Semesterårsskifte – det här ska du tänka på

För de allra flesta följer semesteråret semesterlagens bestämmelser om en period från april till mars året därpå. Detta är en sk föregående semestermodell där du första året tjänar in din semester för att året därpå kunna plocka ut den i betald ledighet.

För att allt underlag som kan påverka semesterintjänandet ska komma med behöver frånvaro för mars registreras på lön innan semesterårsskiftet kan göras. Aprillönen görs därför klart först och därefter kan semesterårsskiftet göras.

(För er som inte har denna typ av semestermodell- och år så gäller naturligtvis samma regler fast då för andra perioder. Semesteråret april till mars är utgångspunkten i semesterlagen och eftersom det är aktuellt i tiden inför aprillönen tar vi upp det nu.)

I PE sker det mesta per automatik i realtid och även så semesterårsskiftet – därför kan de som använder PE redan nu, innan aprillönen är klar, se de uppdaterade semesterdagarna på lönespecifikationerna. En smart funktion som sparar mycket tid och minskar risker i samband med semesterårsskite.

Läs mer om automatiserad lönekörning i PE.

Det är mycket som ska tänkas på vid ett semesterårsskifte och här har vi lyft fram några av de punkter som vi tycker är extra viktiga:

Har all semesterlönegrundande- och icke semesterlönegrundande frånvaro registrerats korrekt? 

Olika frånvarotyper kan påverka semesterintjänandet. Sjukdom, föräldraledighet och vård av barn är några parametrar som kan spela in. Så länge all frånvaro är inrapporterad så ska semesterintjänandet bli rätt!

Har alla anställda rätt semesterinställningar vad gäller semestermodell (föregående eller sammanfallande intjänande- och semesterår)? 

Du kan tjäna in din semester på två olika sätt; antingen tjänar du in den första året för att ta ut den året därpå eller så får du betald semester direkt och har sedan året på dig att tjäna in den.Vid föregående års intjänande reglerar semesterlagen en period från april till mars medan vid sammanfallande intjänade- och semesterår används istället kalenderår, dvs januari till december. (Andra perioder än ovanstående kan vara reglerat i kollektivavtal.)

Får anställda ökad semesterrätt? 

Vid nytt semesterår väljer många att erbjuda sina anställda högre semesterrätt. Har du föregående intjänandeår innebär det att den anställde nu har rätt att ta ut lika många dagar som den nya semesterrätten anger men de extra dagarna blir obetalda. Detta på grund av att semestern för året tjänades in med en lägre semesterrätt. Nästa år har den anställde tjänat in fullt betalda dagar enligt den nya semesterrätten.

För dig som är admin i PE Accounting: När du lägger in detta i PE väljs nytt startdatum för den ökade semesterrätten men inget gammalt tas bort för att intjänandet ska bli rätt samt för historikens skull.

Finns dagar sparat på År 5 som nu ska betalas ut? 

Enligt semesterlagen kan du spara semester i fem år, därefter ska de betalas ut på lön. Är både arbetsgivare och anställd överens kring ett eventuellt sjätte år kan det vara okej.

För dig som är admin i PE Accounting: Då vi på PE är måna om att semesterintjänandet ska skötas på rätt sätt har vi inget automatiskt stöd i det här fallet. Kontakta din ansvariga konsult om du vill ha hjälp med semesterstämpling och utbetalning eller om du är osäker om dina anställda har semesterdagar på År 5.

Ska semestersättning på rörliga lönedelar betalas ut i klump? 

På rörliga lönedelar (t.ex. timlön, provision och bonus) ska semesterersättning om minst 12% utgå enligt semesterlagen. Har inte ersättningen betalats ut löpande under året ska det nu ske i klump i samband med semesterårsskiftet. Titta i semesterskulden så ser du hur mycket som ska betalas ut.

Avslutningsvis kan det vara bra att upplysa om obetald semester och eventuella kvarvarande förskottsdagar – detta är inget som kan sparas utan dagarna försvinner per automatik vid semesterårsskiftet. Ska fler förskottsdagar för aktuellt semesterår erbjudas de anställda behöver dessa stämplas in på nytt.

För dig som är admin i PE Accounting: Om du har frågor kring lön, prata med din ansvariga konsult, så får du hjälp utifrån era unika förutsättningar.

1. Hur fungerar arbetsgivardeklaration på individnivå?
2. Hur fungerar semesterersättning på provision?
3. Hur fungerar nya karensavdraget?
4. Digital och automatiserad lönekörning? Vad är skillnaden mot traditionell?

Löneprogram,  lönesystem och lönehantering  hanteras med PE Accounting i samma system som allting annat och stöds av automatiserade processer. Det sparar tid, minskar risker för fel och gör det enklare än någonsin att hantera löner.

Källor:

https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/semesterlag-1977480_sfs-1977-480