– De som lyckas optimera flödet och, i så hög utsträckning som möjligt, automatisera manuella mellansteg från rapporterad konsulttimme till kronor och ören på banken är morgondagens vinnare i konsultbranschen, säger Damir Pepic, CGO på PE Accounting.

– Enligt en undersökning som gjordes av Novus under våren 2020 har Corona påskyndat digitaliseringen och utvecklingen hos många svenska företag. Många konsultbolag har mer eller mindre tvingats att genomföra förändringar som tidigare tog flera år på bara några veckor. Det är bra! Det tvingar konsultbolag att se över processer och flöden för att kunna automatisera så mycket som möjligt. Det i sin tur frigör tid till att fokusera på att vinna fler uppdrag, rekrytera rätt talanger och behålla nyckelkompetens samt påverka rörelsemarginalen. Faktorer som är helt avgörande för konsultbolag. Därför är automatisering det nya svarta inom konsultbranschen och många konsultbolag har redan påbörjat resan, forsätter Damir.

– Revolutionen har dock inte skett över en natt. Utvecklingen har varit på gång under lång tid för att nu att ta enorma kliv framåt med omvärldens förändringar. Vi ser idag bland annat helt automatiserade processer för komplex koncernredovisning, något som inte kunnat göras tidigare. Så komplettera digitaliseringsgarderoben med en en mer modern och automatiserad ekonomiprocess, det är nämligen så det kommer att se ut framöver, avslutar Damir.

De konsultbolag vi har träffat hittills har alla haft följande gemensamma utmaningar där automatiserad ekonomilösning varit en stor del av lösningen:

• Beläggning och uppföljning i realtid- som konsultchef vill du kunna se beläggningsgraden på varje konsult för att kunna planera uppdragen framåt, men också för att kunna ha koll på marginalen per konsult. Att ha tidsredovisning, fakturering och redovisning i ett och samma system med automatiserade flöden däremellan gör det lätt att konvertera en konsulttimme till pengar på banken, utan att ha massa manuella mellansteg. Ni kan automatiskt ta betalt för varje konsulttimme, fördela intäkterna, hantera ersättningsmodeller, styra projekten och följa debiteringsgraden i realtid. Dessutom finns det en mobilapp så att konsulterna kan tidrapportera när som helst, var som helst.

• Projektredovisning-  som projektledare eller controller på ett konsultbolag vill du kunna ha koll på marginalerna för varje projekt. Du vill dessutom ha denna överblick i realtid så att du kan agera snabbare och öka förutsättningarna för ökad lönsamhet i projektet. Återigen blir lösningen att samla projektredovisningen i samma system som fakturering och redovisning för att kunna automatisera i så hög grad som möjligt. Du kan styra behörigheten i respektive projekt baserat på antingen aktiviteter, priser eller projektmedlemmar. Prissättningen i ett automatiserat system är flexibel och kan utgå från exempelvis aktivitet eller konsult, eller till och med en kombination av båda. Det ska givetvis även finnas möjlighet att följa såväl fastprisprojekt som löpande konsultuppdrag.

• Utlägg och kvitton- de flesta konsultbolag har en hel del administration kring utlägg och kvittoredovisning. Genom att automatisera processen kan konsulten fota och skicka in kvitton via en mobil app och sedan låter ni bokföringen sköta sig själv där utgifter förknippas med specifika projekt. Med företagskort kopplade till enskilda personer, och utlägg som automatiskt betalas på nästkommande lön, får du full kontroll över alla utgifter. I realtid, dessutom.

• Rekrytering och lön- konsulterna är kärnverksamheten i ett konsultbolag. Att lyckas attrahera nya medarbetare är en stor utmaning för konsultbolag. En annan utmaning är givetvis att ett ökat antal medarbetare skapar en större administration för ekonomifunktionen och lönehanteringen. Ju mer ni automatiserar här desto mindre manuella mellansteg krävs vid lönehantering. I en automatiserad lösning är lönen en naturlig del av de ekonomiska processerna. Därför genereras löneunderlag och specifikationer automatiskt, så att ni kan få en total översikt innan utbetalning. Systemet skickar också in kontrolluppgifter, mailar lönespecifikationer, reglerar semesterskulder och uppdaterar rapporter. Allt som krävs är ett klick.

 Innan vi använde PE Accounting var vår redovisning personberoende och det krävdes en hel del manuell administration för att ha kontroll över alla siffror. Med många konsulter och en omfattande verksamhet blir det till exempel väldigt många fakturor som ska stämmas av mellan konsulten, slutkunden och oss på Berotec centralt.

 

Tillsammans med PE Accounting kom vi fram till att det här måste gå att automatisera på något sätt. Det var helt enkelt nödvändigt för att vi skulle få kontroll över allt som sker och ägna alla resurser åt att ta hand om våra konsulter och hitta rätt uppdrag. – Åsa Söderbergh, COO på Berotec. 

Vill du också ta kontroll över flödet från en konsulttimme till pengar på banken i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på era konsulter och verksamheten? Då är det dags att dyka in i framtiden och automatisera det som går. Många konsultbolag har redan börjat resan… gör det du också!

Lista över innehåll:

• Hur mycket kan du automatisera? – 4 krav för automatiserad redovisning

• Hur viktigt är kontroll för dig? – olika typer av leverantörer för redovisning

• Vill du veta hur det går just nu? – fråga hur snabbt du kan se uppdaterade rapporter

• Vill du få hjälp att nå era mål?

• Hur mycket fel kan du acceptera?

• Kan du tänka dig att optimera verksamheten?

• Vad är viktigt för dig? Frågor för att jämföra redovisningsbyråer och ekonomisystem

Det som många kallar automatiserad redovisning eller automatisk bokföring är inte längre en framtidsvision eller ett spännande startupexperiment, utan något som sker här och nu och redan har fått stora konsekvenser. Ett tydligt tecken på att klassiska arbetssätt inte längre är aktuella är att de traditionellt sett starka aktörerna helt eller delvis har sålt sina redovisningsenheter och de flesta redovisningsbyråerna och ekonomisystemen har tvingats implementera någon form av automatisering, av enskilda händelser eller hela processer för att hänga med.

Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.

1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.

2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.

3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.

4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.

Siffrorna som redovisningen genererar kan i bästa fall hjälpa er att nå längre än någon annan gjort förut eller i värsta fall navigera helt fel i tillväxtresan om de inte stämmer. 100% kontroll på siffrorna är en viktig framgångsfaktor, vare sig ni är i uppstarten eller en etablerad jätte.

Kontroll behöver däremot inte innebära att ni måste göra allt själva. Det kan vara svårt att vara experter på redovisning och bokföring när det troligtvis är något annat ni egentligen fokuserar på som bolag.  Det gäller att hitta den perfekta balansen mellan intern kontroll över ekonomin, outsourcing för att få rätt specialistkunskaper och mer eller mindre digitalt och automatiskt stöd från system.

Det finns förstås inte ett rätt svar som gäller alla, men så få manuella steg som möjligt, så lite personberoende som möjligt och så uppdaterade siffror som det bara går ger en bra grund för att få 100% kontroll över er ekonomi.

Här är några olika typer av leverantörer för din redovisning ur ett kontrollperspektiv.

• Systemleverantörer + inhouse ekonomifunktion
  Att köpa in ett system som ni sköter själva innebär givetvis att du har full kontroll. Hur uppdaterade eller rätt siffrorna blir beror sedan på processerna, internt hos er och kring systemen. Ansvar och arbete ligger på din egen ekonomiavdelning. Detta kan vara lösningen för dig som vill ha 100% kontroll, men inte vill ha löpande stöd kring redovisning, bokföring, lön, deklarationer etc. Ni sköter allt själva med andra ord. Resultatet är helt beroende av era processer, ansvar och val av en eller flera systemleverantörer. Fördelen är just kontrollen. Nackdelen är framförallt personberoendet internt. Sedan är risker och effektivitet helt beroende av om ni har många olika system och hur mycket som måste skötas manuellt i själva inmatningen av data eller överföringar mellan olika system.

• Redovisningskonsulter
  Här har du förmodligen ett system ni köpt in separat från konsultationen, men vill inte eller har inte kompetensen att sköta allt inom ekonomifunktionen. Du kan exempelvis ta hjälp av experter inom lön, skatt eller bokföring för att sköta vissa specifika frågor. Det passar dig som inte har så mycket återkommande behov av stöd, inte vill bygga en större intern ekonomifunktion eller driver en liten verksamhet. Är 100% kontroll viktigt så se till att du både har kontroll över vad som ingår, att du säkerställt processerna kring redovisningen, att du snabbt kan få tillgång till alla siffror och att det är så få faktorer som möjligt som påverkar deras tillförlitlighet. Fördelen är att du får hjälp med redovisningskompetensen av någon som kan. Nackdelen är att du har mindre kontroll och riskerar skenande kostnader om du behöver återkommande hjälp från en eller flera leverantörer som debiterar timmar.

• Helhetslösningar – konsulter + olika system från tredje part
  Här köper du in systemet plus expertisen från samma leverantör. Du har systemet till en månadskostnad och tillgång till experter när du behöver dem. Graden av kontroll du får och vilken support som ingår kan dock variera väldigt mycket från lösning till lösning. Hur säkert och rätt det blir handlar mycket om hur processerna ser ut och om det finns risk för mänskliga fel eller brister i överföring mellan system eller i samband med att data kommer in i systemen. Det här kan vara ett alternativ om ni hittar en leverantör som verkligen kan er bransch och har en bra anpassad kombination av system, processer och kompetens. Var noggrann med att få någon form av redogörelse för hur system och konsulter samverkar för att minimera onödiga steg och vad som konkret ingår från dem och de system de vill använda. Är det viktigt med 100% kontroll så ska du välja en lösning där du äger dina egna siffror och kan få ut allt på ett enkelt och smidigt sätt. Är det viktigt att experterna som ska stötta dig verkligen förstår din verksamhet så ska du välja en lösning där du får dedikerade konsulter istället för en mer allmän support. Men graden av support och kontroll kan alltså vara varierad här, allt från medel till 100% kontroll. Fördelen är att du får hjälp med rätt kompetens och de har valt system de känner till. Nackdelen är att du har mindre kontroll och i slutändan ändå är beroende av både de som utvecklar systemet och de som levererar rådgivningen.

• Helhetslösningar – redovisningskonsulter + systemutvecklare
  Det finns några leverantörer som både utvecklar sina egna mer eller mindre omfattande system och erbjuder redovisningskonsultationen från samma företag. Du får ofta betala en månadskostnad där mer eller mindre support och löpande stöd ingår. Även här är säkerheten och leveransen helt beroende av att det finns fungerande processer. Leverantören blir med andra ord så bra som de lyckas förstå och systematisera resan från händelse till rapport. När redovisningskonsulter och systemutvecklare samverkar så kan de hjälpa er att både upptäcka avvikelser och svara på frågor som annars måste skickas vidare till en systemleverantör.  Det gör det här alternativet extra intressant i en tid när mycket digitaliseras och nya processer ofta är nödvändiga. Leverantörerna av helhetslösningar skiljer sig från varandra framförallt utifrån hur mycket som är möjligt att sköta i just deras system samt vilken storlek, bransch och komplexitet de stödjer. För att du ska veta om du får 100% kontroll över siffrorna är det här helt avgörande att du kan se och följa allt som sker in i minsta detalj och om du kan få rätt stöd när du behöver det. Fördelen är att ni får stöd från både redovisningsproffs och systemutvecklare som arbetar tillsammans, att ni har så få leverantörer som möjligt och ni behåller kontrollen över siffrorna. Nackdelen är att ni inte styr allt själva utan behöver mer eller mindre externt stöd. Hur bra deras kombination av redovisningstjänst och ekonomisystem blir är beroende av om deras system kan hantera er storlek och typ av verksamhet och om de har rätt kompetens internt.

Sikta så nära realtid som möjligt

Idag går det med rätt uppsättning och leverantörer att få fram rapporter som med vissa begränsningar kan visa hur det går för ditt företag precis just nu. Det finns fortfarande en del hinder kvar i form av brist på standarder och tillgång till data från en del aktörer som envist står emot utveckling av integrationer eller frekventa uppdateringar av data. Gör det du kan för att minimera antalet hinder. Standardisera allt som är möjligt och välj leverantörer som kan leverera uppdaterade siffror.

Realtidsuppdaterade beslutsunderlag har blivit konkurrensfördel

För den som är van vid att en gång i månaden gå igenom siffror i månadsboksluten kan det verka onödigt att närsomhelst kunna se hur det går men i takt med att fler bolag följer sina resultat mer eller mindre i realtid och tar beslut baserat på detta blir det en viktig konkurrensfördel.

Den som kan testa, utvärdera och styra sin verksamhet i rätt riktning baserat på siffror som stämmer hela tiden istället för en gång i månaden har helt enkelt bättre förutsättningar att både tackla stora förändringar, planera sina finanser och angripa marknaden på bästa möjliga sätt. 100% kontroll betyder helt enkelt inte bara att du vet hur det går, du kan också använda siffrorna för att styra verksamheten, i realtid.

Stöd för din verksamhet

En viktig parameter att ta med i valet är om de olika tjänsterna och systemen stödjer just din typ av verksamhet och hjälper dig nå dina mål över tid. Om du driver en konsultorganisation exempelvis är tidsrapportering och projektuppföljning väldigt viktiga aspekter som din lösning måste hantera.

Det gäller förstås inte bara system utan det är även viktigt att konsulter antingen har arbetat med liknande verksamheter tidigare eller visar att de kan sätta sig in i vad ni gör och anpassa sin leverans efter detta.

Skalbarhet och långsiktighet

Försök att hitta leverantörer som klarar av att hantera så stora delar av ert behov som möjligt och kan säkerställa att redovisningen fungerar nu och i takt med att ni växer. Du vill inte behöva byta leverantörer om något år igen eller riskera att börja om från början.

Fråga leverantörerna vilka fördelar det  finns med att ni väljer dem idag och hur det utvecklas i takt med att ni växer? Den stora vinsten kanske kommer inom några år? Oavsett så vet ni i alla fall hur länge leverantörerna kommer att vara relevanta och kan planera utifrån det.

Målet måste vara att siffrorna stämmer hela tiden

De flesta bolag har ambitioner att växa på något sätt. Då är det förstås jätteviktigt att system, människor och processer hänger med. Men det är minst lika viktigt att allt blir rätt – 100% av tiden. De flesta brukar inte acceptera felmarginaler i sina finanser eller viktiga rapporter och stora mängder tid ägnas årligen åt felsökning och utredningar kring boksluten. Målsättningen måste vara att ha 100% rätt siffror, 100% av tiden.

Minimera antalet manuella steg

För att nå dit är det viktigt att ni minimerar alla manuella mellansteg som finns i organisationen idag och berör er redovisning och ekonomi. Manuella mellansteg som inte är värdeskapande kostar inte bara pengar i form av värdefull tid, utan är också en risk för fel som blir kostsamma och ger felaktiga siffror tills de är utredda. Därför börjar en felfri och automatiserad redovisning alltid i dina ekonomiprocesser.

Förstå hela processerna

Så frågan du bör ställa dig är hur mycket fel du acceptera i de dagliga siffrorna? Om svaret är noll så måste du ta kontroll över situationen. Säkerställ vilka processer som är grunden för era siffror och rapporter. Följ händelser från transaktion till rapport och ta reda på var du kan få hjälp att kapa manuella mellansteg. Förstår du era processer och har kontroll över vad som sker är det också lättare att hitta rätt leverantörer som är rätt för er.

Gör om och mer rätt

När du ska implementera nya system är det frestande att bara lyfta över information från ett tidigare system och köra på som vanligt. Gör inte det. Om ert tidigare sätt att arbete är 100% optimerat för modernare, mer automatiserade processer så kör på, men om ni har en hel del manuella mellansteg som de flesta andra organisationer måste du inventera dina processer innan du implementerar nya system. Annars bygger du in risker för fel vilket är onödigt när det faktiskt finns alternativ. Du får heller inte ut automatiseringens fulla värde.

Inventera processer

Så ställ upp era processer i en tydlig inventering och ta reda på vad era potentiella leverantörer kan hjälpa er att göra med färre manuella steg i samband med implementeringen. Det behöver kanske inte vara stora förändringar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst kan ni stöta på processer som är svårare att standardisera än andra eller som har mindre systemstöd.

Få rätt hjälp från början

Ställ krav på era leverantörer och se till att ni får hjälp från några som har gjort liknande omställningar tidigare. Rätt implementeringsteam kan hjälpa er med förslag, utbildning och best practice som gör att ni kommer vidare utan att tumma på vare sig kvalitet eller effektivitet.

Det bästa med att göra en seriös inventering och implementering istället för att bara köra på som vanligt är att eventuella felaktigheter och surdegar faktiskt kommer upp till ytan. Då har ni chansen att göra om och göra rätt så att du får ut maximalt affärsvärde från era nya leverantörer redan från dag ett.

Här kommer några bra frågor att lyfta när ni jämför alternativ. Det är bara ett utdrag av frågor som kan vara relevanta för er. Gör er egen lista och ta reda på vad som är möjligt för just ert företag. Du kan också ladda ner vårt färdiga exceldokument där det bara är att fylla i och komplettera.

Frågor att ta upp när du ska byta redovisningsbyrå eller ekonomisystem

1. Ingår både system och redovisningstjänst?
2. Får ni en fast månadskostnad och vad ingår i detalj?
3. Får du dedikerade redovisningskonsulter eller en allmän support?
4. Finns det specialister även på lön att tillgå?
5. Ingår posthantering, fakturascanning och lagring?
6. Får ni stöd kring standardisering av era ekonomiprocesser inför starten?
7. Är konsulterna certifierade redovisningskonsulter enligt SRF Konsulterna eller FAR?
8. Går det att logga in och komma åt allt i samma system? Eller krävs inloggning i olika system?
9. Finns tidrapportering och projektuppföljning integrerat i systemet?
10. Finns lön i samma system och har stöd av automatiserade processer?
11. Finns utläggshantering i systemet och kan data från köp med företagskort hämtas per automatik?
12. Koppling till bank? Behöver du logga in på banken för att se kassan, inbetalningar etc. eller ser du allt direkt i systemet?
13. Finns det effektiva processer för bokslut och deklarationer?
14. Är det möjligt att skapa andra integrationer med systemets API?
15. Är rapporterna mer eller mindre realtidsuppdaterade i systemet?
16. Kan revisorn hämta alla rapporter direkt i systemet?
17. Kan ni växa med systemet eller måste ni byta om ett par år?

Omsättningsstödet (eller omställningsstödet som det också kallas för) är ett stöd som tidigare har gått att ansöka om. Först avsåg det minskad omsättning i mars och sen utökades det till att avse perioder till och med juli månad. Ansökningsperioden för stöd för minskad omsättning i dessa perioder har nu stängt (30 nov) men förslag finns nu på att utöka stödet så att det kommer gå att ansöka även för årets sista månader, augusti till och med december.

Stödet kommer delas upp i två perioder. Stöd ges för perioden augusti – oktober till företag som har ett omsättningstapp på minst 40% i jämförelse med samma period 2019. För perioden november – december behöver omsättningstappet vara minst 30% för att ditt företag ska vara berättigade till stöd. Om ni kommer ansöka om detta stöd så glöm inte att kontakta din redovisningskonsult för att säkerställa att det inte saknas något underlag eller liknande för att kunna säkerställa att bokföringen är korrekt för dessa perioder. Detta för att säkerställa att ni i er ansökan lämnar korrekta uppgifter.

En viktig parameter för att också vara berättigad till stödet är att det inte får ha tagits något beslut om utdelning i företaget under perioden mars 2020 till och med juni 2021!

Har ni redan under 2020 tagit del utav stöd för korttidspermittering så är det viktigt att tänka er för kring åtgärder som utdelning och bonusar (eller någon form av extra lön som skulle kunna ses som bonus). Detta i och med att Tillväxtverket då kan anse att företaget inte gjort vad de kan för att minska på företagets lönekostnader.

Inte bara möjligheten till att ansöka om olika former av stöd har möjliggjorts till följd av utvecklingen av 2020. Skatteverket har även sett över möjligheten att ta upp konstaterade kundförluster och därmed ökat möjligheten er som har kunder med stora betalningssvårigheter att få tillbaka den utgående moms som deklarerats i samband med att fakturan ställdes ut. Förutsättningarna har alltså ändrats för att ni ska få rätt till att ta upp en konstaterad kundförlust:

• Köparen är en beskattningsbar person.
• Fakturan utfärdas mellan den 1 februari 2020 och den 31 december 2020.
• Det har gått minst 3 månader sedan fordran förföll till betalning.
• En skriftlig betalningspåminnelse har skickats ut.
• Säljaren och köparen är inte i intressegemenskap.

Mer tips av denna karaktär hittar ni direkt hos Skatteverket som ständigt uppdaterar sidan varefter aktuella frågor lyfts.

Är detta något ni önskar se över och få hjälp med att hantera som kund till oss? Kontakta din redovisningskonsult så hjälper vi dig.

Ett ovanligt år kräver också ovanliga åtgärder, det klassiska julbordet som många företag brukar erbjuda sina anställda är inte längre möjligt. Kreativiteten flödar och ni kanske försöker hitta på nya sätt att erbjuda era anställda en annan typ av julbord?

En viktig aspekt att tänka på är att det klassiska julbordet inte brukar vara skattepliktigt för era anställda då det klassificeras som intern representation vilket innebär att det är en gemensam måltid i en anvisad lokal. Detta innebär att måltiden kommer utgöra en skattepliktig förmån om ni väljer att bekosta julbord eller annan mat för era anställda på annat sätt, exempelvis genom att skicka hem mat till de som arbetar hemifrån.

I år är det även tillåtet att ge en större gåva än den vanligtvis skattefria julklappen till ett värde av 450 kr (ink. moms). Det beslutades nämligen tidigare i år att en skattefri coronagåva kan ges till ett värde av upp till 1000 kronor. Dessa går att kombinera till ett skattefritt belopp om 1450 kr.

Detta ovanliga år innebär också att de bolag som nu kommer upprätta årsredovisningar måste säkerställa att korrekt information delges i årsredovisningen.

Är du kund hos oss så kan du kontakta din PE-konsult så hjälper vi dig att se över vad som gäller för just ditt företag och vilken information som är aktuell för er att lyfta i årsredovisningen.

För 7–8 år sedan var digitalisering hett och nytt. De mest framåtlutade bolagen gick då över till en mer digital redovisning där pappersarbete minimerades och underlagen digitaliserades i hög utsträckning. Men vi vågar påstå att den tiden är förbi. Det innebär inte att alla ekonomiavdelningar är digitala idag, långt ifrån, men det innebär att möjligheten har funnits ganska länge. Att ha digitala underlag och minimera eller till och med slippa pappersarbete är inget nytt eller revolutionerande.

Dagens mer heta område är snarare automatisering. Vi vågar säga att ”Automatiserad redovisning är det nya svarta” och de som lyckas nyttja automatiseringen fullt ut är de som kommer att vara vinnare på en stenhård marknad. För oss har automatisering varit en grundläggande förutsättning redan från start. Vi vet att kostnadseffektivitet inte enbart hänger på att digitalisera, det ligger snarare i standardisering och automatisering.

Under de senaste åren har vi onekligen sett en markant förändring i hur företag hanterar sin redovisning. Automatiseringen av redovisning erbjuder en kostnadseffektiv lösning och en högre grad av precision och kontroll över företagets ekonomi.

I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av ett företags ekonomiprocesser och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:

I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av exempelvis kundfakturor och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:

En automatiserad lösning kan avsevärt förbättra hanteringen av kundfakturor. Du kan givetvis välja att skapa en kundfaktura manuellt, men om du har en automatiserad lösning så kan din faktura skapas automatiskt baserad på tidsredovisningen från dina medarbetare till exempel. Minimalt jobb för dig och maximal förutsättning för att det blir rätt. De allra flesta fel beror på människor som klipper och klistrar mellan olika system.

När det gäller att skicka fakturan, är det idag ganska onödigt att använda traditionell post när digitala alternativ finns. Oavsett hur du väljer att skicka den; vid attest så bokförs och periodiseras kundfakturan direkt i det fall då du har en automatiserad lösning. Om du kör mer traditionellt måste du själv (eller via redovisningsbyrån) bokföra och periodisera.

I en automatiserad lösning bör ditt system vara integrerat med banken så att du kan stämma av fakturor mot betalningar automatiskt. Både du som fakturaställare och kunden ska dessutom få påminnelser när det behövs. Du behöver alltså inte hålla koll på om pengarna kommit in eller inte, det sköter systemet åt dig.

Att ha koll på likviditet och kassaflöde är alltid viktigt, ibland helt avgörande. Därför vill du att allt stäms av direkt i systemet, via en bankintegration, så att du kan få reskontra och resultatrapporter i realtid. Det ger dig full kontroll över fakturering och intäkter.

Slutligen ska fakturan du skickar även skapa underlag för din momsdeklaration. Har du en traditionell lösning så kan du välja att göra detta själv eller via en redovisningsbyrå. Men väljer du en helt automatiserad lösning så skapas även underlaget för din momsdeklaration direkt när du skickar fakturan. Återigen för att minimera jobbet och endast göra det en gång och på ett ställe.

Traditionella metoder för att sköta ekonomin är inte längre kostnadseffektiva. Förmågan att lägga merparten av bolagets resurser på affärsnytta och kunna ställa om efter behov är allt viktigare för företagets framgång.

Redovisningsbranschen står inför en era av förändring driven av automatisering och digitalisering. Visst kan detta innebära att vissa manuella uppgifter automatiseras, men det skapar också nya, spännande möjligheter. Vi vill belysa fördelarna med automatisering av redovisning, som ökad effektivitet och färre fel, och argumenterar för att den frigör tid för redovisningsekonomer att fokusera på mer avancerade och värdeskapande aktiviteter. Istället för att se automatisering som ett hot, ser vi det som en katalysator för positiv förändring inom branschen.

När Stiftelsen för strategisk forskning för några år sedan publicerade en rapport om den framtida automatiseringen av den svenska arbetsmarknaden var det många som höjde på ögonbrynen. Oron var särskilt stor inom redovisningsbranschen – sannolikheten att 50 000 bokförings- och redovisningsassistenter skulle kunna ersättas av datorer under de kommande 20 åren bedömdes vara 97% — det var endast yrkesgruppen fotomodeller som bedömdes löpa en ännu större risk (98%).

Egentligen är det inte alls konstigt, då en dator egentligen gör allt som inte kräver ”mänsklig” logik bättre än vad en människa kan göra. En människa kan glömma saker eller göra fel, men vad en dator gör bygger på regelverk, den gör det man säger åt den att göra. Så länge regelverket håller så kommer datorn att leverera.

När det kommer till redovisningsbranschen så finns det en rad fördelar med att låta en dator göra jobbet:

• Produktiviteten ökar, då datorn är snabbare.
• Inga slarvfel görs, då den mänskliga faktorn elimineras.
• Krävande eller tråkiga uppgifter utförs alltid, datorn säger aldrig nej.
• Arbetet utförs alltid när det ska, oavsett om det är inom arbetstid eller inte.
• Beslutsfattare får bättre underlag, då all information finns tillgänglig i realtid.

Allt detta kan ju låta dystopiskt för en redovisningsekonom. Men så tycker inte vi att man ska se det. The Economist tog nyligen ett bredare grepp kring synen på automatisering och konstaterade där att det finns två generella grupperingar – pessimisterna och optimisterna. Vi hör till den senare gruppen.

I en rapport från OECD från 2016 ges en mer positiv bild för framtidens arbetsmarknad. Forskarna har i sin bedömning av hur många jobb som kan komma att ersättas av datorer också vägt in det faktum att människor har varierade arbetsuppgifter – med andra ord är dessa jobb svåra att automatisera till hundra procent. Forskarna fann då mycket riktigt att andelen jobb i riskzonen var betydligt färre än tidigare studier påstått.

Värt att tillägga är också att i en studie från 2013 bedömdes risken för automatisering av redovisningsassistenter vara 98%, men samtidigt att bara 24% av dessa hade ett arbete helt utan personlig kontakt eller arbete i grupp. Det är alltså väldigt svårt att helt och hållet ersätta en människas yrkesroll, det tål att tänkas på.

Digitalisering och automatisering är något naturligt och en fortsatt effektivisering av ekonomin. Visst, branschen kommer förändras, men vi tycker att förändringen är till det bättre. Nu kan vi lägga mindre tid på manuellt stansande och i stället fokusera på de mer avancerade delarna av redovisningen. En människa är i dagsläget bättre än en dator på analys och bedömning och även om vi kan bygga regelverk även för hur en dator kan analysera ett visst resultat så har den fortfarande svårt att bedöma vad som är rimligt och inte. Där är människan överlägsen.

Så är då digital redovisning slutet för redovisningskonsulten? Knappast! På samma sätt som Spinning Jenny vände upp och ner på arbetsmarknaden under industrialiseringen så tror vi att den digitala redovisningen kommer att förändra redovisningsbranschen. Det kommer att skapa möjligheter för människan att arbeta med det den faktiskt är bäst på – analys, konsekvenstänk, rimlighetsbedömningar och det personliga bemötandet.

Vi har länge sett digitaliseringsvågen rejält förbättra förutsättningarna för företag som säljer timmar, abonnemangstjänster eller helt digitala produkter. De som vill ligga i framkant automatiserar så mycket som möjligt för att minska personberoende och öka kontrollen.

Dagens turbulenta omvärld sätter fingret på vikten av struktur, processer och en hög grad av automatisering. Det visar på hur sårbar en organisation är om man inte har kontroll över siffrorna i realtid. Det kan gå otroligt fort och för att kunna fatta snabba och välgrundade beslut måste du ha 100% koll, 100% av tiden.

Många bolag vi träffar, bland annat inom konsultbranschen, har höga krav på att ständigt öka sina marginaler. Det kräver i sin tur även intern effektivitet och minskad administration. Det är svårt att öka marginalerna i en tuff bransch om manuella mellansteg gör att ekonomiavdelningen lägger värdefull tid på administration och pappersarbete.

Idag har vi kommit väldigt långt i den digitala utvecklingen. Vi kan frigöra mycket av vår dyrbara tid tack vare automatiserade processer och lösningar. Detta har vi gjort sedan starten med visionen att ge ekonomichefer och företagsledare tillbaka kontrollen över sina egna siffror. Vi tror att denna kontroll ger bättre beslutsunderlag och i slutändan mer framgångsrika och lönsamma bolag. Vi tycker det är dags att fler företag tar kontroll över sina siffror – det kan avgöra er framtid!

100% kontroll, 100% av tiden kräver dock även att du tar kontroll över kostnaderna för din bokföring. Du ska veta hur mycket bokföringen faktiskt kostar och hur mycket tid dina kollegor på ekonomi kan frigöra. Tid som de kan lägga på arbetsuppgifter som genererar intäkter till bolaget eller utvecklar affärsmodellen. Du behöver ha kostnadskontroll helt enkelt.

Är du intresserad av att läsa mer om fördelarna med digital redovisning? Missa inte någon av våra guider fulla med tips, konkreta workshops och tydliga exempel.

• Sätta standardiserade processer för allt inom ekonomin. Detta innebär även lönemodellen som ofta varierar stort i exempelvis konsultbolag. Utan standardisering och processer kommer inte skalbarheten heller.

• Effektivisera de processer som går och frigör tid för de anställda. Se till att dina anställda får mer tid så att de kan göra affärer som genererar mervärde och fler konsulttimmar istället för pappersarbete.

• Bemanna din ekonomifunktion med rätt människor. Det är ekonomihjältarna som tar automatiskt genererade rapporter och analyserar dessa så att ni får 100% koll, 100% av tiden och därmed kan fatta bättre och mer proaktiva beslut.

• Minimera antalet system. Varje system är både en kostnadspost och ett potentiellt hinder för att siffrorna ska uppdateras i realtid. Samla så mycket som möjligt som påverkar redovisningen på ett ställe, betalningar ska kunna skötas i systemet och stämmas av med banken och integrationer måste finnas eller gå att bygga via API.

• Ta hjälp utifrån men behåll insyn och kontroll. Det går idag alldeles utmärkt att outsourca delar av uppgifterna kring redovisning utan att tappa kontroll och insyn i det som sker. Säkerställ att systemen skapar verifikat på automatik, att ni alltid kan följa varje enskild händelse ner i minsta detalj och att ni har kontroll över attesteringen. Redovisningskonsulten blir mer en kontrollfunktion och ett löpande stöd åt er interna ekonomifunktion.

• Se till att ni har siffror som är så realtidsuppdaterade som möjligt. Detta ger er möjlighet att få rapporter uppdaterade live samt var och när ni behöver dem. Det skapar frihet och kontroll.

Vi tror på total kontroll och trygghet. Vi vet att ekonomin är en viktig ryggrad som bara måste fungera. Och vi vet att regelverket kan vara krångligt bland. Därför tror vi på en kombination av människa och maskin. Vi har ett komplett ekonomisystem där dina ekonomiprocesser automatiseras så långt det går för att öka lönsamhet och skalbarhet. Till det kopplar vi vassa redovisningsexperter som finns där för att säkerställa att du får det stöd du behöver, när du behöver.

• Realtidsuppdaterade beslutsunderlag. Du får 100% kontroll, 100% av tiden.

• Helt pappersfri redovisning. Kom igen, det är 2020 och dina kompetenta kollegor på ekonomiavdelning ska göra proaktiva analyser istället för att hantera pappersunderlag.

• Allt i samma system – du får lön, tid- och projektrapportering i samma system som kund- och leverantörsfakturering, utlägg, bokföring samt rapporter. Så du går snabbt från debiterad konsulttimme till en faktura som ger faktiska intäkter och en rapport på det. Enkelt!

• Rådgivning som ingår i priset. Du får dedikerade ekonomer som arbetar proaktivt och vet exakt vad ditt företag behöver. Denna support ingår utan att du behöver debiteras för varje fråga och du får dessutom svar inom 24h. För vi vet att tid är pengar!

• Mobilitet. Du har en smidig app för att fotografera kvitton och rapportera tid för projekt eller frånvaro. Vi vet att ”mobile first” även gäller ekonomisystemet idag. Det ska gå snabbt och enkelt och det ska vara digitalt.

• Integrationer för ökat affärsvärde. Du har möjlighet att skapa smarta integrationer via vårt öppna API. Vi vet helt enkelt att för vissa företag ökar affärsvärdet om ni kan använda era siffror som ni vill och även hantera vissa händelser i t.ex. era egna verksamhets-specifika system. Utöver vårt öppna API har vi även en SQL-databas som kan användas för att läsa ut siffror direkt till er egen excel eller externa BI-system.

Äntligen! Traditionsenligt sponsrar vi årets Entreprenörsgala som går av stapeln för 19:e året i rad och drivs av Founders Alliance!

I år kommer Entreprenörsgalan direktsändas från Berns i Stockholm den 24 september och samlar över 300 av Sveriges främsta bolagsgrundare för att fira entreprenörskapet och inspireras av varandra i sju lokaler i Malmö, Göteborg och Stockholm.

För att uppmuntra till långsiktigt ägande och uthållighet uppmärksammar Founders Alliance nytt från och med årets gala varje steg på entreprenörsresan. Utmärkelsen Årsringarna tilldelas de främsta grundarna i sex utvecklingsfaser; från den unga grundaren, genom alla faser av bolagets tillväxt, till den grundare som genom en livsinsats har utvecklat ett eller flera bolag, och som är en god förebild för andra grundare.

Vinnarna, män och kvinnor, i varje kategori utses under galadagen, av kvalificerade entreprenörer som juryledamöter, och tar emot priset Årsringarna i guld och silver på Entreprenörsgalan.

Under PE Accountings tillväxtresa har medlemmar av Founders Alliance varit bland de första som varit med och drivit utvecklingen av våra tjänster framåt. Både system och tjänst formades på så vis med entreprenören helt i fokus.

Sedan starten 2010 har PE Accountings vision varit att ge entreprenörer, företagsledare och ekonomichefer en möjlighet till kontroll i ekonomin, effektiva och förenklade processer och uppdaterade beslutsunderlag. Övertygelsen var då som nu att i slutändan bygga mer framgångsrika och lönsamma bolag. Tack vare modiga företagsgrundare från Founders Alliance som vågade prova en helt ny typ av ekonomitjänst, lägga all sin bokföring online och välja en redovisningsbyrå som också utvecklar ett eget affärssystem började PE Accounting att växa.

Andreas Granstedt berättar om hur han först kom i kontakt med Founders Alliance och hur det har hjälpt honom och PE Accounting.

– Jag blev medbjuden till ett Founders Alliance event av en kontakt. Jag hamnade av misstag vid samma bord som en rad av mina förebilder. Personer som samtliga grundat stora framgångsrika Svenska företag. Det var för mig en otroligt inspirerande och viktig upplevelse. Jag valde sedan att gå med i Founders Alliance och har haft stor nytta av det nätverk jag byggt upp i samband med Founders Alliance träffar, berättar Andreas.

– Samtliga Founders Alliance medlemmar har grundat ett bolag som omsätter minst 5 mkr och alla har gått igenom liknande processer i sitt entreprenörskap. Jag har helt prestigelöst kunnat bolla frågor kring alltifrån företagskultur, ledarskap, säljorganisation, expansion med mera. Det har alltid funnits flera som redan gjort det jag vill göra och jag har kunnat hitta min egen väg med deras erfarenheter som stöd, fortsätter Andreas.

– En positiv effekt för mig har också varit att många tipsat varandra om att de ska prata med mig om de har frågor kring redovisning, bokföring och system. Det har i många fall varit avgörande för att Founders Alliance medlemmar ska våga prova en helt ny typ av ekonomitjänst som PE Accounting, avslutar Andreas.

För att uppmuntra till långsiktigt, uthålligt och jämställt ägande uppmärksammar Founders Alliance från och med i år, kvinnor och män i varje steg på entreprenörsresan och korar vinnare i flera kategorier; från den unga grundaren, genom alla faser av bolagets tillväxt, till den grundare som genom en livsinsats har utvecklat ett eller flera bolag, och som är en utvald förebild för andra grundare, berättar Founders Alliance på sin egen sida om årets Entreprenörsgala.

Utöver ”Årets Grundare” delas även priser ut i kategorierna Årets Förebildsgrundare och Årets Unga Entreprenör.  Läs mer om finalisterna på Founders Alliance egen artikel.

Vi har sedan starten 2011 bland annat vuxit med många Founders Alliance medlemmars bolag, men även med många andra. Totalt har vi idag fler än 750 bolag och 20.000 användare av vår kombination av ekonomisystem och redovisningstjänst. De minsta kunderna har omkring 5 anställda och de största fler än 500.

– Vi var 19 personer i mars och det gick helt ok. En del kunder började däremot bromsa och minska sina budgetar när situationen med Covid-19 blev mer uppenbar. Vi började omgående upprätta en rad scenarios kring eventuella påföljder och hur vi skulle hantera det. I stort sett alla närliggande byråer valde att permittera sina anställda omgående, men vi ville avvakta och se ifall det fanns en annan väg, berättar Johan.

– Vi ställde oss själva frågan om vi kunde köra på även om vi skulle tappa uppdrag och landade i att vi skulle ge det ett försök. Vi gick emot strömmen och gjorde en rejäl satsning för att anpassa oss efter de nya förutsättningarna. Vi såg över en rad olika branscher, hittade nytt fokus och bestämde oss helt enkelt för att satsa på nya tillväxtområden när vi tappade på annat håll. Det slutade med att vi i april gjorde vår bästa månad någonsin och kunde anställda fler medarbetare. Idag är vi 22 personer och fortsätter att växa, förklarar Johan.

– Vi har alltid velat bidra med faktiskt värde, men ska jag vara ärlig så var det först nu när vi insåg att vi behövde kämpa rejält som det börjat genomsyra precis allt vi gör. Trots att vi växt och omsätter mer nu än innan så jobbar vi hårdare för varje krona. Vi arbetar förmodligen 30-40% mer i nuläget för att öka 10% i omsättning, avslutar Johan.

– Vi tittade på var vi som fullservicebyrå kan skapa mest direkta resultat. Vi anordnade gemensamma workshops med våra projektledare och säljare, ställde upp för och nackdelar med olika branscher och lyfte fram vilka som har kortast resa om de ska börja jobba med oss den närmaste tiden. Om det krävs för stora investeringar kanske de inte kan ta det steget i nuläget eftersom många företag har mer begränsade budgetar idag eller till och med investeringsstopp, berättar Johan.

– Vi valde bland annat att titta närmare på e-handelsföretag med fokus på B2B och bearbetade den branschen aktivt genom både direkt kontakt och via egna kampanjer. Vi såg att det fanns många bolag som redan har tagit kostnaden för att sätta upp en e-handel, men som inte investerat i den digitala marknadsföringen. Där har vi kunnat bidra med ett värde och kunnat öka deras resultat, fortsätter Johan.

–  Jag tycker man ska se över möjligheten ifall man kan ställa om och fokusera på att förändra och anpassa sitt erbjudande utefter kundens situation. Det har fungerat för oss och jag tror man kan applicera det även på andra branscher. Det är trots allt väldigt viktigt för de flesta att fortsätta leverera och nu är det viktigare än någonsin att verkligen vara på tårna, eftersom Covid-19 påverkar alla på ett eller annat sätt, säger Johan.

Arbeta med scenarios och skapa konkreta actions beroende på vad som sker.

Skapa workshops internt där ni pratar om vad ni faktiskt kan erbjuda och utvärdera vilka branscher och bolag som borde kunna ta beslut kring ert erbjudande, även under rådande förutsättningar.

Kombinera era erbjudanden med någon form av löfte som har en relevans här och nu för kunden, framtiden kan verka för avlägsen när det finns många osäkerhetsfaktorer.

Var noggranna med att följa upp och var beredda på att testa olika vägar framåt innan ni hittar rätt.

Ta reda på vad ni gör som går att återanvända för att hjälpa fler kunder. Adgrowth bransch är konsulttjänster men mycket tid ägnas åt att ta fram modeller, ramverk och funktioner inom exempelvis web. Produkterna som utvecklas fungerar för flera olika kunder och på så sätt effektiviseras arbetet.

– Jag inser ju att många bolag måste permittera och vissa branscher är otroligt hårt drabbade, men jag tror att en del som inte hade behövt dra det dit har tagit det som en snabb väg ut. Om alla gör så stannar det ju upp ännu mer. Vi som KAN göra något BEHÖVER göra något. Var inte rädda för att tänka om, testa nytt och utmana bilden av vilka ni är och vad ni kan åstadkomma, avslutar Johan.

– När vi startade hade vi en traditionell ekonomibyrå. De hade hjärta och engagemang men inte rätt verktyg för oss. PE Accounting´s kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem har gjort det möjligt för oss att få bra koll på ekonomin och följa allting i detalj. Det har varit ett ovärderligt verktyg nu när vi arbetar aktivt med vår scenarioplanering och följer utvecklingen mer eller mindre live i systemet, berättar Johan.

– PE Accounting är trots allt unika på det sättet. Det går att jobba med siffror från redovisningen hela tiden, istället för att vänta på ett släpande månadsbokslut. Det är på många sätt precis så vi arbetar med vår försäljning och marknadsföring. Vi och våra kunder vill veta hur det går nu, inte vänta och konstatera att det gick bra eller dåligt för en månad sedan. Det är en styrka att alla siffror och processer finns samlade i ett och samma system. Det gör att vi sparar tid som annars hade behövt ägnas åt till exempel lönehantering och ren administration för att få rätt siffror i takt med att vi växer. Vi slipper helt enkelt byta system eller ha många olika, fortsätter Johan.

– Likviditetsrapporten som uppdateras automatiskt är ett exempel på en riktigt bra tjänst i PE
Accounting som vi har stor nytta av i vår planering. Kombinationen av siffror från systemet och egna justeringar ger oss en bra bild av hur vi ligger till. Vi kan ju till exempel ha kunder som hör av sig och inte kan betala på två månader. Då har vi kunnat lägga in dem i likviditetsrapporten och ha siffror som stämmer bra, förklarar Johan.

– Något som betyder mycket för oss är integrationen till Upsales. Kopplingen försäljning och ekonomin är väldigt viktig för oss. Vi kan väldigt enkelt själva mappa upp kostnader och intäkter som hänger ihop, var vi tjänar pengar, var vi ska satsa, hur det går för olika team osv, säger Johan.

– Sist men inte minst är det praktiskt att ha redovisningsekonomer hos PE som närsomhelst kan svara på frågor och lösa problem som uppstår. Jag skulle varmt rekommendera både branschkollegor och andra som vill ha koll på sina resultat att använda PE Accounting för sin redovisning, avslutar Johan.

I denna artikel så intervjuar vi Helena Torhage, Marknadsansvarig och Åsa Söderbergh, COO på Berotec.

– Vi har i alla år satsat allt på att bygga en gemensam kultur och plattform, där alla Berotecare är anställda av sig själva i sitt egna bolag men ändå kan samverka som ett stort företag. På sätt och vis har den nuvarande krisen dragit det till sin spets. Det är nu vår modell och flexibilitet testas och det är nu vi behöver visa att vi är starkast tillsammans, berättar Helena Torhage, Marknadsansvarig på Berotec.

– För hur ser myndigheterna till exempel på att ge statligt stöd till en person som anställer sig själv i sitt egna aktiebolag och hur skiljer det sig från den som kör enskild firma? Det blev snabbt tydligt för oss att det här inte var helt enkelt, samtidigt föreslogs nya stödpaket kontinuerligt, fortsätter Helena.

– Det stora nätverk vi har blev nu en riktig tillgång. Vi har kunnat samla information och utbilda alla istället för att var och en ska behöva jaga, tolka och sätta sig in i vad som sker. Vi har också fokuserat mycket på att bli ännu bättre på att utbilda även andra giggare kring hur de på bästa sätt kan ta sig igenom denna period, sköta sin verksamhet, välja rätt giggform och hur man synliggör sin egen kompetens, säger Helena.

– Vi inspirerar även fler att våga ta steget fullt ut och bli giggare. Nånstans i denna kris har det visat sig att trygghet inte alltid ligger i en anställning, utan personer med alternativa arbetsformer har kunnat klara sig bra. Det är bland annat detta vi lyfter genom Gig-skolan, som är en satsning för dem som vill ta steget nu men också utbildande på längre sikt. Vi märker även att många ensamma företagare nu söker sig till nätverk och andra gemenskaper. Man vill inte stå ensam genom krisen, avslutar Helena Torhage, Berotec.

– Våra säljare/affärsledare har inte behövt ägna sig åt permitteringar och annat administrativt eftersom alla konsulter sköter sitt egna bolag. Istället har de kunnat fokusera helt och hållet på att ta hand om relationen med sina befintliga kunder och verkligen erbjuda genuin hjälp, men även leta efter nya företag och ge ett nära stöd till alla konsulter i deras team. Det ger även en stor trygghet för de konsulter som ingår i verksamheten. Många tycker det är skönt att veta att affärer görs och uppdrag hittas även i dessa tider. Där har vår struktur och kultur varit en enorm tillgång, berättar Helena.

– Det vi nu gör annorlunda utöver utbildning och information är att vi jobbar hårt för att samla alla våra giggare digitalt ännu mer än tidigare. Det blir så otroligt tydligt för oss att alla våra konsulter behöver ännu större möjligheter till digitala gemensamma sammanhang. När omvärlden gungar är det så skönt att inte stå ensam. Och trots allt som sker, eller kanske snarare tack vare allt som sker så kan vi ta ett steg till och bli ett ännu bättre och effektivare konsultbolag där alla kan känna trygghet och vi kan satsa på att växa tillsammans, fortsätter Helena.

– Innan vi använde PE Accounting var vår redovisning personberoende och det krävdes en hel del manuell administration för att ha kontroll över alla siffror. Med många giggande konsulter och en omfattande verksamhet blir det till exempel väldigt många fakturor som ska stämmas av mellan giggaren, slutkunden och oss på Berotec centralt, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.

– Tillsammans med PE Accounting kom vi fram till att det här måste gå att automatisera på något sätt. Det var helt enkelt nödvändigt för att vi skulle få kontroll över allt som sker och ägna alla resurser åt att ta hand om våra giggare och hitta rätt uppdrag. För när alla mår bra och kan ha rätt fokus så är vi som bäst.

PE Accounting var nyfikna och utvecklade tillsammans med oss det som vi idag kallar automatiserad självfakturering. Det innebär i princip att:

1. Våra konsulter med eget företag rapporterar tid.
2. Både kund- och självfakturan skapas i PE Accounting med samma klick baserat på den rapporterade tiden.
3. När kundfakturan attesteras skickas den till slutkunden och samtidigt attesteras. självfakturan automatiskt och mejlas till konsultens företag.
4. Konsultens företag får betalt i samband med att kundfakturan blir betald.

Den här typen av tjänster som PE Accounting utvecklat med oss är en nödvändighet för att giggandet ska få det stora genombrott som det verkligen förtjänar utan att det blir krångligt för konsulterna. Det här har varit en extra stor hjälp nu när vi verkligen måste vara mer snabbrörliga och effektiva, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.

Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.

• Fruktdealen – Från mörker till innovation
• Warchild erbjuder barn i krig digital utbildning
• Pineberry satsar sig genom krisen!
• Kidbrooke – från konsulttimmar till mjukvaruvärldens nostradamus
• My Dream Now – Knyter ihop ungdomar med näringslivet under krisen
• Hermes Group ska bli Sveriges främsta hållbara eventbolag – trots en bransch i kris

Lön har sedan starten 2011 varit ett av de svårare redovisningsområdena att automatisera men också det där vi har kommit längst. Vi beskriver det antagligen enklast genom att förklara kort hur det fungerar för en kund hos oss idag.

Från och med att en anställd registrerar tid, utlägg och frånvaro så genereras löneunderlag på automatik och kan ses direkt av både anställd och administratör. Som anställd kan du upptäcka fel innan lönen betalas ut och företagen får kontroll över kostnader och likviditet. Med ett enkelt musklick attesteras lönen, den bokförs och periodiseras, semesterskulden regleras, lönespecifikation mailas ut till anställda eller dyker upp i Kivra, betalningsunderlag skickas till banken och underlag till skatteverket i form av kontrolluppgifter genereras. Allt är möjligt tack vare att rätt regelverk sätts upp i tid och att lön hänger ihop på automatik med all annan ekonomisk redovisning.

Det är verkligen ingen testpilot utan används av fler än 700 företag och 20.000 användare. Med rätt uppsättning regler från början, rätt lönekompetens och effektiva integrationer mot bankerna blir lönehantering rejält mycket effektivare och på samma gång mer säkert.

Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.

Vi har en fördel som sköter lön i samma system som all annan redovisning och fokuserar helt på tjänsteföretag. Det minskar antalet hinder. Automatisering ställer däremot alltid höga krav på att vi som är specialister gör rätt från början. Bristen på standarder, innovativa lönemodeller eller olika kollektivavtal i samma företag komplicerar vårt arbete. Vi måste både förstå de regler som finns, våra kunders önskemål och hur vi sätter upp rätt processer för automatisering. Det är en förutsättning för att vi ska lyckas hjälpa våra kunder.

Automatisering av redovisning innebär stora förändringar, men också större möjligheter för den som vill. Tillsammans med smarta utvecklare är det vi specialister som tar oss in i framtiden. Det blir inte bara roligare och mer värdefullt att vara specialist på lön och redovisning, det gör det även enklare att driva företag med många anställda och få kontroll över alltifrån cashflow till resultat.

Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.