NEKTAB är ett specialistkonsultbolag som planerar och projekterar elnät åt några av Sveriges största energibolag. De ansvarar för allt från markförhandlingar och tillstånd till nätberedningar och materialval. Ett projekt kan kräva både egen personal och externa experter – som t.ex. fladdermusekologer eller berggrundsgeologer. Det ställer höga krav på ekonomiflödet.

Men den tidigare lösningen byggde på tre separata system: Visma PX, Visma Control och Visma Lön. För varje nytt uppdrag behövde tidrapporter och löneunderlag manuellt flyttas mellan systemen. Det var ineffektivt, sårbart och tidskrävande – särskilt för en slimmad ekonomiavdelning.

“Vi fick inte ut det vi behövde. Vi kände ofta att vi låg efter, vi kunde inte följa upp i realtid, och varje anpassning kostade extra. Det var för tungrott helt enkelt.” – Christina Nilsson-Särnblad, CFO på NEKTAB

Dessutom låg för mycket ansvar på ekonomi. Projektledarna godkände sina fakturaunderlag, men hade ingen direkt insyn i projektens ekonomiska status. Och eftersom systemlicenser var dyra, fanns det varken utrymme eller möjlighet att ge fler tillgång.

När det var dags att byta system letade NEKTAB efter en lösning som kunde hantera deras verklighet:

• Ett bolag med både anställda och många underkonsulter

• Högt tempo, många parallella projekt

• Ett litet, centralt ekonomi-team

• En automatiserad Self-bill-hantering och ”pay-when-paid”-funktion, som effektiviserar och förbättrar kassaflödet

• Och ett tydligt krav: att kunna fortsätta växa utan att behöva skala upp administrationen

De landade i Kleer – och vårt erbjudande inom Finance-as-a-Service.

Med Kleer får NEKTAB nu en integrerad lösning för allt som rör ekonomi och lön – och tillgång till vårt team som sköter den löpande redovisningen. Det ger både kontroll, skalbarhet och flexibilitet. Ekonomiflödet är mer automatiserat, rapporterna är alltid uppdaterade – och ekonomiavdelningen får mer tid till analys och styrning.

“Vi ville inte växa genom att anställa fler på ekonomi. Vi ville jobba smartare. Med Kleer slipper vi dubbelarbete – och vi har backup om någon blir sjuk eller är borta.” – Christina Nilsson-Särnblad, CFO

Uppstarten skedde i nära samarbete mellan NEKTABs team och våra konsulter. Christina beskriver samarbetet som nära, tydligt och kompetent – med full transparens i vad som kunde göras direkt, och vad som behövde vänta. Trots att hon har bytt affärssystem tidigare och var beredd på utmaningar, beskriver hon implementeringen som oväntat smidig.

Även om de bara varit igång några månader ser NEKTAB redan tydliga förändringar:

• Projektledare jobbar närmare siffrorna – I stället för att ekonomi agerar mellanhand får uppdragsledarna nu direkt insyn och kontroll över sina projekt. De godkänner, följer upp och agerar i realtid – utan att behöva fler licenser eller omvägar.

• Ekonomiflödet är mer automatiserat – Tidigare behövde t.ex. tid och frånvaro föras över manuellt mellan olika system. Nu sker det automatiskt – och mycket kan hanteras direkt i appen.

• CFO:n har full behörighet – och bättre kontroll Christina kan själv ta ut skräddarsydda rapporter, snabbt jämföra utfall mot budget och föregående år – utan manuella processer. Eller i värsta fall ta in konsulthjälp för att skräddarsy en rapport.

• Bättre stöd för underkonsulter – Eftersom en stor del av verksamheten bygger på underkonsulter, är det avgörande att ekonomiflödet funkar även för den gruppen. Här har Kleers lösning gjort det enkelt att hantera tid, ersättningar och rapportering – oavsett anställningsform.

“Det känns som ett system för bolag i tillväxt. Vi får bättre insikter, mer tempo – men utan att förlora kontrollen.”

Christina Nilsson-Särnblad, CFO på NEKTAB