring vara process-styrd. Först då har ni möjlighet att följa med i utvecklingen och även dra nytta av den teknik som finns idag och kommer att utvecklas framöver.
För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först och främst bestämma dig för att du vill förändras. Det är lätt att svara ja för att omvärlden kräver en digitalisering. Det är förvisso en bra morot, men det kommer inte att räcka när det blir skakigt längs vägen. En förändringsresa kräver mod, uthållighet och en stark vilja. Så bestäm dig för om du verkligen vill förändra eller inte och var beredd på konsekvenserna oavsett ditt val. När du är redo ska du satsa på följande tre nycklar för att lyckas hämta hem affärsvärdet av en digital ekonomifunktion.
1. Ledarskap och förändringsledning. Inget skepp vänds av en ensam ledare, du behöver få med dig alla på resan. Här spelar ledarskapet en avgörande roll för er framgång. För att lyckas digitalisera ekonomiavdelningen måste du veta var ni befinner er idag, vart ni vill befinna er imorgon och tydligt kommunicera ut syftet med förändringen. Varför ska ni införa automatiserad bokföring? Vad innebär det för medarbetarnas vardag? Och vad är risken om ni inte gör det?
2. Processer, processer och åter processer. Utan processer kan du inte automatisera. Rucka aldrig på kravet av välfungerande interna processer. Det är processerna som lägger grunden till en automatiserad bokföring och det är processerna som gör att ni kan växa och skala verksamheten.
3. Använd experterna till rätt sak. Ett system kan göra de allra flesta transaktioner mer effektivt och korrekt än vi människor. Med välfungerande processer i grunden minimeras risken för fel och du kan fokusera på kontroll, analys och utveckling. Men utan rätt kompetens, intern såväl som extern, får du på sin höjd ut halva värdet av investeringen. Du jobbar digitalt och effektivt ja, men det är experterna som kan hjälpa dig att analysera och göra något vettigt av underlagen som systemet tar fram åt dig. Så använd systemet till repetitiva manuella steg och lyft värdet på ekonomipersonal och redovisningskonsulter som de experter på ekonomi de i de allra flesta fall är.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Företag måste kunna använda sin bokföring för att fatta välgrundade beslut och fokusera på att skapa mer värde istället för att ständigt öka utgifterna för redovisning i takt med att de växer.
Genom att erbjuda kombinationen av en redovisningstjänst och ett system där allt som rör ekonomin samlas kan vi idag automatisera en stor del av den klassiska administrationen och leverera mer eller mindre realtidsuppdaterade siffror.
En viktig del för att lyckas så bra som vi gör år efter år är att vi har stor respekt för vad tekniken klarar av och när det krävs en människa. Vi har också tillåtit oss att växa organiskt och utvecklas som företag och tjänst i rätt takt. – Olle Rydqvist, medgrundare och VD på PE Accounting
Tillsammans med den nya delägaren SEB har de bland annat lanserat en snabb integration för att kunna se alla banktransaktioner och matcha mot fakturor direkt i ekonomisystemet. Samarbetet går enligt de själva ut på att skynda på utvecklingen till kundernas fördel.
Alla vet att digitalisering och automatisering är här för att stanna och vi är tacksamma över att vi kan vara med och påverka så mycket som vi faktiskt gör idag.
Vi måste skynda på utvecklingen och på samma gång se till att både redovisnings- och lönekonsulter, banker, byråer och företag hänger med på resan. Förutsättningarna för att lyckas med det blir helt enkelt bättre när vi har SEB som delägare. – Olle Rydqvist
När fler svenska företag kan fokusera på att skapa mer värde gynnar det hela samhället. Det här är ingen liten fråga utan måste flyttas upp ytterligare på dagordningen i både styrelserum, hos politiker och i samhället i stort” fortsätter Olle Rydqvist.
PE Accounting värderas till omkring en kvarts miljard, omsatte förra året 62 Mkr och räknar med att omsätta 85-90 Mkr 2019. De har 102 anställda och finns i både Stockholm, Göteborg och Malmö. De satsar på att hjälpa tjänsteföretag med 5 till 500 anställda då de har lättare för att automatiseras.
Sedan starten 2011 har vi fokuserat mer eller mindre uteslutande på att automatisera så mycket som möjligt av processen från att en timme rapporteras eller en transaktion sker till att det blir fakturor, lön, bokföring och rapporter.
Vi har undvikit de flesta företag som säljer fysiska produkter då det kräver avancerade lösningar för redovisning av till exempel lager. Idag har vi omkring 700 kundföretag och 17.000 användare, en siffra som ständigt växer.
Jag vill lyfta att den här typen av förändring inte är möjlig utan företag som tar steget och satsar på vår typ av tjänst. Våra kunder påverkar vår utveckling i allra högsta grad och är en viktig byggsten i utvecklingen av PE Accounting och framtidens redovisningstjänster. – Olle Rydqvist
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Varje år betalar alltför många arbetsgivare ut för lite i semesterersättning till sina anställda och då framför allt till dem som har provisionsbaserad lön. För en del är det på grund av att de inte vet om vad som faktiskt gäller men andra väljer att medvetet strunta i utbetalningarna. Vi hoppas att alla våra kunder känner till vad som gäller, fråga gärna er konsult om ni är osäkra.
Enligt semesterlagen finns det två sätt att beräkna semesterlön; sammalöneregeln och tolvprocentregeln (brukar vanligast benämnas procentregeln). Vilket av dessa sätt som används avgör den anställdes löneform
Procentregeln kan även tillämpas för dem med månadslön om man skulle vilja, det vanligaste är däremot sammalöneregeln.
Kort sagt fungerar de olika modellerna så att vid sammalöneregeln behåller de anställda sin månadslön vid semestertillfället och får sedan ett tillägg på minst 0,43% för varje betald semesterdag som tas ut. Vid procentregeln får de istället 12% på intjänad lön under året som gått.
För er som har anställda med både månadslön och rörlig lön säger semesterlagen att man kan ha sammalöneregeln om den rörliga lönen är lägre än 10% av den totala uppskattade årsinkomsten. Är den rörliga lönen däremot högre än 10% ska istället procentregeln appliceras.
Tillhör ni skaran som har anställda med både månadslön och provision, där den rörliga lönen är lägre än 10%? Då är det framför allt till er som den här texten vänder sig.
Provision är semestergrundande rörlig lön. Precis på det sätt som övrig rörlig lön hanteras enligt procentregeln ska provisionen ges detsamma, det vill säga 12% i semesterersättning. Vid endast provisionsbaserad lön är detta möjligtvis lättare att känna till eftersom man då har procentregeln som semestermodell men för de som har både månadslön och rörliga lönedelar kan det se annorlunda ut. Oftast har man en månadslön med en liten provisionsdel och varje gång semester plockas ut betalas semestertillägg ut enligt sammalöneregeln och är baserad på månadslönen. Det är här många inte vet om att man även ska få ersättning för den rörliga lönen, det vill säga att man ska få för både och!
Det är vanligare än vad man kan tro att semesterersättning på rörlig lön uteblir vilket naturligtvis är mycket tråkigt, framför allt eftersom anställda då inte får all den ersättning de är berättigade till. Om du känner dig minsta osäker på hur ni hanterar semester – våga ta hjälp. Det är bra om det kommer på tal så att ni då kan få rätsida på det.
Om ert företag har kollektivavtal så ska ni följa det som står där. Ett kollektivavtal kan aldrig göra det sämre för den anställde vad gäller semesterlagen men det kan finnas mer förmånliga regler. Till exempel är det vanligt att tjänstemän har ett semestertillägg som uppgår till 0,8% istället för lagens 0,43%. När det handlar om rörliga lönedelar uppgår semestertillägget ofta till 0,5% av den totala rörliga lönen för varje betald semesterdag.
Om just du som läser detta tror eller vet att ni tillhör den grupp som medvetet väljer att utelämna utbetalningen av semesterersättning på den provisionsbaserade lönen till era anställda vill jag be er tänka om. Genom det valet så drabbar det inte bara den anställde som får för lite semesterlön utan det kan även få stora konsekvenser för ert företag. Dels kan en stor summa pengar behöva betalas ut i klump och kan påverka företagets likviditet och dels eftersom det är lagstadgat att betala ut denna typ av semesterersättning räknas det som lagbrott att hålla inne pengarna. Då kan det även bli tal om stora skadestånd. Så gör rätt från början så blir alla parter nöjda och glada!
Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur PE skulle kunna hjälpa er att få realtidsuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller för tillväxt!
Läs mer om hur löneprogram/ lönesystem och automatisk lönekartläggning fungerar med PE Accounting.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
