Reglerna kring det skattefria friskvårdsbidraget som arbetsgivare har möjlighet att erbjuda sina anställda har inte förändrats enligt Skatteverket. De har bara valt att ta bort sin lista över olika aktiviteter som skulle kunna klassificeras som godkända aktiviteter. Detta för att listan blev missvisande och många uppfattade listan som en komplett lista på alla godkända aktiviteter och inte som de exempel som dessa aktiviteter bara påvisade.

Det är alltså nu upp till dig som arbetsgivare att ta beslut i frågan huruvida en aktivitet klassificeras som friskvård eller ej.

Friskvårdsbidraget är en typ av personalvårdsförmån, en typ av förmån som är skattefri för den anställde och därför är det ofta något som är attraktivt att erbjuda de anställda för en ökad trivsel på arbetsplatsen. En skattefri förmån tas det heller inte upp några arbetsgivaravgifter på. En personalvårdsförmån kan utgöras av kaffe och frukt på kontoret men även olika typer av motionsaktiviteter och då friskvårdsbidraget som vi ska fokusera lite extra på.

Vi måste börja med att klargöra kriterierna för en personalvårdsförmån:

• Erbjudandet (oavsett om det är frukt eller motion) måste rikta sig till hela personalen på bolaget, det går inte att välja ut en mindre grupp utav anställda.
• Möjligheten att byta erbjudandet mot kontanter får inte finnas.
• Och slutligen måste erbjudandet vara av ett mindre värde.

Som arbetsgivare måste du inte erbjuda den här typen av personalvårdsförmåner utan det är valfritt. Väljer du att erbjuda ett friskvårdsbidrag till de anställda så väljer du själv nivån på friskvårdsbidraget, men det får maximalt vara 5 000 kr och viktigt att tänka på är att alla i personalen erbjuds samma nivå på bidraget. Samma villkor måste gälla för alla anställda. Önskar du som arbetsgivare att betala mer än 5 000 kr i friskvårdsbidrag så är det viktigt att tänka på att skatt ska dras på hela friskvårdsbidraget, från första krona för den anställde. Då kommer även arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet tillkomma och utgöra en extra kostnad i bolaget.

Värdet per aktivitet får heller inte vara för högt. Om en anställd t.ex. väljer att använda friskvårdsbidraget till massage, en aktivitet som inte innehåller inslag av motion, så får inte värdet överstiga 1 000 kr per gång för att anses vara utav mindre värde. Kostar massagen mer än 1 000 kr så måste det förmånsbeskattas från första krona. För aktiviteter däremot som har inslag av motion, de får överstiga 1000 kr/aktivitet, t.ex. om man önskar använda bidraget till en startavgift i ett motionslopp. Varför aktiviteter såsom massage kan bli aktuellt för friskvårdsbidrag är för att det bedöms vara avstressande och avslappnande, även om det inte har det klassiska inslaget av motion. Andra typer av aktiviteter som kan vara skattefria och ersättas inom ramarna för friskvårdsbidrag är behandlingar som främjar rökavvänjning, viktnedgång och profylaxkurs för blivande föräldrar. Men inom ramarna för friskvårdsbidraget så är det upp till varje enskild arbetsgivare att bestämma vilka aktiviteter som de accepterar som friskvårdsaktiviteter. Viktigt åter igen är att tänka på att alla anställda ska erbjudas samma värde och möjligheten till samma typer av aktiviteter.

Friskvårdsbidraget kan inte betalas ut i förskott utan den anställde måste göra ett utlägg och uppvisa ett kvitto för att arbetsgivaren ska få ersätta kostnaden. Aktiviteten ska vara betald under aktuellt inkomstår för att kostnaden ska få ersättas av arbetsgivaren.

Viktigt att ha med sig är också att friskvårdsbidraget bara får gälla för själva aktiviteten i fråga, t.ex. gymkort, liftkort, startavgifter o.s.v. Friskvårdsbidraget går inte att nyttja till utrustning som behövs för en aktivitet, varken köp eller hyra av utrustning. Inte heller sådant som personliga medlemsavgifter i en idrottsförening eller behandlingar som är hälsovård, sjukvård eller skönhetsvård kan ersättas med friskvårdsbidraget.

Vanligtvis så får du som arbetsgivare inte skattefritt tillhandahålla utrustning för motion eller annan friskvård i den anställdes bostad. Under 2020 kom däremot ett nytt ställningstagande vad som gäller för enklare motions- och friskvårdstjänster som erbjuds via webbtjänster och mobilappar. Så länge de är av enklare slag så är de skattefria trots att det finns en möjlighet att använda de i den privata bostaden.

Följ denna länk för att se vad Skatteverket skrivit om det.

Erbjudanden, incitament och kortare väntetider jämfört med andra fordon har underlättat för konsumenter att välja miljöbil, trots det ofta höga inköpspriset. Exempelvis säljs idag fler miljöbilar än dieselbilar. Andelen sålda lågutsläppsfordon fortsätter att växa och har passerat dieselbilen sedan en tid tillbaka. Bensinbilen är också på tillbakagång, även om det inte sker i samma takt som för dieseln. På många marknader runtom i Europa är elbilen det enda växande segmentet bland nya bilar. I snitt var 62 procent av alla ”lågutsläppsbilar” en elbil  i mars, en ökning med 46 procent mot samma period förra året.

Vid beräkning av förmånsvärdet så har tidigare utgångspunkt varit nybilspriset för närmaste jämförbara konventionella bil. Detta eftersom det tidigare var vanligt att den miljöanpassade varianten hade ett bensin- eller dieseldrivet modellsyskon som fick agera jämförelse. I och med att allt fler nya modeller inte har ett syskon med förbränningsmotor att jämföra med har förmånsvärdet blivit uppskattat och fiktivt.

Enligt den nya lagen utgår beräkningen utav förmånsvärdet för en miljöanpassad bil istället från det faktiska priset på bilen som sedan sätts ner med ett fast schabloniserat belopp. Hur stor nedsättningen blir beror på bilens miljöteknik.

• 350 000 kr – Elbil och vätgasbil
• 140 000 kr – Laddhybrid
• 100 000 kr – Gasbil
• Ingen nedsättning för elhybrider eller etanoldrivna bilar

Oavsett teknik får nedsättnings­beloppets  storlek inte överstiga hälften av bilens nypris. Lagändringen berör endast bilar med ovanstående teknik som registreras fr.o.m. 1 juli 2022, befintliga bilar påverkas inte.

Följ denna länk för att se vad Skatteverket skrivit om det.

Alla skjuter upp svåra eller jobbiga beslut ibland. Det är mänskligt. Vi är till och med programmerade till att undvika sådant som känns jobbigt eller obehagligt. Så vi fattar att det är enklare för dig att surfa in på LinkedIn och scrolla lite istället för att ta tag i beslutet om nytt ekonomisystem. För det är ju lite obehagligt att faktisk fatta beslutet. Ni kommer ju att förändra sättet ni jobbar på och alla kommer inte älska det från dag ett. Så de flesta skjuter fram beslutet, men några lider till och med av ”skjuta-upp sjukan”.  

Det är inget vi hittat på, utan det är när du börjar skjuta upp besluten vanemässigt så att det blir kontraproduktivt. Det vill säga ditt förhalande hindrar dig från att nå uppsatta mål. För jobbet kommer ju att kvarstå när du surfat klart på LinkedIn. Ingen Youtuber kommer att trolla bort era manuella mellansteg i boksluten så att du kan stänga månaden snabbare framöver. Eller vi har inte varit med om det än i alla fall.  

För att minska manuell handpåläggning och automatisera det som går i din ekonomiprocess krävs nämligen ett beslut och rätt systemstöd. Och beslutet är ditt – surfa vidare eller ta tag i beslutet?

I Chefstidningen kunde vi redan för flera år sedan läsa att prokastenering, som skjuta-upp sjukan, egentligen är vår nya folksjukdom. Vi blir fler och fler som drar ut på viktiga beslut och hoppas att det löser sig. 

Det ironiska är att stressen över att fatta beslut gör att många förhalar och skjuter upp beslutet. Men studier visar att människor som förhalar saker har högre stressnivå samt mår och presterar sämre. 

Så kanske är det dags att släppa scrollandet och ta tag i beslutet om ekonomilösningen som bygger din framtida funktion.  

För vill du lägga mindre tid på administration och mer på att utveckla din verksamhet så är det vägen att gå. Och du kommer att få massa tid över till att kolla youtube-klipp eller surfa på LinkedIn sedan om du vill. 

De senaste åren har varit minst sagt turbulenta. För många organisationer har den skakiga omvärlden gjort att projekt stått still. Inte nog med att vi som människor är programmerade till att undvika svåra beslut, en osäker omvärld kan dessutom ge hela organisationen skjuta-upp sjukan.  

Att byta ekonomilösning är förmodligen inte högst upp på din prioriteringslista när kriser avlöser varandra, vi förstår det. Men frågan är om du har råd att vänta? 

De flesta som undviker beslutet om att införa moderna ekonomiprocesser och system intalar sig själva att det inte är ”rätt läge nu”, att de behöver ”få ordning på några interna saker” först, att de ”har för mycket att göra nu” och så vidare.  

Men du vet ju att ”rätt läge” inte kommer att infinna sig av sig själv – du måste bara bestämma dig och köra.  

Så om du vill:  

• Ha en mer skalbar ekonomilösning som växer med dina behov. 

• Ha bästa förutsättningar för att hantera framtida kriser och omställningar.  
• Släppa förlegade system och arbetssätt och kliva in i den automatiserade världen. 
• Sluta stressa och må dåligt över allt ni inte hinner med på ekonomi.  
• Ha full transparens och kontroll över era siffror, hela tiden.  
• Undvika den smittsamma skjuta-upp sjukan.  

Då ska du:  

• Sätta rätt ekonomiprocesser på plats, det gör att du kan ta ledigt en dag utan att ha ångest.  
• Implementera ett ekonomisystem som automatiserar nästan allt.  
• Se till att samla allt i ett system, ja även lön! 

• Se till att göra det nu, det blir inte bättre av att vänta. 

Men det är trots allt många saker som behöver vara på plats innan hösten drar igång. Det är dessutom många saker som måste fungera även under semestern.

Så, för att du på ekonomiavdelningen ska kunna checka ut med gott samvete och känna att du har 100% kontroll även när du är out-of-office, har vi tagit fram en checklista du kan använda dig av.

För att minska manuell handpåläggning och automatisera det som går i din ekonomiprocess krävs nämligen ett beslut och rätt systemstöd. Och beslutet är ditt – surfa vidare eller ta tag i beslutet?

1. Lönen ska ut den 25 juli också. Så säkerställ att ni har koll på sjukdagar, VAB, utlägg, traktamenten och semesterskulder även när alla på ekonomi har semester. Ni kan lösa det genom att ha bemanning hela sommaren, att hyra in lönekonsulter eller genom att ha en automatiserad lönekörning.

2. Semesterersättningen ska bli rätt. När det gäller utbetalning av semesterersättning på lönen så behöver ni se över vilka olika löneformer ni har inom verksamheten. Semesterersättning ska enligt huvudregeln även betalas ut på den provisionsbaserade lönen i de fall medarbetare har sådan lön. Varje år missar många arbetsgivare detta och betalar därmed ut för lite semesterersättning till sina medarbetare.

3. Stäm av semesterdagar och semesterskulden. Säkerställ att alla anställda tagit ut minst 20 dagar semester under året. Se till att de sparade semesterdagarna inte blir orimligt många. Du som arbetsgivare behöver flagga om någon sparar på sig alldeles för många semesterdagar. Kom också ihåg att stämma av bolagets semesterskuld och här behöver du även ta höjd för de sparade semesterdagarna.

4. Gå igenom huvudboken. Använd tiden innan semestern till att gå igenom huvudboken och städa undan det som inte behövs. Ta exempelvis bort konton som inte används så att det enda som finns i huvudboken är det som är relevant för verksamheten.

5. Säkerställ att det finns underlag på samtliga transaktioner. Enligt bokföringslagen behöver ni ha korrekta underlag, så se till att det finns och begär i annat fall in där ni saknar. I en automatiserad ekonomilösning kommer du kunna se avsaknaden på underlag snabbare. I annat fall får ni gå igenom transaktionerna manuellt för att stämma av underlagen.

6. Säkerställ att alla delar av förvaltningsrevisionen är tillgänglig. Det kan också vara bra att redan nu frigöra tid för de medarbetare som revisorerna vill ha tillgång till. Under hösten kan revisorerna göra så kallade stickprovsgranskningar som en förberedelse inför vårens finansiella granskning.

7. Förbereda er inför det näst sista kvartalsbokslutet (Q3). Säkerställ att alla balansavstämningar och underlag finns på plats inför årsbokslutet för att se till att den processen blir så smidig som möjligt längre fram. Har ni en automatiserad ekonomilösning är detta betydligt enklare eftersom alla avstämningar sker med minimal handpåläggning.

8. Se till att alla utlägg är utbetalda. Det är lätt hänt att dina medarbetare glömt att skicka in utläggen eller att utläggen inte betalats ut i tid. Just inför semestern kan det därför vara en idé att säkerställa att alla utlägg faktiskt är utbetalda. I en automatiserad helhetslösning för ekonomin sköts detta i samband med attest. Det är däremot extra viktigt att stämma av utläggen om ni har ett separat system för just kvittoredovisning.

Det är otroligt många saker som ligger på ekonomifunktionen. Lön, semestrar, utlägg, fakturering, skatt och arbetsgivaravgifter och så vidare.

Inför semestrar blir detta extra tydligt. Även du som ekonomichef eller controller vill kunna ta ledigt utan att stressa ihjäl dig innan eller under ledigheten. Här är en automatiserad ekonomilösning räddningen.

Du får oslagbar kontroll och insyn i allt som rör ekonomin. Du blir mindre beroende av andra, behöver inte jobba på semestern och kan följa upp verksamheten ner på verifikatnivå. Du kan fokusera mer på analys, strategi och utveckling än repetitiv administration av till exempel lön eller semesterdagar.

Vill du se hur en automatiserad ekonomilösning kan hjälpa dig att få både kontroll och en lugn semester? Kontakta oss så visar vi dig hur du kan vara igång på bara 30 dagar.