Ingen kan förutspå de slutliga effekterna av den pågående coronakrisen. Men en sak är säker – svenska företagare måste börja anpassa sig för ett utmanande 2020. Här är några saker som kan hjälpa ditt företag i osäkra tider.
Många jobbiga frågor, men inga tydliga svar. Så kan man sammanfatta det pågående läget med coronaviruset. Samtidigt som högsta prioritet är att allmänheten ser till att hindra smittspridning – och på så sätt minska belastningen på sjukvården och hälsoriskerna för riskgrupper – kommer tusentals företagare under de kommande månaderna att behöva klura ut sina egna svar.
För ekonomin befinner sig just nu i ett undantagsläge. Än så länge har rese- och turistnäringen samt exportindustrier tagit den hårdaste smällen. Men de trista effekterna kommer förmodligen att sprida sig som ringar på vattnet. Från restauranger till byggentreprenörer och IT-konsulter, de allra flesta av oss får räkna med svårare kvartal framöver.
För de små- och medelstora företagen – som ofta kämpar med tunna marginaler, och sämre möjligheter att säkra prisvärd finansiering jämfört med storbolagen – blir effekterna av en ekonomisk chock snabbt påtagliga. Om efterfrågan sinar, eller leveranserna från Kina plötsligt uteblir, ändras kalkylerna över en natt. Vardagen är inte sig lik.
Då kan det vara svårt att tänka långsiktigt. Men det enda botemedlet mot osäkerhet är förberedelse. Här är några saker som kan hjälpa dig att gardera verksamheten genom en plötslig förändring.
Ett intäktstapp kan snabbt få hål på en stabil balansräkning. Om du inte har säkrat en buffert av rörelsekapital, då hindras ditt företag från att agera långsiktigt – och tvingas istället till förhastade åtgärder. Det i sin tur kan skada verksamheten på sikt. För att säkra ditt kassaflöde krävs ett helhetsgrepp på verksamheten.
Planering är a och o.
Oavsett hur mycket eller lite krut ditt bolag lägger på ekonomiplanering, är det viktigt att göra någon form av scenarioplanering. Det hjälper dig förstå hur ett förändrat läge påverkar ditt kassaflöde. Försök att identifiera de mest kritiska posterna som påverkar din likviditet, och håll extra koll på dem. Då är du bättre rustad att ta rätt åtgärder i tid – och justera verksamheten allt eftersom läget utvecklas.
Säkra en flexibel kredit.
En kreditlina kan visa sig livsviktigt för att täcka kostnaderna och finansiera tillväxten under tuffare tider (mer om detta nedan). Då är det viktigt att ha en flexibel kredit redo, som ger dig mer utrymme att manövrera och låter dig fokusera på din verksamhet.
När försäljningen svalnar av, är det läge att skära ner särskilt på fasta kostnader. En av de tråkigare åtgärderna kan innebära att dra ner på rekryteringen, eller i värsta fall behöva skära ner på personalstyrkan. Men försök att undvika det genom att utreda alternativa lösningar som t.ex. minskade arbetstider.
Vänd på alla stenar.
Är det läge att skjuta på planerade investeringar? Ta till alla medel som hjälper dig att stabilisera kassaflödet. Det kan även innebära saker som att tidsoptimera inbetalning och utbetalning av krediter och räkningar (givetvis utan att betala sent!).
Den globala flödeskedjan har blivit en så självklar del av näringslivet att många företagare har knappast insett att deras varor består av komponenter från flera olika världsdelar. Tills det kommer störningar, vill säga, och inget plötsligt fungerar som det ska.
Nu är det läge att göra en grundlig kartläggning av ens egna flödeskedja och logistikbehov. Utred möjligheterna att hitta alternativa sätt att säkra leveranser av material och produkter.
Ingen kris utan nya möjligheter.
Kanske kan det till och med vara tillfälle att göra en större strategisk justering eller diversifiering av leverantörskedjan; genom att hitta nya leverantörer från de delar av världen som inte är lika hårt drabbade av effekterna av coronaviruset.
Källa: McKinsey
En tråkig följd av sämre ekonomiska utsikter är att bankerna blir mer försiktiga med utlåningen. “Vi kan inte ta på oss någon risk nu när konjunkturkurvan pekar nedåt”, går deras tänk, ungefär.
Det gör också att de mest tillväxtvilliga och sammantaget mest jobbskapande svenska bolagen – de små- och medelstora – får det extra svårt att få företagslån när de som mest behöver det (nobben får de ofta även under bättre konjunkturförhållanden, tyvärr).
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. När du vill säkra kassaflödet kan du vända dig till olika nätbaserade fintech-bolag – vars affärsmodell går ut på att erbjuda snabbare och mer företagarvänliga finansieringsalternativ jämfört med banken eller med ett lån från din närmaste krets.
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. Ifall du behöver ett tillskott i kassan, kan det löna sig att sälja eller belåna dina fakturor mot en liten avgift. Oavsett vilken finansiering som passar dina behov bäst, är det viktigt att du inte binder dig till oschyssta villkor. Tänk på att hitta ett flexibelt erbjudande, utan dolda avgifter eller bindningstider – och att ditt företag inte betalar för belopp som inte används.
Även om försäljningen har fått sig en törn – förlora inte hoppet, utan se till att vara proaktiv gentemot din målgrupp. En krögare som tillfälligt förlorat sina stammisar kan stärka försäljningen genom att satsa på hemleveranser. IT-konsulten som blivit av med lukrativa uppdraget har tid över till att hitta nya lovande kundsegment. Det finns alltid nåt man kan göra.
Håll igång kommunikationen med dina intressenter. När en oväntad kris slår till, kan det ofta bli snabba avbrott i olika led. Om du har svårigheter med att betala av räkningar och lån på utsatta villkor – se då till att kommunicera de underliggande orsakerna till dina motparter.
Oro, förvirran och rädsla är naturliga reaktioner under dessa veckor, när vardagen tillfälligt har vänts upp-och-ner och börskurserna blinkar rött. Då är det jätteviktigt att bemöta de anställdas frågor och funderingar – tydligt, konsekvent, och utan att sockra till saker för mycket.
Kanske är det läge för företaget att övergå till att jobba hemifrån. Då är det viktigt att uppehålla kommunikationen via andra kanaler; och att hänvisa till allmänna hälso- och säkerhetsåtgärder i linje med myndigheternas riktlinjer. Att uppmana anställda som nyligen varit sjuka att jobba hemifrån under flera dagar efter att de blivit symtomfria är ett exempel.
Om du driver en större verksamhet kan det vara bra att delegera en del av ansvaret kring krishantering till t.ex. HR-personalen. När “business as usual” inte längre gäller, är det särskilt viktigt att tänka några drag framåt. En verksamhetsplan som utgår från de olika faktorerna som påverkar ditt bolag (flera veckors distansjobb mm.) är en bra utgångspunkt. Det gör att ditt bolag lättare kan fortsätta hålla sina löften mot kunder och anställda – trots att utgångsläget just nu är lite annorlunda.
Under veckan har statsapparaten gått in med en rad olika stödmekanismer – några av dem riktade mot små- och medelstora företagare. Se till att du håller dig uppdaterad och känner till de som påverkar dig. PE Accounting har gjort en bra sammanfattning som du hittar här i bloggen.
Capcito grundades 2015, och föddes ur serieentreprenören och investeraren Michael Hansens frustration över hur krångligt och tidskrävande det var att fixa tillväxtfinansiering till sina bolag. Tillsammans med Mattias Axlind skapade han den första versionen av Capcitos finansieringsprodukt, med tidig förstärkning av Henrik Dyberg och Niklas Möller.
Capcito erbjuder 3 former av företagsfinansiering: sälja fakturor, belåna fakturor och företagslån. Det unika med Capcito är den automatiserade kreditbedömningen. Delägare är bl.a. SEB, Schibsted, Collector, Ventech och Galjaden.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Missa inte när vi delar viktiga händelser och event. Följ PE Accounting på Linkedin.
Vi har fått många frågor kring de olika åtgärder som tagits fram för att stötta företag under rådande situation. En del förslag är antagna av riksdagen medan andra kommer framöver. För att kunna ge så bra svar som möjligt följer vi utvecklingen löpande och försöker förtydliga vad som gäller. I den här artikeln går vi igenom några av de förslag som kommit hitintills och tipsar även om andra bra källor att ha koll på. Vi uppdaterar artikeln i takt med att vi får ny information.
För att minska risken för trängsel i kollektivtrafiken så har det införts en tillfällig skattefrihet för personer som har tillgång till fri parkering på sin arbetsplats. Förslaget innefattar alla yrkesgrupper i hela landet under perioden 1 april till och med 31 december 2020. Som arbetsgivare så kan ni nu bekosta fri parkering för era anställda vid arbetsplatsen utan att det innebär någon skattepliktig förmån för den anställde.
Utöver de skattefria gåvor som ett bolag får ge till sina anställda i dagsläget, såsom julgåvor och minnesgåvor, så kan ni som arbetsgivare nu ge ytterligare gåvor till de anställda till ett värde på maximalt 1 000 kr. På detta sätt hoppas regeringen kunna gynna det lokala näringslivet ex. genom gåvor av presentkort. Denna tillfälliga regel gäller från och med den 1 juni till och med den 31 december 2020. För att vara en godkänd gåva enligt reglerna så måste gåvan ges till alla anställda eller en stor grupp anställda. Så länge gåvan inte ges i form av pengar eller något som lätt går att omvandla till pengar så är alla olika typer av gåvor okej enligt regelverket. För dig som arbetsgivare (om bolaget är momspliktigt) så blir det mest fördelaktigt att ge en gåva som säljs med 25% moms, totalt kan gåvan då kosta 1 000 kr men kostnaden för bolaget blir bara 800 kr i och med den ingående momsen som dras av.
Den senaste åtgärden som presenterades av regeringen är ett direkt stöd baserat på hur stor omsättningstapp ett företag haft till följd av utbrottet av Covid-19 under mars och april månad. Sedan den 22 juni går omställningsstödet att ansöka om direkt på Skatteverkets e-tjänst på Mina sidor utav behörig företrädare. Till och med den 31 augusti 2020 går detta stöd att ansöka om.
De bolag som ska kunna söka detta stöd måste ha en omsättning på över 250 000 kr per år och ett omsättningstapp på minst 30% för att vara berättigade stödet. Samma krav som för korttidspermittering kommer gälla även för detta stöd, bolaget som ansöker om stödet får ej ha skatteskulder eller på annat sätt befinna sig i obestånd.
Stödet kommer baseras på vilka fasta kostnader som företaget har under mars och april 2020. Ju större omsättningstapp desto större stöd har bolagen möjlighet att få. Taket på stödet är 150 miljoner kronor per företag och avser alltså att täcka fasta kostnader såsom hyra, leasing osv. Detta gör att stödet kommer kunna variera mellan 22,5-75% utav ett företags fast kostnader, exkl. lönekostnader, under mars och april månad. Om det slutgiltiga stödet överstiger 100 000 kr så kommer det även att krävas ett intyg från en godkänd eller auktoriserad revisor (eller ett registrerat revisionsbolag) som påvisar att de uppgifter som har angivits i ansökan är korrekta.
Skatteverket hoppas att kunna betala ut stödet redan en vecka efter att ansökan inkommit, så länge ansökan är komplett och förutsättningarna för stödet i övrigt är uppfyllda. Utbetalningen av stödet sker via bolagets skattekonto. Omställningsstödet är ett rent stöd och inget som senare ska betalas tillbaka till Skatteverket, så länge inte det visar sig efter närmare granskning att ansökan innehållit felaktiga uppgifter och bedömning då görs att bolaget inte hade rätt till stödet, då kan bolaget bli återbetalningsskyldiga.
Det är Skatteverket som handlägger ansökningarna för detta stöd, på deras sidan kan du läsa mer om hur du ansöker om stödet.
Så söker du stödet hos Skatteverket.
Skatteverket har även publicerat en beräkningshjälp där du med uppgifter om omsättningsförändring, fasta kostnader och liknande kan få hjälp att räkna ut vad det högsta stödet skulle kunna bli för just ditt bolag.
Så räknar du ut stödet till ditt bolag med hjälp av Skatteverkets hjälpverktyg.
Genom att söka anstånd hos Skatteverket så kan företaget få skjuta på inbetalningarna till skattekontot, en möjlighet som har funnits även tidigare.
Nu har dock reglerna gällande anstånd blivit mer generösa, från den 30 mars erbjuds företag möjlighet att skjuta upp inbetalningar för upp till 3 månader gällande arbetsgivaravgifter, avdragen skatt på utbetalda löner (preliminärskatt) samt moms.
Möjligheten har nu utökats med att även inkludera de bolag som redovisar moms årsvis. Detta gäller årsmoms som redovisas från den 27 december 2019 till och med 17 januari 2021 vilket innebär att betalning av årsmoms som skulle gjorts nu under våren kan skjutas upp i upp till ett år.
Vad innebär det för er?
Blir anståndet beviljat (efter ansökan hos Skatteverket) omfattar det 3 månaders skatteinbetalningar vilket innebär att bolaget får skjuta på inbetalningar motsvarande tre månaders deklarationer. Det viktiga är att deklarationerna fortfarande lämnas in i tid och upprättas som vanligt (något vi på PE självklart hjälper er med om ni är kunder).
PE-kund? Skulle ni få detta anstånd beviljat så är det viktigt att ni delger era konsulter hos oss på PE den informationen så att vi kan hjälpas åt så att inbetalningarna till Skatteverket sedan blir korrekta.
Som längst får bolaget skjuta på inbetalningarna i 12 månader, vilket det nya förfallodatumet blir kommer framgå på beslutet från Skatteverket.
De nya reglerna började gälla från den 30 mars men kan tillämpas retroaktivt från 1 januari 2020. Att det gäller retroaktivt från 1 januari innebär att bolaget kan få tillbaka pengar på skattekonto som man inbetalat sedan januari gällande moms, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt. För att på så sätt förstärka sin likviditet på kort sikt. Bolaget har sen möjligheten att lämna in en begäran om att anståndet ska upphöra, helt eller delvis, om betalning möjliggörs innan den förfallodag som noterats i beslutet.
För att få anståndet beviljat så måste företag, enligt Skatteverket, kunna visa på hur betalning kommer att kunna göras när anståndstiden är slut. Detta innebär att det bara är bolag med tillfälliga betalningssvårigheter som kommer få anståndet beviljat och inte bolag med stora skatteskulder eller som i övrigt missköter sin ekonomi.
Skatteverket har nu också lämnat ett ställningstagande där det framgår att den som får anstånd beviljat enligt de nya reglerna inte riskerar att hamna i ett företrädaransvar för obetalda belopp till Skatteverket, så länge beloppen omfattas av anståndet.
Detta förtydligande gör Skatteverket efter att många företagare framfört sin oro gällande företrädaransvaret och rädslan över att bli personligt betalningsskyldig för de obetalda skatter och avgifter som anståndet gäller för. Så länge det inte är uppenbart att bolaget har utnyttjat möjligheterna till anstånd i strid med dess syfte.
Skatteverkets nyhet.
Skatteverkets ställningstagande.
Anstånd kan endas sökas för perioder som där arbetsgivar- och momsdeklarationerna redan är redovisade till Skatteverket. I praktiken innebära detta alltså att deklarationerna för mars månad måste lämnas in innan anstånd för den perioden kan ansökas om. Så först när man kan säkerställa vilket belopp som anståndet avser kan ansökan lämnas in.
Ansökt anstånd för moms behöver ej ave samma period som för ansökt anstånd för arbetsgivaravgift och avdragen skatt. Perioderna behöver inte heller vara i anslutning till varandra utan vilka perioder man ansöker anstånd för måste bara avse en period mellan januari och september 2020. Ansökan kan också lämnas flera gånger vilket innebär att man kan ansöka för en period i taget.
Håll koll efter ytterligare frågor och svar som publiceras hos Skatteverket.
Kommer det att kosta något?
Det kommer löpa en ränta på anståndet med en total kostnadseffekt på 3,1%. Kostnaden kommer utgöras av en basränta på 1,25% under de första sex månaderna som bolaget nyttjar anståndet, därefter tas en avgift ut per månad och totalt ska då kostnadseffekten bli 3,1%.
Skatteverkets information om beräkningar av ränta på skattekontot.
Om vi vill söka anståndet, hur går vi till väga?
Anståndet måste du söka hos Skatteverket, de har nu tagit fram en ny blankett anpassad för de nya föreslagna reglerna.
Skatteverket rekommenderar dock att ansökan lämnas in via den e-tjänsten som nu finns på Mina sidor, där kan ni lämna in blanketten digitalt och enligt Skatteverket så ska ansökningarna hanteras med högsta prioritet.
Länk till skatteverkets e-tjänst.
Redan dagen efter att anståndet beviljats ska anståndsbeloppet finnas på skattekontot. Får bolaget anstånd för en period som redan har inbetald till Skatteverket kan man få överskottet utbetalt, en begäran om utbetalning kan bolaget lämna in via Mina sidor.
Är du PE-kund? Fråga gärna din konsult om du behöver hjälp med någon utav de förslagna åtgärderna.
Samlad information från skatteverket beroende på bolagsform.
Vad innebär det för er?
Precis som för karensavdraget så måste all sjukfrånvaro rapporteras in för att bli korrekt på respektive persons lön, all sjukfrånvaro måste stå noterad på lönespecifikationen. Den sjuklön som utbetalas i samband med lön kommer vi lämna uppgifter om till Skatteverket i samband med arbetsgivardeklarationen så att ni sen kan få ersättning via skattekontot för de sjuklönekostnader som bolaget haft.
Arbetsgivaren ersätts för alla sjuklönekostnader, inklusive arbetsgivaravgifter. Det finns inte något tak för hur hög ersättning en arbetsgivare kan få såsom det annars finns, då kan en arbetsgivare få maximalt 250 000 i ersättning för höga sjuklönekostnader under ett år. Detta tak tas alltså bort under april till och med juli månad.
Anställda som nu är sjuka kommer kunna vara hemma upp till 14 dagar utan läkarintyg då även detta krav slopas. Så i samband med sjukdom behöver du som arbetsgivare inte kräva in något läkarintyg de första 14 dagarna, allt för att förhindra ytterligare smittspridning.
Försäkringskassan har beslutat att tills vidare inte kräva in något läkarintyg förrän efter sjukdag 21.
Vad kan bolaget spara?
Hela kostnaden för eventuella sjuklöner som uppstår i april och maj 2020.
Regeringen ser även över hur ersättning kan betalas under augusti och september för höga sjuklönekostnader till följd av utbrottet av covid-19.
Syftet med Riksbankens åtagande är att inte brist på kredit ska förvärra situationen och att se till att bankerna kan låna ut pengar till företag. Bankerna hanterar sedan möjligheten på olika sätt. Om ni upplever en ansträngd likviditet i dagsläget så rekommenderas att ni tar en dialog direkt med er bankkontakt. Det är trots allt fortfarande upp till bankerna att ta beslut om vilka bolag som kan få extra stöd och vilka villkor som gäller hos dem.
Enskilda banker såsom t.ex. Swedbank och Nordea har aviserat att de kommer se över möjligheten att erbjuda amorteringslättnader, både för bolag och privatpersoner. Det är alltså viktigt att ha en nära dialog med sin bankkontakt.
SEB ger nu företag med tjänstepensionslösningar för sina anställda utökade möjligheter till en premiefri period som ett sätt att stötta kunder som drabbats av den turbulens som skapats av det nya coronaviruset.
Vad innebär detta för er?
Förslaget bygger på att staten tar tre fjärdedelar av kostnaden för arbetstagare som går ner i arbetstid så att lönekostnaderna i bolaget kan minska samtidigt som arbetstagaren får ut ca 90% av lönen. Detta för att hårt drabbade företag ska kunna behålla sina anställda och undvika uppsägningar. Det nya regelverket började gälla den 7 april men kan tillämpas retroaktivt från 16 mars 2020. Viktigt att notera är att detta stöd betalas till arbetsgivaren så de nedsatta lönerna ska utbetalas från arbetsgivaren som vanligt, stödet betalas ej ut till arbetstagaren.
Stödet kan bolaget få i upp till 6 månader med en ytterligare möjlighet till förlängning i 3 månader. Det första stöd bolaget får är preliminärt, efter ca 3 månader måste bolaget bjuda in till en avstämning med ansvarig myndighet, Tillväxtverket. Då kontrolleras om det utbetalda preliminära stödet var för lite eller om det var för mycket i förhållande till de faktiska lönekostnaderna i bolaget. Var det första preliminära stödet för stort blir bolaget återbetalningsskyldig för överskjutande del. I samband med avstämningen kan Tillväxtverket också godkänna ytterligare stöd för bolaget.
Tillväxtverket meddelar också att bolag inte behöver vara oroliga för att detta stödpaket ska ta slut innan man hunnit ansöka om det. Stödet är ett rättighetsstöd för alla bolag som uppfyller de satta kriterierna och det ska finnas ekonomiska medel tillgängliga för alla bolag som får stödet godkänt.
Vilka kan ansöka om ersättning för korttidspermittering?
För att kunna ansöka om denna ersättning så måste bolaget kunna påvisa att de ekonomiska utmaningar som finns är orsakade av Covid-19, eller är en direkt följd av dess utbrott. De ekonomiska svårigheter bolaget ställs inför ska alltså vara utanför deras kontroll.
Ersättningen kommer att täcka löner upp till 44 000 kr/månad, för de inkomsttagare som har högre lön så kommer ersättningen från staten enbart beräknas utifrån 44 000 kr. Bolaget måste också varit registrerade för arbetsgivaravgifter under de senaste 3 månaderna utifrån den första månaden stöd ansökes om.
I och med att ersättningen beräknas på höst 44 000 kr i månadslön så bör även den procentuella minskningen av anställds lön utgå från max 44 000 kr enligt Tillväxtverket. Lagstiftningen reglerar ingenting om vad som gäller för lön därutöver och blir därför något som arbetsgivaren och arbetstagaren får avtala om sinsemellan. Skulle det vara så att arbetsgivaren skulle behöva permittera de anställda 100% så är det möjligt att göra så enligt Tillväxtverket, stödet som utbetalas utgår dock från maximalt 60% i arbetstidsförkortning.
Viktigt att notera är också att stödet inte kommer omfatta nyanställda och då dras gränsen vid 3 månader. Har en anställd inte fått lön i 3 månader (eller mer) före ansökan så kommer stöd ej ges för den arbetstagaren. Detta för att 3 månader från önskad stödmånad utgör en jämförelsemånad, den månad som Tillväxtverket meddelar att man ska använda som utgångspunkt när ansökan görs. Så ev. löneökningar som har trätt i kraft efter den här jämförelsemånaden kommer Tillväxtverket inte ta hänsyn till.
Stödet gäller i övrigt de anställda som man som arbetsgivare är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för under de månader man ansöker om stödet. Även arbetstagare som man får anställningssubventioner för från Arbetsförmedlingen inkluderas i stödet enligt Tillväxtverket. Stöd kan även ges för varslad personal och under undantagsperioden 2020 så kommer även uppsagd personal kunna vara en del utav den kortidspermitterade personalen som bolaget får stöd för.
För bolag med kollektivavtal är det viktigt att se till vad som noteras där då det kan finnas andra regler att förhålla sig till där för att göra det ex. mer fördelaktigt för varslad personal. Så viktigt att ta kontakt med den fackförening som bolaget eventuellt är anslutet till för att få rätt information.
Har bolaget inget kollektivavtal så måste det finnas skriftliga avtal med minst 70% av arbetstagarna som stödjer korttidspermittering. Upprättas avtal som stödjer kortidspermitteringen är det viktigt att det framgår vilka anställda som innefattas av avtalet och vilken fast procentnivå som arbetstiden ska reduceras med.
Hos Tillväxtverket finn en mall på hur ett sådant avtal skulle kunna se ut och vad de anser behöver finnas med i avtalet. Avtalet går att ladda ner och använda rakt av om man så önskar.
Avtalsmall från tillväxtverket.
Om avtal har slutits med 70% av de anställda kan fortfarande resterande del av anställda arbeta ordinarie arbetstid som vanligt om så skulle behövas.
Bolaget kommer även behöva påvisa att man har använt sig av andra möjliga åtgärder för att försöka minska arbetskraftskostnader, såsom uppsägning av ej verksamhetskritisk personal som inte är tillsvidareanställd. Detta skulle exempelvis kunna vara konsulter, inhyrd personal eller annat tillfälligt anställd personal.
Tillväxtverket förtydligar även att de uppfattar stora aktieutdelningar som olämpliga i de fall bolaget samtidigt vill få ta del av detta stöd. Även om stödet har beviljats så har Tillväxtverket möjlighet att återkalla delar av stödet om de anser att bolaget agerar på ett sådant sätt som visar att de egentligen inte befinner sig i en sådant svårt ekonomiskt läge som de från början har velat påvisa.
Stöd inför ansökan från Tillväxtverket
Inför bolagets ansökan så finns nu mer information hos Tillväxtverket som vi rekommenderar att ni tar del av för att få bästa möjligheterna till korrekt stöd.
Ni kan bland annat göra ett enklare webbtest med ja- och nej frågor för att se om bolaget är enligt de mest grundläggande kraven kan tänkas vara berättigade till detta stöd. Tillväxtverket har där även publicerat ett par instruktionsfilmer för hur förberedelser kan göras samt hur ansökan går till.
Tillväxtverkets test för om ni är berättigade till stöd genom korttidspermitteringsregeln.
Ni kan också ladda ner en beräkningshjälp (i Excell format) som sen ska nyttjas i ansökningsprocessen också för att räkna på vad det första preliminära stödet skulle bli för bolaget om ansökan godkänns. Blir bolaget beviljat ett första preliminärt stöd så utbetalas det till bolaget för 4 månader på en gång. Det är sen vid avstämning tillsammans med Tillväxtverket som bedömning görs om huruvida stödet var för stort eller litet.
Ladda ner beräkningshjälp för ansökningsprocessen.
Hur fördelas kostnaderna för nedgång i lön och arbetstid?
Nedanstående tabell visar uppgifter enligt Tillväxtverkets beräkningar.
Tabellen visar att bolag kan få upp till 50% minskade lönekostnader om kortidspermitteringen godkänns efter ansökan trots det att arbetstagaren bara får en minskad lön med 7,5%.
För arbetstidsminskning finns tre fasta nivåer, 20, 40 eller 60% och som redogörs i tabellen så minskar då arbetsgivarens kostnader olika mycket beroende på vilken nivå man behöver tillämpa. Viktigt att tänka på att det är bara vid arbetstidsminskning inom dessa nivåer som man kan får stöd för korttidspermittering. Sedan den 1 juli 2020 så går det inte längre att permittera till 80% vilket tidigare var möjligt sedan den 1 maj.
Såsom stödet fungerar så är tanken att 75% av arbetsgivarens kostnader för arbetstidsminskningen ska täckas. Beräkningarna görs vanligtvis utifrån ordinarie lön utan hänsyn till arbetsgivaravgifterna. Men för att ta hänsyn till även arbetsgivaravgifterna som är 31,42 % utav lönen, så kommer stödandelen bli: 75% x 1,3242 = 98,6 %. I och med att lönetaket är max 44 000 kr så innebär det att det högsta stödet ett bolag kan få för en anställd under en månad är 26 030 kr om nivå 3 av kortidspermitteringen tillämpas.
Läs gärna mer på Tillväxtverkets hemsida som de uppdaterar med frågor och svar vartefter de ser vilka frågor de får in. T.ex. så finns nu beräkningsexempel på hur man ska beräkna löneavdrag samt vilken ersättning man kan förvänta sig för anställda som har över 44 000 kr i lön.
Tillväxtverkets information om korttidsarbete.
Skulle det efter en tid visa sig att en ny nivå av kortidspermittering skulle behöva tillämpas så behöver nya avtal upprättas med minst 70 % av de anställda (om det inte finns kollektivavtal) och detta kommer då påverka ersättningsgraden utav stödet som bolaget får. Även om det skulle bli aktuellt att återgå till ordinarie arbetstid så kommer även ersättningsgraden ses över i avstämning mellan bolaget och Tillväxtverket.
Praktiska frågor
Många praktiska frågor uppkommer om man som bolag börjar kolla på detta som ett alternativ i dessa tider. Frågor och svar publiceras och uppdateras dagligen på Tillväxtverkets hemsida så det är vår starkaste rekommendation att läsa de frågor som lyfts upp där, förhoppningsvis kan de hjälpa er en bit på vägen. Det är även där vi hämtar den information vi vet än så länge, många frågor och problem uppkommer till följd av detta och tyvärr finns inte alla svar i dagsläget.
Om vi vill ansöka om ersättning för korttidspermittering, hur går vi tillväga?
Ansökan är öppen sedan den 7 april och lämnas in via tillvaxtverket.se. Tillväxtverket måste sedan godkänna ansökan innan stödet kommer utbetalas via bolagets skattekonto. Stödet kan ges i 6 månader och efter det finns det möjlighet att förlänga ytterligare 3 månader vid behov och efter avstämning med Tillväxtverket.
För att få information så fort som möjligt rekommenderar vi att ni håller koll på Tillväxtverkets sida om korttidspermittering. Frågor och svar finns även nu också gällande ansökningsprocessen hos Tillväxtverket.
Vad händer efter att ansökan om korttidspermittering är inskickad?
Nu när ansökan är möjlig att skicka till Tillväxtverket så uppstår frågan: vad händer sen?
Avstämningen ska ske efter 3 månader från det att ansökan godkändes. Senast 4 veckor efter den tredje stödmånadens utgång måste anmälan om avstämning skickas in till Tillväxtverket. Inkommer inte ansökan i tid så blir bolaget återbetalningsskyldiga av det stöd de hitintills fått. Vid avstämningen så behöver bolaget sammanställda det faktiska utfallet under stödperioden. Ex. om någon varit sjuk, vabbat eller haft annan frånvaro så behöver inte lika stor lönekostnad ges stöd för och behöver då justeras i förhållande till stödet som bolaget fått.
Avstämning kan resultera i att bolaget antingen blir återbetalningsskyldiga för att det visar sig att det utbetalda preliminära stödet var för stort eller så kan bolaget begära ytterligare utbetalning av stöd. Ytterligare instruktioner för denna avstämning kommer publiceras senare hos Tillväxtverket.
Regeringen presenterade förslag på åtgärder, riktade till att hjälpa speciellt små och medelstora företag.
3 miljarder i kapitaltillskott ges till Almi Företagspartner för att kunna öka utlåningen till små och medelstora företag. Allt för att ge Almi en högre beredskap för att möta företagens behov.
Har du lån hos Almi redan finns även möjlighet om att ansöka om uppskov med amorteringarna om man upplever likviditetsproblem.
Låneramen ökas från 125 till 200 miljarder kronor för Svensk Exportkredit, för att öka möjligheten att ge krediter till svenska exportföretag.
Exportkreditnämnden kommer också besluta om ytterligare kreditgarantier för att förbättra möjligheten till lån till exportföretag samt deras underleverantörer.
Ändra er debiterade preliminärskatt
Den debiterade preliminärskatt bolaget betalar till Skatteverket varje månad baseras på tidigare års resultat. Gör ni bedömningen att ert resultat kommer försämras under året till följd av utbrottet av Covid-19 så kan ni lämna in en preliminär inkomstdeklaration för att sänka beloppet på den debiterade preliminärskatten som ni betalar varje månad. Läs mer hos Skatteverket och kontakta din konsult på PE om du önskar hjälp med detta.
Skatteverket om ändring av debiterad preliminärskatt.
Se över era avtal
I dessa tider kan det även vara bra att se över ingångna avtal. Utbrottet och spridningen av Covid-19 kan vara skäl att åberopa force majeure. Det innebär att det kan finnas möjlighet att bli befriad från visst ansvar för avtalsbrott som kan behöva begås p.g.a. oförutsägbara och övermäktiga händelser.
När det kommer till force majeure är det viktigt att se till vad som står skrivet i respektive avtal då det inte finns någon lagreglering om detta i Sverige. Däremot så kan det se annorlunda ut i andra länder. Se över eventuella klausuler om just force majeure i de avtal som finns. Ni måste se hur klausulen är utformad och vilket lands lag som gäller om det är så att ni har avtal med part i annat land.
Huruvida det går att åberopa force majeure eller ej måste bedömas från fall till fall och utifrån varje separat avtal, därför rekommenderas att juridisk hjälp anlitas för att kunna göra en korrekt bedömning.
Utdelning
Denna kris kom också mitt i en stor bokslutsperiod då många bolag upprättar årsredovisningar, har planerat för årsstämma och då även planerat att lägga fram förslag på utdelning till bolagets ägare. Har utdelning ännu ej beslutats om så kan det vara viktigt att se över en extra gång i och med att det kan kräva en stor likvid förändring i samband med utbetalning av en utdelning. Tillväxtverket har t.ex. gått ut med att informationen om att de inte tycker att det är lämpligt att utdelning utbetalas i samband med ansökan om stöd för korttidspermittering. En utdelning i dessa tider kan även försämra bolagets långsiktiga soliditet som kan komma att bli viktig efter krisen och då avgöra bolagets finansieringsförmåga.
Årsredovisning
Är bolagets årsredovisning ej upprättad än så är det viktigt att tänka på den upplysningsplikt som bolaget har i årsredovisningen. För bolag som upprättar årsredovisning per 191231 så har detta virusutbrott antagligen påverkat bolaget i någon utsträckning nu i det nya räkenskapsåret. Därför bör information adderas i en not, ”Väsentliga händelser efter räkenskapsårets slut”, om hur detta har påverkat bolagets verksamhet, utefter vad som är känt vid upprättandet av årsredovisningen.
För bolag som byter räkenskapsår nu efter virusutbrottet ska information om dess effekt på verksamheten istället noteras i förvaltningsberättelsen, under ”Väsentliga händelser under räkenskapsåret”.
PE-kund? Kontakta din konsult så hjälper de dig att lägga in informationen på rätt ställe i årsredovisningen.
Företagsrekonstruktion
Upplever ni redan nu stora betalningssvårigheter och till och med går i tankar om att ta beslut om konkurs? Då kan företagsrekonstruktion vara ett alternativ. Som regel kan t.ex. utmätning inte ske på bolag som är under rekonstruktion. Bolaget tilldelas en rekonstruktör som hjälper till att upprätta ett offentligt ackord för att hjälpa bolaget att försöka fortsätta bedriva verksamhet.
Se vårt webinar om företagsrekonstruktion för mer information.
PE-kund? Detta är inte något vi kan hjälpa dig med men går du i dessa tankar så kontakta gärna oss på PE så ska vi försöka guida dig rätt.
Konstaterad kundförlust
Skatteverket har gjort ett ställningstagande när det kommer till kundförluster som uppstår i dessa tider då risken för att inte få betalt är större än normalt. Då en kundförlust anses vara konstaterad får bolaget minska den utgående momsen som tidigare tagits upp och i normala fall är reglerna kring detta strängt reglerade. Nu har Skatteverket på grund av det ekonomiska läget lättat på dessa regler och den utgående momsen får minskas om följande villkor är uppfyllda:
Dessa lättade regler gäller för fakturor som är utställda den mellan perioden 1 februari – 31 december 2020.
Läs mer om momsfrågor som uppkommit efter utbrottet av Corona på Skatteverkets sida.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
I likviditetsrapporten har vi sammanställt all information som finns i PE Accounting och hör till våra kunders likviditet.
Vi hämtar informationen från sådant som är attesterat och skapat i PE och i sin tur genererar information som vi faktiskt kan se påverkar framåt i tiden. Det som inte tas med automatiskt i beräkningarna är sådant som sker utanför PE Accounting men som våra kunder hanterar på annat håll.
Belopp som inte systemet kan hitta på automatik kan stansas in manuellt i rapporten eller så kan likviditetsrapporten laddas ner och användas i till exempel excel eller annat BI-berktyg.
Här är vår enkla första presentation för våra kunder. Mer detaljerade förklaringar till rapportens olika delar finns på utbildningssida för befintliga kunder.
Vi hoppas likviditetsrapporten ska bli ett verktyg som underlättar kontroll nu och även framöver. Det är en betaversion och kommer dessutom säkerligen bli ännu skarpare framöver.
Är du kund hos PE Accounting kan du ställa frågor direkt till er konsult hos oss.
Du som inte är kund är förstås lika varmt välkommen att höra av dig och reda ut om vår redovisningstjänst + ekonomisystem skulle underlätta er kontroll över ekonomin.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Processer i sig är kanske inte så hett. Att mappa strukturen och skapa ordning och reda är förmodligen inte det du brinner mest för. Men resultatet detta ger tror vi skulle fånga din uppmärksamhet. Vi tror nämligen att struktur-nörden är en gömd diamant i din organisation. Vi vet också av egen erfarenhet att struktur-nörden växer snabbare än den ”kreativa, fria fågeln” som gör allt på magkänsla och uppfinner hjulet lite när behovet uppstår.
Men vi är realister och vet att väldigt små bolag inte behöver så mycket processer och struktur. Det funkar fint ändå. Men något händer när ni börjar växa. Det finns därmed ett så kallat ”structural break-even” och en nyckel till tillväxt ligger just i att hitta denna punkt och sätta dina processer före eller precis när ni når denna puknt. Och ja, även här är framförhållning att föredra. Går det att förbereda och påbörja arbetet innan ni faktiskt nått punkten så spar ni en hel del tid och minskar stress.
Vi tar ett enkelt exempel för att illustrera det vi kallar för structural break-even. Är ni i början på er tillväxtresa med exempelvis 2-3 delägare/partners som kör ihop så behöver ni inte så mycket struktur. Ni har koll på ekonomin, ni har koll på försäljningen och era kostnader. Ni ses och pratar ofta. Ska du köpa en dator så går du själv iväg och köper datorn och redovisar kvittot som ett eget utlägg. Enkelt. Det behövs ingen process för det. Just do it!
Men vad händer när ni börjar få anställda och dessa blir fler och fler. 5 blir 10 som blir 20 och senare 40 och så vidare…ni växer snabbt! Är det fortfarande lika effektivt att var och en går och köper sin egen dator och gör utlägg på kvittot? Nej, inte riktigt.
Kostnaden kommer att växa exponentiellt med era anställda. Så någonstans längs vägen vill ni kunna köpa in datorerna centralt, veta att ni får ett bra pris, veta att datorn installeras korrekt och säkert. Ni vill få allt samlat på faktura och så vidare. Ni har därmed passerat det vi kallar för structural break-even. Behovet av processer och struktur är inte längre ”nice to have” utan det är ”need to have” för att ni ska kunna säkra fortsatt tillväxt på ett kostnadseffektivt sätt. Det är precis här som struktur-nörden springer om er och växlar upp i en takt som ni inte riktigt hinner med utan processer. Så därför behöver ni sätta dessa processer lite innan ni når denna punk, men absolut senast när ni väl är där.
Du kommer inte att kunna växa snabbt och kostnadseffektivt om du inte vågar nörda ner dig i processer och struktur. Skalbarhet och personberoende rimmar nämligen illa, de hör inte riktigt ihop. Men för att nyttja tempot i starten av er resa och fortsätta öka takten måste du hitta rätt tidpunkt för att implementera era interna processer. Rätt tidpunkt är just före eller precis då ni når structural break-even. Helst före
Mappa alla interna resor/processer som kräver ansvar från ax till limpa. Vi kallar detta för ”end to end accountability”. Genom att mappa processen från start till mål säkerställer vi att inget faller mellan stolarna eller lämnas åt slumpen. Vi tar kontroll och säkerställer ansvar hela vägen till värde och inte endast för vår egen lilla del. Vi tar kundresan hos oss som ett exempel för att illustrera end to end accountability. Kundresan för oss är allt ifrån första kontakten i form av marknadsföring eller direktkontakt med en av våra säljare och hela vägen till en implementerad lösning som ger 100% rätt 100% av tiden. Denna totala resa/process har vi mappat upp och även satt ägandeskap på. Det leder till end to end accountability för kundresan hos oss. Så hitta de interna processer som spelar roll för er tillväxt och mappa upp hela resan för att kunna sätta ägandeskap därefter
Du vet det där som sitter i väggarna i alla organisationer. Just det, företagskulturen. Den är viktigare än du tror. Väldigt mycket viktigare än du tror. Så i jakten på struktur och processer måste du balansera rätt så att kulturen inte dödas utan får ta plats och blomma. De som både har en stark kultur och grymma processer är de som växer fort och mycket. Du kommer långt med processer, men samspelet med dina härliga medarbetare är det som skapar exponentiell tillväxt år efter år. Det kan vara lätt att sluta fokusera på kulturen när du växer. Det blir dyrare och mer komplext ju större ni är, men effekten av en stark företagskultur är precis lika stark när ni är 10 som 100 anställda
Är du redo att nörda ner dig i processer? Härligt! Vi tagit fram en Roadmap för automatisering av ekonomiprocesser. Del 4 i denna Roadmap handlar om implementeringen och den börjar just i mappningen av dina processer. Ladda ner den här och få tips om hur du ska tänka kring människor, struktur och system för att maximera affärsvärdet. Trevlig läsning!
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Idag utgör ”giggarna” cirka 20% av arbetsstyrkan i Sverige och andelen växer. De alternativ som finns för att sköta administrationen kring deras arbete är dyra, osmidiga och semi-digitala. Workamo ska fokusera på att underlätta relationen mellan gigarna och bolagen som anställer dem.
Vi tror det är där vi kan göra störst skillnad. EPTI:s så kallade venture builder modell kombinerad med tekniken från PE Accountings automatiserande ekonomisystem blir kraftfull och vi kommer tillsammans lösa en stor utmaning för gig-ekonomin. – Arli Mujkic, vd och grundare på EPTI.
PE Accounting har sedan 2011 utvecklat ett eget ekonomisystem med effektiva automatiserade ekonomiprocesser och erbjudit det i kombination med en redovisningstjänst. Samarbetet med EPTI kring Workamo är enligt dem ett sätt att låta fler än de som driver företag dra nytta av den teknik de arbetat länge med att förfina.
Det här är en satsning vi verkligen sett fram emot. Vi vill ge fler möjligheten att använda vår teknik helt enkelt. Redan idag har vi kunder med hundratals anställda som bara har en ekonomisansvarig, det är en fingervisning om vad som redan är möjligt. Med rätt processer, människor och teknik kan vi hjälpa allt fler att minimera administration och fokusera på rätt saker. – Olle Rydqvist, medgrundare och CEO på PE Accounting.
Tjänsten är helt skalbar och fungerar lika bra för företag med 5 som 500 anställda. Kunderna består till större delen av tjänsteföretag som säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster.
Sedan början av 2019 är SEB delägare och PE Accounting har blivit Di Gaseller senaste fyra åren med en tillväxt om 50% årligen mot föregående år.
EPTI är en venture builder som grundades i Stockholm 2017 och finns på åtta platser i Europa. Med en kombination av mjukvaruutvecklare, entreprenörer, designers och investerare så arbetar vi efter devisen ”we empower innovation”.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Det finns många aspekter i den frågan, men en faktor som vi inte kommer ifrån är behovet av effektiva arbetssätt och automatisering. För att ha en chans att bibehålla eller till och med öka vinstmarginalen under en lågkonjunktur så måste ni ha koll på ekonomin och veta att ni lägger tid och kraft på rätt saker. Här kan automatisering vara nyckeln till att lyckas skapa balans och lugn i en organisation trots en turbulent omvärld.
Hur många årsarbetskrafter går åt till manuella och administrativa uppgifter i din organisation idag? Kan du svara på den frågan så hör du till en fantastisk minoritet. Grattis! Men om du tvekar eller inte kan svara så är det dags att ta reda på hur mycket tid ni spiller idag på aktiviter som skulle kunna automatiseras. Hur skulle ni kunna göra det svåra (och ibland tråkiga) på ett mer effektivt och modernt sätt? Svaret är digital redovisning.
Om ditt mål är att ständigt utveckla din verksamhet, nå era lönsamhetsmål, men samtidigt skapa en grund för tillväxt – då kan du inte blunda för digitalisering av din ekonomifunktion. Att kunna lita på siffrorna är alltid viktigt, men i sämre tider kan det vara helt avgörande. Att automatisera bort manuella steg minimerar inte bara risken för fel, det kommer att frigöra en hel del tid för din organisation. Tid som kan läggas på affärsutveckling och strategiskt arbete. Tid som kan läggas på tjänsteutveckling så att dina konsulter efterfrågas oavsett hur den svenska ekonomin mår.
Dubbelarbete, inkorrekta eller släpande beslutsunderlag, dåliga marginaler och dessutom svårigheter med att ens kunna följa upp alla projekt på ett bra sätt. Känner du igen dig? Du är inte ensam. Men du måste ta tag i det. Du behöver nyttja digitaliseringen på ett sätt som får din konsultverksamhet att växa med er omvärld.
Det är kanske bekvämt att sitta kvar med gamla system som är trygga och som ni känner till. Det är troligen skönt med Maria på ekonomi som har ganska bra koll på beläggningsgraden och marginaler i era projekt. Men för att kunna vara kvar imorgon måste du hantera de utmaningar ni har idag och samtidigt bygga för tillväxten imorgon. Du måste minimera manuella steg och du måste kunna lita på siffrorna även när Maria är sjuk eller har semester. Du behöver verktyg som hjälper dig med rätt underlag för att kunna se beläggningsläget och veta hur ni exempelvis kan öka vinstmarginalen och klara sämre tider. Det låter som pekpinnar, men i själva verket är det grundläggande förutsättningar för att vara så okänslig som möjligt för trender, konjunkturer och nya regelverk som påverkar er verksamhet.
Är du redo att automatisera för att bygga för framtiden? Bra! För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först ta reda på nuläget och även målet framåt. Låt oss ta exemplet att du får fram hur många årsarbetskrafter som läggs på admin idag. Vad ska du lägga tiden på imorgon? Vad kan och bör du automatisera? Dessa frågor behöver du ställa dig innan du skissar på din nya digitala ekonomifunktion. Och när du är redo ska du ha dessa tre saker i bakhuvudet när du väljer leverantör och partner:
Ingen verksamhet kommer undan automatisering. Ni kommer att behöva automatisera manuella mellansteg för att ha en chans att öka eller ens bibehålla era marginaler. Sämre tider kan innebära fler konsulter på bänken och därmed lägre vinstmarginal. Små manuella steg som känns oväsentliga idag kommer snabbt att summeras till ganska många timmar imorgon. För att klara sämre tider måste du därför automatisera bort spill.
Att automatisera behöver inte innebära att du outsourcar hela din bokföring till en extern part och släpper kontrollen helt. Det skulle vi aldrig rekommendera. Att ha koll på och förstå dina egna siffror är grunden till en gynnsam affärsutveckling. Så automatisera på ett sätt som istället ger dig ökad kontroll på siffrorna och underlagen.
Det finns de som tror att automatisering innebär att systemen ersätter hjältarna på ekonomi. Att det ersätter behovet av redovisningskonsulter helt och hållet. Så kan det vara för vissa organisationer, men för det mesta är dessa påståenden felaktiga. Det är svårt för ett system idag att ensamt analysera informationen och skapa det beslutsunderlag du behöver för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Det behöver du kollegorna på ekonomi till.
Inget system kan övervaka och implementera ändringar i regelverket som påverkar dig och som kan bli kostsamma om de blir fel. Det behöver du experter till. Så värdet ligger i ett system som kombinerar automation med mänsklig intelligens. Dina egna proffs på ekonomiavdelningen som bidrar med analys, planering och affärutveckling kombinerat med kunniga externa experter är det som hjälper dig att maximera affärsvärdet från systemet.
Vill du se hur automatiserad bokföring kan göra det svåra enkelt i din organisation? Ladda ner vår roadmap för att komma igång redan idag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Du kan blunda och tänka att det inte gäller just din bransch eller din verksamhet. Du kan tycka att din roll är extra viktig för organisationen, eller att ditt bolag är unikt, men har du verkligen råd att inte reflektera djupare över vad som kan komma? Det kan nämligen innebära att du inte finns imorgon. Begreppet automatisera eller dö kan inte symboliseras starkare än genom att belysa den konkurs som flygjätten Thomas Cook genomgår. Resenärers köpmönster och beteenden har uppenbarligen ändrats och det har gått ganska snabbt. Att boka resan via onlinetjänster är en självklarhet för de flesta konsumenter och ändå höll bolaget fast vid många fysiska butiker och manuella processer. Det kostade dem framtiden. Är du beredd att ta den risken?
I en helt digital och automatiserad ekonomilösning sker alla moment automatiskt då systemen är integrerade med varandra och oberoende av mänsklig interaktion. Som CFO, redovisningsekonom eller annan anställd på ekonomiavdelning eller redovisningsbyrå behöver du därför fundera över vilka kompetenser du behöver imorgon och även hur era roller utvecklas i takt med att fler manuella steg sköts av datorer. Ekonomiavdelningens roll och insikter är viktiga och kommer att fortsätta vara viktiga hur mycket vi än digitaliserar. Men ni ska göra annat än de manuella arbetsmoment som många sitter med idag. Både ekonomiavdelningen och leverantörer av redovisningstjänster måste automatisera eller dö! Hur hårt det än låter…
Men det handlar inte om att robotar tar över alla jobb. Det handlar om att låta systemen göra manuella mellansteg idag så att du kan lägga tid och fokus på att se till att ni finns imorgon. Din kompetens ska nyttjas till att analysera de beslutsunderlag som systemet tar fram åt dig, mer eller mindre automatiskt. Din kompetens ska nyttjas till att dra slutsatser, ge kloka råd, anpassa regelverk efter bransch, göra prognoser och planera för tillväxt. Inte till att registrera enskilda affärshändelser eller skapa manuella bokföringsunderlag. Inte heller till att hantera Excelfiler med släpande underlag som inte alltid ger en korrekt bild ens. Sluta med det – time is money!
Så tänk igenom vad du ska lägga tiden på när automatiseringen väl frigör tid åt dig. Om du lägger tiden på rätt saker, som skapar värde, så kommer ingen robot att ersätta dig – de kommer att hjälpa dig att må och prestera bättre! Se därför systemet som din digitala assistent istället för ett hot. Vilka svåra (och ibland) tråkiga uppgifter vill du lägga på din digitala assistent och på vilka områden behöver du utvecklas?
Skulle projektuppföljning, kvittohantering, lön och fakturering vara områden som du vill ska skötas mer effektivt med hjälp av automatisering? Bra! Det skulle frigöra massa tid för dig och din organisation. En viktigt fråga innan du kan komma igång. Hur ser era interna processer ut idag? Detta är nämligen kärnan i automatisering. Varför? Jo, för att automatisering kommer från digitalisering. Och digitalisering i sin tur bygger alltid och utan några som helst undantag på välfungerande processer. Här finns inga genvägar eller undantag och din framgång beror på ditt ledarskap. Du som CFO bär ansvaret för att se till att ni har välfungerande processer som en grund för att faktiskt kunna automatisera och överleva.
Är din bokföring händelsestyrd idag? Sluta med det! Om du är ute efter att arbeta mer effektivt och säkert, med stöd av automatisering, så måste din bokföring vara process-styrd. Först då har ni möjlighet att följa med i utvecklingen och även dra nytta av den teknik som finns idag och kommer att utvecklas framöver.
För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först och främst bestämma dig för att du vill förändras. Det är lätt att svara ja för att omvärlden kräver en digitalisering. Det är förvisso en bra morot, men det kommer inte att räcka när det blir skakigt längs vägen. En förändringsresa kräver mod, uthållighet och en stark vilja. Så bestäm dig för om du verkligen vill förändra eller inte och var beredd på konsekvenserna oavsett ditt val. När du är redo ska du satsa på följande tre nycklar för att lyckas hämta hem affärsvärdet av en digital ekonomifunktion.
1. Ledarskap och förändringsledning. Inget skepp vänds av en ensam ledare, du behöver få med dig alla på resan. Här spelar ledarskapet en avgörande roll för er framgång. För att lyckas digitalisera ekonomiavdelningen måste du veta var ni befinner er idag, vart ni vill befinna er imorgon och tydligt kommunicera ut syftet med förändringen. Varför ska ni införa automatiserad bokföring? Vad innebär det för medarbetarnas vardag? Och vad är risken om ni inte gör det?
2. Processer, processer och åter processer. Utan processer kan du inte automatisera. Rucka aldrig på kravet av välfungerande interna processer. Det är processerna som lägger grunden till en automatiserad bokföring och det är processerna som gör att ni kan växa och skala verksamheten.
3. Använd experterna till rätt sak. Ett system kan göra de allra flesta transaktioner mer effektivt och korrekt än vi människor. Med välfungerande processer i grunden minimeras risken för fel och du kan fokusera på kontroll, analys och utveckling. Men utan rätt kompetens, intern såväl som extern, får du på sin höjd ut halva värdet av investeringen. Du jobbar digitalt och effektivt ja, men det är experterna som kan hjälpa dig att analysera och göra något vettigt av underlagen som systemet tar fram åt dig. Så använd systemet till repetitiva manuella steg och lyft värdet på ekonomipersonal och redovisningskonsulter som de experter på ekonomi de i de allra flesta fall är.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Företag måste kunna använda sin bokföring för att fatta välgrundade beslut och fokusera på att skapa mer värde istället för att ständigt öka utgifterna för redovisning i takt med att de växer.
Genom att erbjuda kombinationen av en redovisningstjänst och ett system där allt som rör ekonomin samlas kan vi idag automatisera en stor del av den klassiska administrationen och leverera mer eller mindre realtidsuppdaterade siffror.
En viktig del för att lyckas så bra som vi gör år efter år är att vi har stor respekt för vad tekniken klarar av och när det krävs en människa. Vi har också tillåtit oss att växa organiskt och utvecklas som företag och tjänst i rätt takt. – Olle Rydqvist, medgrundare och VD på PE Accounting
Tillsammans med den nya delägaren SEB har de bland annat lanserat en snabb integration för att kunna se alla banktransaktioner och matcha mot fakturor direkt i ekonomisystemet. Samarbetet går enligt de själva ut på att skynda på utvecklingen till kundernas fördel.
Alla vet att digitalisering och automatisering är här för att stanna och vi är tacksamma över att vi kan vara med och påverka så mycket som vi faktiskt gör idag.
Vi måste skynda på utvecklingen och på samma gång se till att både redovisnings- och lönekonsulter, banker, byråer och företag hänger med på resan. Förutsättningarna för att lyckas med det blir helt enkelt bättre när vi har SEB som delägare. – Olle Rydqvist
När fler svenska företag kan fokusera på att skapa mer värde gynnar det hela samhället. Det här är ingen liten fråga utan måste flyttas upp ytterligare på dagordningen i både styrelserum, hos politiker och i samhället i stort” fortsätter Olle Rydqvist.
PE Accounting värderas till omkring en kvarts miljard, omsatte förra året 62 Mkr och räknar med att omsätta 85-90 Mkr 2019. De har 102 anställda och finns i både Stockholm, Göteborg och Malmö. De satsar på att hjälpa tjänsteföretag med 5 till 500 anställda då de har lättare för att automatiseras.
Sedan starten 2011 har vi fokuserat mer eller mindre uteslutande på att automatisera så mycket som möjligt av processen från att en timme rapporteras eller en transaktion sker till att det blir fakturor, lön, bokföring och rapporter.
Vi har undvikit de flesta företag som säljer fysiska produkter då det kräver avancerade lösningar för redovisning av till exempel lager. Idag har vi omkring 700 kundföretag och 17.000 användare, en siffra som ständigt växer.
Jag vill lyfta att den här typen av förändring inte är möjlig utan företag som tar steget och satsar på vår typ av tjänst. Våra kunder påverkar vår utveckling i allra högsta grad och är en viktig byggsten i utvecklingen av PE Accounting och framtidens redovisningstjänster. – Olle Rydqvist
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Åsikter kring huruvida man behöver spara kvitton eller inte har historiskt gått isär och kan ha misstolkats även av de som utger sig för att vara experter. BFN har slog i maj 2017 fast följande: ”om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.
För att undvika detta administrativa merarbete gäller att använda en digital bokföringstjänst/kvittoapp som klarar av BFN:s skärpta krav.
Det är lätt att inse att den som väljer fel lösning riskerar att skapa något av ett administrativt helvete eftersom det kommer att kräva rejält med merarbete. De flesta av oss vet hur bökigt det är med kvitton som ligger lite överallt när det är dags att göra redovisningen till ekonomiavdelningen. I takt med att regelverk och digitala standarder förbättrar möjligheterna att hantera precis allt digitalt kommer förutsättningarna bli bättre men än så länge begränsas vi och andra leverantörer av behovet av att spara fysiska kvitton på ett eller annat sätt, säger Olle Rydqvist, som är CEO på PE Accounting.
Nedan följer därför ett kort förtydligande av vad som faktiskt gäller.
Var noggrann om att be om direkt faktura istället för att betala med kortnär du står i kassan och skall betala med ditt kort för en dator som skall bekostas av PE, så skall du direkt i kassan be om en faktura utställd till PE, annars riskerar PE att inte få avdrag för den ingående momsen.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Jag inser att det finns en stor rädsla för framtiden bland många som arbetar med redovisning.
Allt mer av det traditionella manuella redovisningsarbetet sköts av datorer som både tycker det är roligt, kan arbeta dygnet runt och dessutom göra det mer effektivt än vad som är möjligt för en människa. Det påverkar redan många redovisningskonsulters vardag och kommer att förändra deras arbetsuppgifter rejält de kommande åren.
Jag hoppas att jag genom mitt engagemang och min kännedom om vad som sker i utvecklingen kan hjälpa branschen att hänga med och ligga i absoluta framkant. Värdet av redovisnings- och lönekonsulternas kompetens måste lyftas ut ur administrationsfacket och in i framtiden, berättar Olle Rydqvist, medgrundare och VD på PE Accounting.
PE Accounting har sedan starten 2011 växt med 50% per år, blivit DI Gasell senaste tre åren och tagit in SEB som delägare tidigare i år. När detta skrivs har PE Accounting 100 anställda, varav de flesta är ekonomer och utvecklare. Kombinationen av hög servicenivå från dedikerade redovisningskonsulter, ett egenutvecklat system och förståelse för vad ett system klarar av är enligt dem själva en nyckel till framgången.
Det är viktigt att förstå att det krävs rätt strukturer för att på allvar förändra traditionell och manuell redovisning. Det ställer krav både på det interna ledarskapet hos de företag som vill förändra hur de arbetar och på oss som leverantörer, som arbetar med att utveckla den teknik och de processer som gör det möjligt.
Våra redovisningsekonomer arbetar inte på samma sätt som på en traditionell redovisningsbyrå. De har tillgång till stöd och strukturer som gör det möjligt att minimera all form av handpåläggning. De kan därmed lägga mer kraft på att kontrollera så att allt stämmer och fokusera mer på våra kunders behov av stöd och rådgivning.
Lön- och redovisningskonsulter måste helt enkelt planera för att använda sina kunskaper för analys och rådgivning i större utsträckning och lägga mindre fokus på manuellt administrationsarbete.
Jag anser att vi som driver den tekniska utvecklingen framåt behöver ta ett ansvar för att lyfta värdet av lön- och redovisningskonsulternas kunskap så att både branschkollegor och kunder förstår varför personer med rätt kunskap är en enorm styrka när alltmer sköts av systemen, avslutar Olle Rydqvist.
PE Accounting används av fler än 700 företag med mellan 5-600 anställda och har omkring 17.000 användare. Redovisningsbyrån har kontor i stockholm, Malmö och Göteborg men hjälper tjänsteföretag i hela landet.
PE Accounting är en komplett tjänst för företagets ekonomi med ett egenutvecklat system som sköter traditionella ekonomiprocesser på automatik. Specialister på redovisning och system ingår som rådgivare och support, allt till ett fast pris per månad.
Om ett företag säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster så går det att automatisera det mesta av den löpande administrationen. Tjänsteföretag med 5-500 anställda är huvudsakliga målgruppen.
Exempel på branscher:
Genom att kombinera vår egen mjukvara med dedikerade redovisningskonsulter och utvecklingsteam kan vi ta ansvar för hela ekonomiprocessen, helt utan mellanhänder. Det gör att vi kan automatisera mer än andra system- och redovisningsleverantörer och leder till att både CEO:s, CFO:s, företagsledningar och myndigheter får rätt information och rapporter snabbare och än vad som annars är möjligt.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
